Бытовая техника в офисе: учёт и налогообложение расходов

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 апреля 2017 г.

Содержание журнала № 8 за 2017 г.М.А. Кокурина,
старший юрист Затеяли ремонт в своих помещениях? Имейте в виду, что, если, к примеру, после возведения новых перегородок в офисе комнаты поменяют свое предназначение, учитывать стоимость ремонтных работ придется как затраты на реконструкцию. Захотели улучшить бытовые условия сотрудников, обеспечив офис бытовой техникой? Для учета подобных затрат в расходах лучше прописать возможность «бытовых» покупок в локальном нормативном акте.

Возводимые перегородки безопаснее учитывать как реконструкцию

У нас идет ремонт в собственном здании. Одно помещение разделяют перегородками на несколько меньших. К чему относить такие ремонтные работы: к реконструкции или к капитальному ремонту?

— Учитывайте затраты на возведение перегородок как реконструкцию. Такие расходы увеличивают первоначальную стоимость здания, и списывать их придется через начисление амортизацииабз. 1, 3 п. 2 ст. 257 НК РФ.

Стоимость работ можно учесть как ремонтные расходы в составе прочих расходовст. 260 НК РФ, если соблюдены одновременно два условия:

•не изменилось функциональное назначение помещенияПостановления АС УО от 01.07.2015 № Ф09-4456/15; ФАС ЗСО от 28.03.2014 № А27-7811/2013;

•работы проводились с целью поддержания рабочего состояния вашего здания. Допустим, перегородки нужны для укрепления конструкций потолка. При этом необходимо составить акт осмотра помещений вашей комиссией и дефектную ведомостьПостановление ФАС УО от 27.03.2014 № Ф09-731/14.

Но возможно, что даже при наличии таких факторов вам придется спорить с налоговиками. И даже через суд будет довольно сложно признать затраты на установку перегородок как ремонтные расходы, чтобы учесть их единовременноп. 1 ст. 260 НК РФ.

Появившиеся из ниоткуда ворота — реконструкция

В стене здания для въезда автомашин был сделан проем, в который установили подъемные ворота стоимостью более 100 тыс. руб. Как учесть траты на их покупку и установку?

— Нужно увеличить первоначальную стоимость здания, поскольку это реконструкцияп. 2 ст. 257 НК РФ.

Комфорт для сотрудников лучше прописывать в локальном акте

Организация купила кофемашину за 38 тыс. руб., в том числе НДС (18%). Как правильно отразить в налоговом и бухгалтерском учете это приобретение? Что написать в приказе о покупке кофемашины, чтобы не было претензий при учете таких затрат в расходах? Нужно ли фиксировать мероприятия по улучшению условий труда в дополнительных соглашениях к трудовым договорам с работниками?

— В бухгалтерском учете отразите приобретение кофемашины в составе материально-производственных запасовп. 5 ПБУ 6/01. Проводки оформите так.

Дт Кт
Принята к учету кофемашина 10 60
Отражен НДС со стоимости кофемашины 19 60
Принят к вычету НДС 68 19
Списана на затраты стоимость кофемашины 26 (20, 25, 44) 10
Оплачена продавцу стоимость кофемашины 60 51

В целях налогообложения прибыли расходы на покупку кофемашины можно учесть в прочих расходах, связанных с производствомподп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Для обоснования таких затрат пропишите мероприятия по созданию нормальных условий труда в имеющемся локальном нормативном акте или разработайте и утвердите положение об охране труда. Сформулировать можно, к примеру, так.

Работодатель оборудует комнату для приема пищи, где работники могут приготовить или разогреть еду. Оснащение комнаты: стол, стулья, чайник электрический, кофемашина, СВЧ-печь, шкафы напольные и навесные, набор посуды и столовых приборов.

Конечно, за кофе из кофемашины работники будут вам благодарны. А обосновать ее покупку можно созданием нормальных условий труда

В приказе руководителя о покупке кофемашины обоснуйте необходимость такого приобретения. Например:

•если нет ЛНА с «бытовыми» положениями, то пишите так: «В целях соблюдения трудового законодательства и обеспечения нормальных условий труда для бытового обслуживания работников…»;

•если есть, допустим, положение об охране труда, то сошлитесь на него: «В целях соблюдения трудового законодательства и положения об охране труда…».

Пошлина за изменения в реестре товарных знаков — обычный прочий расход

У нашей фирмы есть товарные знаки и патенты. В связи со сменой места нахождения мы уплатили пошлину за внесение изменений в реестр товарных знаков. Как учесть сумму пошлины в бухгалтерском и налоговом учете?

— При исчислении налога на прибыль расходы на уплату пошлины за внесение изменений в реестр товарных знаков учитывайте в прочих расходах, связанных с производством и реализациейп. 3 ст. 257, подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ; п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 10.12.2008 № 941. Сделать это нужно в том налоговом периоде, когда компания подала в Роспатент заявление о внесении изменений в реестрподп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ; ст. 1503 ГК РФ; Письмо Минфина от 22.12.2008 № 03-03-06/2/176.

В бухучете затраты на такую пошлину учитывайте как расходы по обычным видам деятельностип. 5 ПБУ 10/99. Проводки сделайте такие.

Дт Кт
Пошлина за внесение изменений в госреестр товарных знаков учтена в составе расходов 20 (26, 44) 76
Пошлина уплачена 76 51

Расходы не на всякое рекламное объявление можно учесть полностью

По договору информационного обслуживания мы потратимся на сопровождение интернет-сайта, изготовление буклетов, брошюр, рекламных стендов, телевизионных роликов, печатных объявлений и аудиообъявлений, а также на их размещение в СМИ и каталогах торговой сети. Как признать такие расходы в налоговом учете и какими документами их подтвердить?

— Расходы на сопровождение сайта (на хостинг, техническое обслуживание, продление доменного имени или поисковую оптимизацию) можно учитывать в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, в полном объеме на дату подписания акта выполненных работподп. 25, 49 п. 1 ст. 264, подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ.

•расходы на изготовление буклетов, брошюр, рекламных стендов, теле- и аудио-объявлений. Если это все не относится к амортизируемому имуществу, то учитывайте расходы на дату подписания акта приема-передачи изготовленных рекламных продуктов или на дату установления рекламного стенда, не являющегося ОСподп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Если же стенд или теле- и аудиообъявления относятся к амортизируемому имуществу, то придется списывать расходы путем амортизациип. 1 ст. 256 НК РФ; Письмо Минфина от 23.03.2015 № 03-03-06/1/15750;

•расходы на размещение теле- и аудиообъявлений в СМИ.

А вот расходы на размещение объявлений в каталогах или брошюрах торговых сетей, не являющихся СМИ, можно учесть только в сумме, не превышающей 1% выручки от реализации за отчетный (налоговый) период, в котором эти расходы были понесеныподп. 28 п. 1, п. 4 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 23.12.2016 № 03-03-06/77417.

Для учета рекламных расходов вам понадобятся договор и акт приема-передачи рекламного продукта, газета или каталог с текстом объявления, эфирная справка, графики подтвержденных выходов рекламы, иные документы, выдаваемые теле- или радиокомпанией, с указанием даты, времени размещения рекламы, наименования теле- и радиоканала, вида рекламного материалаПисьмо Минфина от 06.09.2012 № 03-03-06/1/467.

Способ учета спецоснастки выбирает компания

Организация закупила пресс-формы (стоимостью более 600 тыс. руб. за единицу) и матрицы (стоимостью более 70 тыс. руб. за единицу), срок эксплуатации которых более 1 года. Они будут переданы на завод контрагента для изготовления изделий исключительно по нашим заказам. Есть ли налоговые риски при этом и как правильно квалифицировать и учитывать формы и матрицы?

— Налоговых рисков нет. Вы передаете подрядчику свое оборудование для изготовления вашего заказа. Право собственности на оборудование и изготовленную продукцию принадлежит вашей компании как заказчикуп. 1 ст. 702, п. 2 ст. 703, п. 1 ст. 704, п. 1 ст. 705 ГК РФ.

Формы и матрицы являются специальной оснасткойпп. 2, 10 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н.

Но поскольку их стоимость превышает 40 тыс. руб. за единицу, в бухучете безопаснее учитывать их как объекты основных средствп. 5 ПБУ 6/01. Погашать стоимость спецоснастки можно пропорционально объему выпущенной продукции, линейным способом или полностью в момент передачи в производствопп. 24, 25 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н.

В налоговом учете, если стоимость объекта более 100 тыс. руб., нужно учесть его в составе ОС и списывать стоимость посредством амортизациип. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ. А вот если стоимость объекта до 100 тыс. руб. включительно, то можно списать ееподп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ:

•или на текущие расходы при передаче в эксплуатацию подрядчику;

•или в течение более одного отчетного периода, чтобы сблизить налоговый и бухгалтерский учеты.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Налог на прибыль»:

Бытовая техника: налоговый и бухгалтерский учет

Материал подготовлен Клерк.Ру

Чайники, микроволновые печи, холодильники, обогреватели – это далеко не полный перечень приборов, без которых не представляется работа в офисе. Тем не менее вопрос их отражения в налоговом учете до сих пор остается спорным. Расходы должны быть документально подтверждены и обоснованы – вот требования Налогового кодекса, на которых зиждется весь налоговый учет. Пытаясь дать определение обоснованным расходам, законодатели ограничились равенством между такими расходами и экономически оправданными. В то же время давать расшифровку экономически оправданных расходов он не стал.

Обычно контролеры исключают затраты на покупку бытовых приборов в налоговом учете. Причем объяснения бухгалтера, что без них сейчас не обходится практически ни один офис, они не принимают. Формулировка примерно одинакова – «данные затраты не связаны с производственной необходимостью».

Поэтому, приобретая, например, бытовую технику, рекомендуем заранее подготовить аргументы, дабы доказать обратное. Условно поделим ее на две группы.

Первая – микроволновые печи, холодильники, кофемашины, кулеры и другие приборы для хранения и приготовления пищи.

Вторая – обогреватели, кондиционеры, вентиляторы, пылесосы. Их предназначение – улучшение условий труда на фирме.

Микроволновки, кулеры и холодильники

В бухгалтерском учете микроволновки, кофемашины, холодильники и т. д. надо отражать в составе основных средств на счете 01. С кулером посложнее: если срок его полезного использования больше года – это основное средство, иначе – материал (счет 10). Этот срок возьмите из технической документации к нему (кстати, это распространяется и на налоговый учет).

Касательно расходов на заправку этих аппаратов, их нужно учитывать на субсчете 91-2 «Прочие расходы» в составе операционных расходов. Как отразить эти затраты, если вашу фирму тонизирующими напитками будут периодически обеспечивать, покажет пример.

Пример

В мае ЗАО «Актив» (заказчик) заключило договор с ООО «Чистая вода» (исполнитель) на установку и аренду кулера, а также на поставку воды в бутылях. Расходы по установке и аренде аппарата за месяц составили 2124 руб. (в том числе НДС – 324 руб.). Стоимость двух бутылей воды, заказанных «Активом», – 472 руб. (в том числе НДС – 72 руб.).

В этом же месяце исполнитель представил документы по аренде и установке кулера, а также накладную и счет-фактуру на поставку воды.

Бухгалтер «Актива» сделал такие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 2596 руб. (2124 + 472) – оплачены расходы по установке и аренде кулера за май, а также на питьевую воду;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 60

– 2200 руб. (2124 – 324 + 472 – 72) – списаны расходы по аренде и установке кулера, а также стоимость воды;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 396 руб. (324 + 72) – учтен НДС;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19

– 396 руб. – списан НДС.

Главный вопрос, который приводит бухгалтеров в замешательство, – надо ли отражать затраты на установку и обслуживание этих устройств в налоговом учете. Посмотрим, что говорит закон. Статья 264 Налогового кодекса (подп. 7 п. 1) разрешает в уменьшение прибыли сразу списать «расходы на обеспечение нормальных условий труда». Что под ними понимать, разъясняет Трудовой кодекс (статья 163). Однако в статье 163 ТК РФ «питьевые» расходы прямо не поименованы. Исходя из этого столичное УМНС, не долго думая, сделало вывод: подобные расходы на налогооблагаемую прибыль не влияют (письмо УМНС по г. Москве от 20 марта 2002 г. № 26-12/12511).

Но заметьте: приведенный в статье 163 ТК РФ перечень расходов на «нормальные условия» является открытым (в оглавлении перечня указано «в частности»). То есть его можно дополнять. Так почему бы не расширить его расходами, скажем, на кулер? Московские чиновники на этот вопрос не отвечают, молчат.

Можно пойти другим путем. Составной частью затрат на создание нормальных условий являются мероприятия по охране труда (ст. 163 ТК РФ). Их расшифровка содержится в постановлении Минтруда России от 27 февраля 1995 г. № 11. Смотрим, что указано в пункте 2.19 этого постановления: «приобретение и монтаж сатураторных установок (автоматов) для приготовления газированной воды, устройство централизованной подачи к рабочим местам питьевой и газированной воды, чая и других тонизирующих напитков…».

Как видите, официальные документы «питьевые» затраты отражать в составе прочих налоговых расходов разрешают (значит, по ним можно зачесть и НДС). Это подтверждает и арбитражная практика. К примеру, судья Московского округа «…признал затраты истца на приобретение чистой питьевой воды связанными с обеспечением условий труда и санитарно-гигиенических требований, что вытекает из самого смысла, целей таких затрат» (постановление ФАС Московского округа от 29 июня 2001 г. по делу № КА-А40/ 3170-01).

Совет: напишите в трудовом договоре о том, что сотрудники в течение рабочего дня вправе отвлекаться, например, на полдники. При этом надо обязательно указать, что обязанность по организации таких мероприятий возложена на работодателя. Если же трудовой договор уже заключен и в нем эта обязанность не закреплена, то составьте к нему дополнительное соглашение.

В этом случае затраты на кулер, кофемашину и соответственно продукты к ним (вода, кофе, шоколад и т. д.) будут уменьшать налогооблагаемую прибыль в качестве расходов на оплату труда. Такую возможность вам дает статья 255 Налогового кодекса, а именно пункт 25: к расходам на оплату труда относятся «другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором». Этот вариант безопаснее предыдущего. Дело в том, что контролеры обычно не придираются к обоснованности тех расходов, которые предусмотрены внутренними трудовыми документами (коллективным или трудовым договором).

Смирившись с тем, что расходы на воду облагаемую прибыль уменьшают, проверяющие иногда дело хотят довести до абсурда. Не удивляйтесь, когда услышите такие вопросы: «А удержан ли с работников НДФЛ, как с доходов в натуральной форме? Заплатили ли вы ЕСН вместе с пенсионными взносами с этих доходов?».

Имейте в виду: эти налоги платить не надо. Ведь, чтобы их исчислить, надо точно знать размер «натурального» дохода конкретного сотрудника. А это сделать невозможно.

Так что, если у вас учета «выпитого» нет, заводить его не стоит. Показательной и исчерпывающей будет аргументация судьи Московского округа: «…в налогооблагаемый доход работника не могут включаться обезличенные оплаты услуг… так как этими услугами он может и не воспользоваться. Факт заключения предприятием договоров на закупку продуктов питания и их оплата… не являются достаточным доказательством получения работником дохода» (постановление ФАС Московского округа от 19 июля 2000 г. по делу № КА-А40/2965-00).

Другая бытовая техника

Затраты на покупку бытовой техники, включенной во вторую группу, можно отнести к расходам на обеспечение нормальных условий труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такая обязанность работодателя предусмотрена статьей 22 Трудового кодекса.

Обогреватель нужен потому, что качество услуг коммунальных хозяйств оставляет желать лучшего. Кондиционеры и вентиляторы требуются в жаркое время года. Например, когда температура воздуха поднимается до 30 градусов, без них просто невозможно работать. А что говорить о пылесосах? Ведь для уборки помещения он крайне необходим.

Однако, как бы не были убедительны ваши аргументы, отразить в налоговом учете такие затраты не получится, если не будет оправдательных документов. Поэтому, покупая технику, проследите, чтобы продавец выдал кассовый и товарный чеки, а также счет-фактуру. В этом случае, даже если инспектор и откажется принимать такие расходы, есть все шансы выиграть это дело в суде.

Пример

В декабре ООО «Пассив» купило обогреватель стоимостью 2360 руб. (в том числе НДС – 360 руб.).

Продавец выдал чек ККМ, товарный чек и счет-фактуру.

В этом же месяце прибор введен в эксплуатацию.

Чтобы учесть расходы при налогообложении прибыли, руководитель фирмы издал приказ о том, что обогреватель необходим, поскольку зимой температура в офисе опускается до 17 градусов.

Бухгалтер «Пассива» сделал такие проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– 2360 руб. – выданы работнику деньги под отчет;

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 71

– 2000 руб. – учтена стоимость обогревателя;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71

– 360 руб. – учтен НДС по обогревателю;

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08

– 2000 руб. – обогреватель введен в эксплуатацию;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

– 360 руб. – произведен вычет по НДС;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 01

– 2000 руб. – стоимость обогревателя включена в состав общехозяйственных расходов.

В декабре в налоговом и бухгалтерском учете бухгалтер «Пассива» уменьшил налогооблагаемую прибыль на 2000 руб.

Любая организация или ИП независимо от вида осуществляемой ею деятельности имеет офис и вынуждена нести расходы по его содержанию и созданию в нем благоприятных условий труда. Количество этих расходов достаточно большое, они разнообразны. Во многих офисах есть кулеры, кофемашины, микроволновки, кондиционеры, обогреватели или увлажнители воздуха. Нередко компании приобретают в офис телевизоры, цифровые приставки, музыкальные центры, проекторы, DVD-плеерыи т. д. При каких условиях можно включить в расходы стоимость такого оборудования?

Тематическая подборка (электронный сборник документов на основе системы КонсультантПлюс) содержит последние редакции законов, подборку судебных решений, нормативных актов, официальные письма ведомств, корреспонденцию счетов, статьи и книги профессиональных бухгалтерских изданий, которые помогут вам обезопасить компанию от претензий налоговых органов и знать порядок учета расходов, которые возникают в связи с наличием офиса.

Подборка содержит актуальную информацию, с учетом изменений законодательства с 2019 года. В подборке рассмотрены сложные ситуации, возникающие на практике.

Использование электронной тематической подборки поможет:

  • определить, какие документы и обоснования требуются для учета различных офисных расходов;
  • узнать, какие расходы на практике зачастую приводят к спорам с налоговиками, и какими аргументами при необходимости вооружиться в суде;
  • правильно классифицировать бытовую и компьютерную технику в офисе: ОС или МПЗ;
  • разобраться, можно ли учитывать в расходах для целей налогообложения климатическое оборудование и бытовую технику в офисе;
  • выяснить, как правильно учитывать компьютер: по частям или единым объектом и как учесть расходы на ремонт и модернизацию компьютеров, на ПО с исключительными и неисключительными правами;
  • правильно учесть расходы на охрану и пропускную систему; уборку помещений, а также компенсацию мобильной связи работников;
  • сэкономить время специалиста на изучение действующих позиций контролирующих органов по рассматриваемым вопросам.

Все документы для удобства в работе сгруппированы в папки по следующим разделам:

  • Признание расходов: общие правила и проблемы

— Соответствие требованиям статьи 252 НК РФ.

— Соответствие требованиям статьи 54.1 НК РФ.

— Правила признания расходов.

  • Учет затрат на аренду и содержание офиса

— Арендные платежи.

— Коммунальные платежи.

— Текущий и капитальный ремонт.

— Отделимые и неотделимые улучшения.

  • Учет затрат на обеспечение нормальных условий труда

— Питьевая вода и бытовая техника.

— Смывающие, обезвреживающие, санитарно-гигиеничские средства, бытовая химия.

— Оформление офиса и благоустройство территории.

— Прочее (питание в офисе, комната отдыха, спортинвентарь).

  • Учет затрат на оргтехнику и компьютерные программы
  • Учет затрат на услуги связи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *