Документы при перевозке грузов

Статья содержит список и описание документов, с которыми неизбежно приходится иметь дело логистам и грузовладельцам. Здесь речь идет исключительно о документах, необходимых для экспедирования грузов в международном сообщении. Иные документы, необходимые перевозчику (лицензии, разрешения, страховые полисы) в данной статье не затрагиваются. Классификация документов

Документы в логистике могут классифицироваться следующим образом:

а) документы, описывающие груз;

б) документы, описывающие способ перевозки груза;

в) документы, оформляемые государственными органами.

Уделим внимание каждому из типов документов.

Документы, описывающие груз

К данному типу относятся документы, которые оформляются продавцом (отправителем) груза.

Инвойс (invoice, commercial invoice) — первоочередной документ, содержащий описание груза. В инвойсе в обязательном порядке должны быть представлены следующие данные:

  • наименование груза;
  • количество груза;
  • стоимость груза за единицу;
  • итоговая стоимость груза;
  • покупатель груза;
  • продавец груза.

В дополнение к этому, инвойс также может содержать:

  • таможенный код груза;
  • описание груза;
  • фотографии груза;
  • общий вес груза;
  • другие сведения.

Инвойс в обязательном порядке должен сопровождать груз, поскольку без него невозможно идентифицировать перевозимый товар. Данный документ также в обязательном порядке должен быть предъявлен на таможне для прохождения процедуры очистки.

Следует различать Proforma Invoice и Commercial Invoice. Первый тип документа оформляется продавцом для оплаты товара. А второй — уже после оплаты и перед отгрузкой со склада отправителя.

Упаковочный лист (packing list) — документ, дополняющий инвойс в части физических данных груза. Упаковочный лист должен содержать:

  • количество единиц груза;
  • вес каждой единицы груза;
  • количество грузовых мест;
  • вес нетто груза (попозиционно и в совокупности);
  • вес брутто груза (попозиционно и в совокупности).

Упаковочный лист, в дополнение к инвойсу, позволяет получить полное представление о грузе. На таможне данный документ также должен быть предъявлен для целей таможенной очистки. В противном случае, ввозимый груз может быть подвергнут таможенному досмотру, взвешиванию или другим платным процедурам.

Сертификат качества (certificate of quality) — дополнительный документ, подтверждающий химический состав груза. Также может быть необходим в качестве дополнительного описания товара при перевозке и прохождении процедуры таможенной очистки.

Помимо данного списка, также возможно оформление других документов, отправитель также может оформить дополнительные документы, которые могут быть заверены его (отправителя) печатью и подписью.

Документы, описывающие способ перевозки груза

К данному типу относятся документы, связанные с перевозкой груза и оформляемые перевозчиком. В зависимости от типа перевозки, данные документы отличаются друг от друга:

  • Авиационная накладная (Air Waybill, AWB) — для перевозок грузов авиационным транспортом.
  • Железнодорожная накладная (Railway Bill, RWB) — для перевозки грузов железнодорожным транспортом.
  • Коносамент (Bill of lading – B/L, или его «цифровой” аналог – waybill) — для перевозки грузов морским транспортом.
  • Накладная CMR — для перевозки грузов с помощью автомобильного транспорта. Следует иметь в виду, что накладная данного образца не является повсеместно признанной!

Возникает вопрос — а какой документ описывает мультимодальную перевозку?

Мультимодальная перевозка является суммой перевозок четырьмя видами транспорта, описываемыми выше, плюс перевалка груза на складах и терминалах. Соответственно, данный способ перевозки описывается существующими четырьмя типами документов.

Каждый из документов, перечисленных выше, должен содержать следующие данные:

  • отправитель груза;
  • получатель груза;
  • описание груза (наименование, код, способ упаковки);
  • общие физические данные груза (количество мест, контейнеров, вес, объем);
  • сведения о перевозчике — судно, рейс, номерные знаки автомобиля;
  • сведения о единице перевозки — номерные знаки автомобиля и прицепа, номера контейнера и пломбы.

Документы, оформляемые государственными органами

К документам данного типа относится бесконечно большое количество различных бумаг, которые носят характер:

  • разрешительных;
  • подтверждающих;
  • удостоверяющих.

К разрешительным документам относятся различные сертификаты соответствия, происхождения и качества. Данные документы оформляются государственными органами или организациями, которые аккредитованы государством на оформление таких документов. Они могут содержать общее описание груза, а также подтверждение того, что он может быть использован по своему прямому назначению.

Подтверждающие документы — это дополнительные документы, которые подтверждают информацию в основных (инвойсе и упаковочном листе). К таковым могут относиться различные акты таможенного досмотра, взвешивания груза на таможенном терминале. Сюда же можно отнести документы, оформляемые таможенными органами и дающие право на перевозку груза внутри таможенной территории страны:

  • Carnet TIR;
  • транзитную декларацию.

К удостоверяющим относятся документы, которые удостоверяют принадлежность груза к определенной категории. К данной группе относятся сертификаты происхождения товара (certificate of origin), оформляемые торгово-промышленными палатами страны отправления товара. Зачастую такие документы также необходимы на таможне в качестве удостоверения страны происхождения и подлинности товара.

Что общего должно быть во всех документах

Все документы, перечисленные выше, должны содержать сведения, которые согласуются между собой. Данные из инвойса должны соответствовать данным в транспортных документах и в документах, оформленных государственными органами. Другими словами, каждый отдельный документ должен являться частью общей картины, описывающей груз со всех сторон. В этом случае вопросов не возникнет у кого-либо из перевозчиков, грузовладельцев или таможенных служб.

Ситуация, когда данные в документах не согласуются между собой, чревата последствиями различной степени тяжести, поэтому нужно всегда запрашивать черновики документов, после чего сверять их с уже существующими и подтверждать макеты. Это нехитрое действие сбережет бизнесу и его сотрудникам большое количество денег.

Чеклист для экспедитора

  1. У меня есть инвойс на груз.
  2. У меня есть упаковочный лист на груз.
  3. Я сверил данные в инвойсе с данными в упаковочном листе.
  4. Я прекрасно понимаю, о чем идет речь в данных документах.
  5. Я сверил макет транспортного документа с инвойсом и упаковочным листом.
  6. Я знаю и располагаю документами, которые понадобятся для вывоза и ввоза груза.
  7. Я удостоверился в том, что данные в документах совпадают во всех пунктах.

Упс! Эта статья вышла в 2017 году.

По этой теме есть более свежие материалы, найти их можно по тегу ЭТрН.

По прогнозам специалистов, рынок внутрироссийских грузоперевозок в 2017 году ожидает определенный передел в пользу крупных компаний. Введение нового налога, так называемого «Платона», в совокупности с повышением тарифов на топливо, транспортным налогом и введением тахографов послужило отправной точкой всероссийской забастовки дальнобойщиков. Дополнительные поборы вынуждают водителей большегрузов, ИП и малые компании, имеющих собственный транспорт, уходить с рынка транспортных услуг и даже менять род деятельности. В таких условиях крупному бизнесу необходимо искать новые пути снижения издержек, которые не окажут влияния на качество оказываемых услуг и позволят укрепить свои позиции на рынке. Один из вариантов – автоматизация документооборота между участниками отрасли и их клиентами.

Оптимизация процессов

Основная задача транспортной логистики состоит в обеспечении технической, технологической и экономической сопряженности участников транспортного процесса.

Кроме этого, транспортная логистика имеет следующие задачи:

  • Создание транспортных систем в транспортной логистике, в том числе транспортных коридоров и цепей;
  • Совместное планирование транспортных процессов на различных видах транспорта;
  • Совместное планирование транспортного процесса со складским и производственным процессом;
  • Выбор вида транспортного средства;
  • Выбор типа транспортировки;
  • Определение рационального маршрута.

Принципы транспортной логистики – основная цель минимизация издержек на транспортировку и в том числе:

  • максимально полное использование грузоподъемности подвижного состава в логистике;
  • кратность транспортируемой партии груза, единицам заказа, отправки и складирования;
  • стандартизация тары;
  • экономия от масштаба и дальности перевозок содержит транспортная логистика;
  • концентрация грузопотоков на отдельных каналах — распределение и отказ от неэкономичных товаров;
  • доставка грузов точно в срок.

Для оптимизации логистики могут использоваться принципы «бережливого производства» LEAN и минимизации потерь на всех этапах и во всех процессах.

Lean Logistics – это комплекс методов и инструментов, направленных на создание вытягивающей системы в общей цепи логистики, но с акцентом на оптимизацию и улучшение процессов управления закупками и запасами, включая транспортную и складскую логистику.

Основной результат внедрения данных технологий – это оптимизация совокупной логистической стоимости в цепи поставок с одновременным повышением показателя дисциплина поставок.

По данным исследовательского агентства MA-Research.ru рынок в 2018-2019 гг. будет иметь слабо положительную динамику, в реальностях которой компаниям придется работать над оптимизацией процессов.

Среди конкурентных преимуществ, позволивших целому ряду компаний в 2015—2016 гг. не только достаточно успешно работать в условиях экономической рецессии, но и усилить свои позиции на рынке ТЛУ, следует отметить наличие диверсифицированной клиентской базы, компетенций в организации перевозок сборных грузов, в обслуживании e-commerce и экспортного грузопотока. Большое значение имеют быстрая реакция на изменение спроса и географии грузопотоков, способность предложить эффективные решения для снижения логистических издержек и оптимизации процессов.

Направлениями оптимизации аналитиками указываются повышение уровня профессионализма и клиентоориентированности компаний, а также использование технологических решений для оптимизации процессов и повышения их управляемости.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *