Бухгалтерский учет денежных средств в кассе

Современная экономика определяет денежные средства как одни из главных атрибутов хозяйственной деятельности. Расчеты с поставщиками за приобретаемое сырье, покупка основных средств, расчеты с бюджетом по налогам и сборам, все это и многое другое предполагает использование денежных средств. Кроме того, деньги являются важнейшим элементом кругооборота средств предприятия.

Происхождение понятия «деньги» относится к древнегреческому слову «донака», что переводится как «медная монета». Данное понятие пришло в русский язык из тюркских языков.

Издревле кругооборот товаров предполагал бартерные отношения, т. е. обмен определенного количества одного товара на другой. Позднее у разных народностей в качестве всеобщего эквивалента для обмена товаров стали выступать драгоценные камни, золото, шкуры, меха, металл и т.д. Первые монеты появились в VII веке до н.э., а первые бумажные деньги в Китае в 910 г. н. э.

Более подробно сущность понятие «деньги» раскрывается в экономической теории и определяется как мера стоимости, как товар с абсолютной ликвидностью. В рамках бухгалтерского учета данное понятие трактуется следующим образом.

Понятийная справка! Денежные средства – это аккумулированные в денежной форме средства предприятия, находящиеся в обращении и используемые для достижения целей хозяйствования.

Денежные средства на предприятии могут находиться в следующих формах (виды денежных средств):

  1. наличной:
    • денежные средства в кассе;
  1. безналичной (денежные средства на счетах в банке):
    • расчетные счета;
    • валютные счета;
    • ссудные счета;
    • специальные счета.

Задачи учета денежных средств на предприятии заключаются в следующем:

  1. Отражение в первичных документах операций по поступлению и расходованию денежных средств;
  2. Формирование данных об операциях движения денежных средств в регистрах синтетического и аналитического учета;
  3. Обеспечение сохранности денежных средств, проведение инвентаризаций;
  4. Контроль за экономической целесообразностью расходования, выявление путей наиболее рационального использования.

Расчеты наличными. Организация кассового хозяйства

Денежные средства в наличной форме в современном хозяйственном мире используются не так часто, однако возможны следующие варианты:

  • расчеты по оплате труда;
  • выдача подотчетных сумм на расходы, связанные с командировками;
  • для покупки материально-производственных запасов;
  • приобретение иных ценностей за наличность и т.п.

Порядок обеспечения сохранности денежной наличности и учет их движения регулируются нормативным документом Указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» N 3210-У» утвержден председателем ЦБ РФ Набиуллиной Э.С. от 11 марта 2014 с изменениями от 19 июня 2017г.

За осуществление первичного учета ответственность возлагается на материально-ответственное лицо – кассир/старший кассир, главного бухгалтера, индивидуального предпринимателя, руководителя предприятия. С материально-ответственным лицом при поступлении на работу одновременно с заявлением заключается договор о полной материальной ответственности с администрацией предприятия. Договор печатается в двух экземплярах:

  1. остается на предприятии;
  2. забирает кассир.

Первичный учет кассовых операций в кассе ведет кассир или иной сотрудник из числа работников предприятия, с вменением ему должностных прав и обязанностей, с которыми он в свою очередь должен быть ознакомлен под роспись.

Основные ПД движения наличных денег:

  • приходный кассовый ордер (бланк ПКО);
  • расходный кассовый ордер (бланк РКО).

К ПКО и РКО могут быть приложены другие первичные документы либо они могут являться самостоятельными документами, подтверждающими движение денег в кассе:

  • Платежные ведомости;
  • Корешок денежного чека;
  • Объявление на взнос наличными;
  • Реестр депонированной оплаты труда;
  • Почтовые квитанции;
  • Акты;
  • Договора;
  • Ведомости произвольной формы и др.

ПКО заполняется одновременно с квитанцией, которая отрывается и передается на руки тому, кто сдает деньги в кассу. Визирует ПКО главный бухгалтер и кассир.

РКО визируют – руководитель организации, главный бухгалтер, лицо которому выдаются на руки деньги и кассир.

При ведении учета в журнально-ордерной форме, в бухгалтерии предусматривается ведение журнала учета приходных и расходных кассовых документов. Однако в настоящее время данный учетный регистр в большинстве случаев утратил свою актуальность, так как при автоматизированной форме учета он формируется автоматически и его ведение оставлено на усмотрение организации.

Сведения первичных кассовых документов заносятся в кассовую книгу (бланк кассовой книги). Копия кассовой книги является отчетом кассира по движению денежной наличности за день. С приложением всех первичных документов данный отчет в конце дня сверяется с остатком денежной наличности в кассе, заверяется материально-ответственным лицом (кассиром) и сдается главному бухгалтеру (заместителю главного бухгалтера), согласно графика документооборота предприятия.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер. Принимая отчет кассира, главный бухгалтер осуществляет сверку данных отчета и остатка денежной наличности в кассе. После этого он делает соответствующую запись в отчете кассира и в кассовой книге «Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве 26 приходных и 13 расходных получил(а) (дата, подпись)».

Если в течении дня движения документов в кассе не было и операции не проводились, то и записи в кассовую книгу не осуществляются.

Говоря об организации кассового хозяйства, можно отметить, что в настоящее время мероприятия по обеспечению сохранности денежной наличности в кассе отведены на усмотрение юридического лица, индивидуального предпринимателя.

Ранее данный вопрос регламентировался нормативным документом Письмо Банка России от 04.10.1993 N 18 (ред. от 26.02.1996) «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (вместе с «Порядком …», утв. Банком России 22.09.1993 N 40) и определял набор определенных условий содержания кассы.

Расчетно-кассовые операции: что это?

Понятие расчетно-кассовых операций включает в себя всю совокупность расчетов наличными деньгами:

  • между банком и фирмой, ИП или физлицом;
  • между фирмами или ИП;
  • между физлицом (в т. ч. сотрудником) и фирмой или ИП.

Отношения с банком регулируются договором расчетно-кассового обслуживания. Прием и выдача банком наличных денежных средств своим клиентам является одной из составных частей этого обслуживания и в последние годы все больше сокращается в объеме. Так, например, зарплата, в основном, выплачивается через банковские карты, а прием-выдача наличных ИП и физлицам осуществляется преимущественно через банкоматы. Даже выдачу денег подотчетным лицам на хозрасходы фирмы предпочитают осуществлять переводом их на корпоративную банковскую карту.

При этом совершенно избавиться от наличных расчетов невозможно. Всегда есть лица, не имеющие банковской карты, есть срочные расчеты, есть выплаты в валюте для зарубежных командировок, есть наличная выручка. Поэтому сохраняет актуальность соблюдение порядка ведения кассовых операций (КО), установленного в РФ. Мы рассмотрим ту его часть, которая регулирует отношения между фирмами, ИП и их сотрудниками и которую обычно связывают с понятием кассовых операций.

Нормативно-правовая база КО

Установление правил ведения кассовых операций является прерогативой Банка России (ст. 34 закона РФ от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О ЦБ РФ»). На сегодняшний день существует 2 действующих документа, разработанных Банком РФ и регулирующих эти правила:

  1. Предназначенное для банков Положение о порядке ведения кассовых операций в РФ, утвержденное документом Банка РФ от 24.04.2008 № 318-П.
  2. Созданное для юрлиц и ИП указание Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юрлицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций ИП и СМП».

В отношении юрлиц и ИП Банк РФ устанавливает следующие правила КО:

  • Порядок организации ведения КО и оформления кассовых документов.
  • Порядок приема, выдачи и хранения денег.
  • Порядок отчета подотчетных лиц.

Для юридических лиц, не относящихся к субъектам малого предпринимательства, также предусмотрен порядок расчета лимита остатка наличных денег в кассе, установление обязанности сдачи в банк сверхлимитной наличности и условий, при которых этот лимит может быть превышен.

Кроме того, Банком РФ разработаны условия расчетов наличными деньгами (указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У), которые регулируют:

  • назначение расходования поступившей в кассу выручки;
  • пределы расчетов между их участниками.

Нормативное регулирование бухучета КО

Бухучет КО регулируется правилами по ведению бухучета (приказ МФ РФ от 29.07.1998 № 34н) и ПБУ 3/2006 (приказ МФ РФ от 27.11.2006 № 154н), посвященным учету валютных обязательств.

При этом надо иметь в виду, что расчеты в инвалюте между резидентами на территории РФ запрещены (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ), за некоторыми исключениями, связанными с расчетами, в которых участвуют банки или нерезиденты. Для наличных расчетов через кассу фирмы имеет значение выдача и прием подотчетных сумм по зарубежным командировкам.

Подробнее о валютных операциях читайте в материале «Валютные операции: понятие, виды, классификации»

Бланки первичных документов, применяемых при оформлении КО, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Несмотря на то что действующий закон о бухучете отменил обязательность применения унифицированных форм при оформлении учетных операций (п. 4 ст. 9 закона РФ от 06.12.2011 № 402), в отношении КО эти документы по-прежнему должны оформляться на бланках, установленных Госкомстатом (информация МФ РФ № ПЗ-10/2012 к закону РФ № 402).

О требованиях к первичным документам читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения»

Этим же документом Госкомстата установлена форма актов инвентаризации наличных денежных средств и документов строгой отчетности, хранящихся в кассе. Порядок проведения инвентаризации подчиняется правилам, установленным приказом МФ РФ от 13.06.1995 № 49.

Напомним, что инвентаризация обязательна:

  • при смене материально-ответственных лиц;
  • перед составлением годовой бухотчетности;
  • при выявлении недостачи.

Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ

Унифицированные формы по ККТ

Для учета денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ организации использовали унифицированные формы первичной учетной документации КМ-1–КМ-9, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132:

  • КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ»;
  • КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
  • КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
  • КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
  • КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста»;
  • КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
  • КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации» и др.

В связи с вступлением в силу новой редакции 54-ФЗ Банк России планирует внести изменения в Указания № 3210-У. В частности, в новой редакции п. 5.2 и 6.6 Правил ведения кассовых операций будет установлено, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (по состоянию проекта на 01.03.2017).

Отправляйте ПКО в сервисы бухучета 1С:Предприятие 8.x, Контур.Эльбу или Контур.Бухгалтерию бесплатно из сервиса Контур.Маркет.

Фискальные документы

Фискальными документами называются фискальные данные (сведения о расчетах), которые представлены по установленным форматам на бумажном носителе или в электронном виде (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ):

  • отчет о регистрации;
  • отчет об изменении параметров регистрации;
  • отчет об открытии смены;
  • кассовый чек (бланк строгой отчетности);
  • кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
  • отчет о закрытии смены;
  • отчет о закрытии фискального накопителя;
  • отчет о текущем состоянии расчетов;
  • подтверждение оператора.

Форматы фискальных документов, обязательные к использованию, а также дополнительные реквизиты фискальных документов утверждены Приказом ФСС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

Продолжительность смены

В соответствии с требованиями законодательства работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом осуществления расчетов с применением ККТ формируется отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены. При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

То есть смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Объясняется такое требование к продолжительности смены возможностями фискального накопителя. В случае когда смена превышает 24 часа, фискальный признак документа на чеке ККТ не формируется (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).

Смена на ККТ может быть открыта в один день, а закрыта уже на следующий день при общей продолжительности не более суток. Иных ограничений в отношении продолжительности смены, а также требований о закрытии смены в точно указанное время Закон № 54-ФЗ не содержит (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).

Отчет о закрытии смены

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Данные о суммах наличных денег, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций «ПРИХОД»» реквизита «Счетчики итогов смены».

Обратите внимание, что на основании одного отчета о закрытии смены может формироваться несколько ПКО в зависимости от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухгалтерском учете при оприходовании наличных денежных средств в кассу организации:

Документальное оформление возвратов

Возврат товаров в день покупки

При возврате денежных средств покупателю в день покупки ККТ применяется в обязательном порядке (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914). Денежные средства выдаются покупателю из денежного ящика ККТ на основании чека, выданного при покупке товара.

При выдаче наличных покупателю необходимо пробить чек ККТ с указанием признака расчетов «ВОЗВРАТ прихода». Акт о возврате денежных средств покупателям (КМ-3) оформлять не нужно.

Возвратный чек ККТ передается в налоговые органы через оператора фискальных данных в том же порядке, что и все прочие чеки ККТ (письмо Минфина РФ от 04.04.2017 № 03-01-15/19821).

Данные о возвращенных суммах отражаются в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций «ВОЗВРАТ прихода»» реквизита «Счетчики итогов смены».

При оприходовании сумм наличных денежных средств, поступивших в ККТ за смену, в ПКО необходимо отразить разницу между суммой прихода и суммой возврата прихода. Иными словами, выручка от реализации товаров, работ, услуг в ПКО отражается за минусом возвращенных сумм.

Возврат товаров не в день покупки

На сегодняшний день даже специалисты Минфина РФ не знают, как правильно оформлять возврат денежных средств за товар, возвращенный не в день покупки. Поэтому чиновники рекомендуют обращаться по этому вопросу в Банк России (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622). Ни в одном своем письме чиновники не сказали, что возвратный чек должен пробиваться при любом возврате денежных средств вне зависимости от даты возврата товара.

Поскольку на сегодняшний день никакого нового порядка оформления возврата товаров не утверждено, по нашему мнению, возвращать денежные средства за товары, возвращенные не в день покупки, следует в прежнем порядке.

Шаг 1. На основании заявления покупателя о возврате товаров необходимо оформить РКО, в котором покупатель поставит свою подпись, и выдать покупателю деньги из основной кассы (а не из денежного ящика ККТ).

Шаг 2. На основании РКО следует сделать запись в кассовой книге.

Таким образом, в тот день, когда из основной кассы были возвращены деньги за возвращенный товар, кассир оформляет ПКО на полную сумму выручки, полученной кассиром-операционистом, и РКО на сумму денежных средств, возвращенных покупателю.

При возврате ранее внесенной предоплаты, по нашему мнению, организации должны пробивать чек ККТ вне зависимости от даты ее внесения. Денежные средства следует возвращать из денежного ящика ККТ.

Новый порядок применения ККТ и ОФД

Просим вас поделиться первым опытом по работе с онлайн-кассами. Пройдите опрос и помогите нам стать полезнее для вас. Будем благодарны за подробные и искренние ответы.

Поделиться мнением

Оксана Курбангалеева, директор ООО «Консалтинг Успешного Бизнеса»

Порядок формирования X-отчета онлайн-кассы

Отчет, отражающий сведенные данные по суммам продаж, проведенных за текущую смену, используемый предприятием для отслеживания выручки, называется X-отчетом. По нему не определены ограничения: когда и как часто снимать показатели. Управляющему персоналу или кассирам доступен просмотр его по мере надобности неограниченное число раз.

Х-отчет онлайн-кассы не входит в реестр обязательных подотчетов, по которым положено отчитываться перед налоговой службой. Это документ, являющийся своего рода проверочной ведомостью, по которой можно убедиться, верно ли выводится дата, время и реквизиты организации. Это позволяет своевременно устранить нарушения, а значит и предотвратить наложение взыскания на предприятие и должностных лиц. Он не является документом закрытия смены, соответственно, не производится гашение выручки.

Внутренним распорядком организации определяется порядок и периодичность выборки Х-отчета. Информация о том, какое количество раз делалась выборка за день, нигде не фиксируется. Сам отчет не сохраняется, а данные его не вносятся в кассовые документы.

Из Х-отчета можно извлечь:

  • время и дату;
  • сумму наличных денег в кассе в рассматриваемый период времени;
  • общий итог по продажам;
  • продажи за смену в количественном выражении;
  • в разрезе вида платежа (оплата наличными деньгами и безналичными);
  • справку по возвратам: отражаются количественные и суммарные показатели;
  • число напечатанных чеков.

Х-отчет можно снять только на текущую смену, получить справку за предыдущие смены нет возможности.

Как отмечалось ранее, кроме проверки корректности внесения информации, Х-отчет помогает проводить аналитику товарооборота предприятия и выручки как укрупненно, так и детально, по каждой товарной позиции.

На основе Х-отчета можно получить следующие разновидности отчетности:

  • по оформленным чекам за смену или остатку наличности в кассе;
  • объединение показателей по конкретному кассиру: анализируется выручка, число отпущенных покупателей;
  • конкретизация по отделам;
  • товарные остатки.

Условия, когда еще практикуется снятие отчета:

  • проверка закрытия прежней смены;
  • печать чека при перепаде напряжения в сети или отключения электричества: проверяется проведение и передача чека;
  • по запросу руководителя;
  • и прочее.

Расчет лимита остатка денежных средств в кассе

Ведение операций с движением наличных денег на предприятии, определяет необходимость установления юридическим лицом максимально допустимой суммы наличности для хранения в кассе. Данная сумма определяется как лимит остатка денежных средств в кассе и утверждается распорядительным документом. Юридическое лицо самостоятельно осуществляет расчет лимита, исходя из вида деятельности организации и объема поступления либо выдачи денежных средств.

Нахождение у юридического лица наличных денег сверхустановленного лимита допускается только в дни выплаты заработной платы, стипендии, в дни получения наличности в банке для осуществления выплат подобного характера, в выходные дни, в случае осуществления кассовых операций.

  1. Расчет лимита исходя из объема поступления денежной наличности в кассу:

L – лимит остатка денежной наличности, в рублях;

V – объем поступления денег за расчетный период, в рублях;

P – расчетный период за который берется объем поступления наличных денег в кассу, в рабочих днях;

Nc – период времени между днями сдачи наличных денег в банк, в рабочих днях.

  1. Расчет лимита исходя из объема выдачи денежной наличности из кассы:

L – лимит остатка денежной наличности, в рублях;

V – объем выдачи денег за расчетный период, в рублях;

R – расчетный период за который берется объем выдачи наличных денег из кассы, в рабочих днях (данный период составляет не более 92-х рабочих дней юридического лица);

Nc – период времени между днями получения наличных денег в банке по денежному чеку, в рабочих днях (не более 7 рабочих дней; для юр. лица, находящегося в населенном пункте, где нет банковского отделения, не более 14 рабочих дней).

  • Об авторе
  • Недавние публикации

Практикующий специалист в сфере экономики и бухгалтерского учета.
Квалификация: Магистр по направлению подготовки «Экономика». Тимаева Е. П. недавно публиковал (посмотреть все)

  • Особенности перехода на ЕСХН в 2019 году — 20.04.2019
  • Отмена СНИЛС в России в 2019 году — 30.03.2019
  • Налог для самозанятых граждан с 01.01.2019 года — 20.01.2019

КО в организациях, не относящихся к субъектам малого предпринимательства (СМП)

Фирмы, не являющиеся субъектами малого предпринимательства (СМП), обязаны установить предельную сумму допустимого остатка наличных денежных средств в кассе на конец рабочего дня (п. 2 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Этот предел определяется юрлицом самостоятельно по одной из двух предложенных в приложении к указанию Банка РФ № 3210-У формул: от объема поступлений или от объема выплат.

Суммы, превышающие установленный лимит, должны быть сданы в банк. Превышения допускаются только в дни, отведенные для выплаты зарплаты (не более 5 рабочих дней), а также в выходные, нерабочие праздничные дни, если организация осуществляет в эти дни кассовые операции.

Особенности КО при наличии обособленных подразделений

Для фирм, имеющих обособленные подразделения, возможны два варианта (п. 2 указания Банка РФ № 3210-У):

  • Обособленное подразделение имеет отдельный счет в банке. Тогда оно самостоятельно устанавливает для себя лимит по кассе и сдает в банк сверхлимитную наличность.
  • У обособленного подразделения нет своего банковского счета, и его деньги сдаются в кассу фирмы. Тогда фирма устанавливает для него лимит и с учетом этого лимита определяет допустимый остаток по фирме в целом.

Ведение кассовой книги для обособленного подразделения в любом случае обязательно. Копии листов ее передаются в головной офис в порядке, который установит фирма.

Особенности КО для малых предприятий

В сравнении с фирмами, обязанными применять прядок ведения КО в полном объеме, для СМП этот порядок несколько упрощен: у них нет обязанности устанавливать лимит остатка (п. 2 указаний Банка РФ № 3210-У), а следовательно, и сдавать в банк сверхлимитные средства.

Особенности КО для ИП

Еще больше возможностей для упрощения КО есть у ИП:

  • Как и у СМП, у ИП нет обязанности установления лимита кассы.
  • ИП, осуществляющие учет хозопераций в специальной книге учета, имеют возможность не оформлять кассовые документы (п. 4.6 указаний Банка РФ № 3210-У)

Кроме того, у ИП нет ограничений на выплату им денежных средств из кассы на личные нужды (п. 2 и п. 6 указания ЦБ РФ № 3073-У).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *