Должностные обязанности бухгалтера-кадровика

Если штат организации невелик, функционал двух должностей можно совместить в одной позиции – бухгалтер-кадровик. Обязанности этого специалиста включают ведение кадрового учета в полном объеме (прием на работу, увольнение, переводы сотрудников и т.д.), контроль рабочего времени персонала, расчет заработной платы, исчисление налогов, составление финансовой отчетности и другие задачи. Полный функционал работника нужно прописать в должностной инструкции, чтобы избежать недоработок и злоупотреблений.
Какие функции выполняет бухгалтер-кадровик?
Практика показывает, что совмещение бухгалтерских обязанностей и кадрового делопроизводства целесообразно в малых компаниях с небольшой численностью персонала. Умеренные объемы позволяют объединить две позиции в одной, сэкономив на оплате труда.
Как правило, компании прописывают следующие должностные обязанности бухгалтера-кадровика:
· Ведение бухгалтерского учета компании на вверенном участке: реализация, банк и касса, внешнеторговая деятельность и т.д. Если обороты предприятия невелики, на одного специалиста можно возложить всю бухгалтерскую работу.
· Расчет заработной платы наемных специалистов, отпускных, больничных пособий, компенсаций и т.д.
· Формирование платежных поручений и отправка по системе Банк-клиент, взаимодействие с кредитными организациями по возникающим вопросам.
· Проведение сверок с клиентами и поставщиками.
· Ведение кассы организации.
· Исчисление размера налогов и взносов во внебюджетные фонды.
· Ведение кадрового учета (оформление новых сотрудников, увольнения, переводы, листы нетрудоспособности и т.д.).
· Составление и ведение табеля учета рабочего времени.
· Заполнение и хранение трудовых книжек сотрудников.
· Составление штатного расписания, участие в разработке системы мотивации кадров.
· Выдача справок и иных документов по запросам работников.
· Взаимодействие со службой занятости, Пенсионным Фондом.
· Ведение персонифицированного учета сотрудников фирмы.
· Ведение регистрационных журналов, архивирование.
· Выполнение иных поручений руководства.
Чтобы эффективно справляться с возложенными обязанностями, специалист должен знать бухгалтерский учет, уметь пользоваться 1С или иным программным обеспечением, используемым компанией. Совмещение означает, что сотрудник должен обладать достаточной квалификацией и опытом, чтобы справиться с широким списком профессиональных задач.
Главный бухгалтер-кадровик обязан составлять ежегодную финансовую отчетность компании (баланс, форма 2, ДДС), представлять ее интересы во взаимодействии с налоговыми органами и контрагентами.
Чтобы избежать утраты документов, ошибок в кадровом учете, игнорирования отдельных задач, обязанности и сферы ведения бухгалтера-кадровика нужно подробно изложить в должностной инструкции. Там же прописываются правомочия специалиста и ответственность за невыполнение возложенного функционала.
Идея о совмещении имеет как сторонников, так и противников. Вторые указывают на принципиальную разницу подходов, используемых в бухучете и кадровом деле. По их мнению, оптимальное решение для малой компании – возложить обязанности кадровика на генерального директора.
Стоит ли передавать кадровый учет в ведение бухгалтера – индивидуальное решение организации. Принимая его, следует проанализировать объемы работы и компетенции ответственного сотрудника. Проблемы с инспекцией по труду и штрафные санкции за отсутствие необходимых документов способны нивелировать экономию на зарплате от объединения двух должностей в одной.

Особенности создания и оформления должностной инструкции бухгалтера по расчету заработной платы

Бухгалтер, рассчитывающий заработную плату, как и любой другой специалист, трудится в соответствии с определенным регламентом, который устанавливает его должностная инструкция.

В этом документе четко прописываются те обязанности, полномочия и ответственность, которыми наделен сотрудник бухгалтерии, а так же дополнительные условия: какое образование, стаж, квалификацию должен иметь работник расчетной группы.

Мы решаем юридические проблемы любой сложности. #Будьтедома и оставляйте свой вопрос нашему юристу в чате. Так безопаснее.

Задать вопрос

Профстандарт

Приказ Минтруда от 21.02.2019 № 103н ввел профессиональный стандарт для бухгалтеров, который вступил в силу с 6 апреля 2019 года. Согласно ему бухгалтер-расчетчик должен:

  • иметь высшее или профильное среднеспециальное образование, профессиональный разряд, подтверждающий уровень квалификации;
  • знать правила бухучета не только в плане начисления зарплаты;
  • уметь пользоваться офисной техникой;
  • иметь достаточные навыки работы на компьютере, владеть специализированными программами бухучета.

Важно! Следует привести должностную инструкцию бухгалтера-расчетчика в соответствии с профстандартом №309 и ознакомить сотрудников под роспись.

Должностные инструкции расчетчика разрабатываются главным бухгалтером или его заместителем для своих подчиненных и согласовываются с юридическим отделом. Утверждает документ руководитель организации.

Закон не требует обязательного составления ДИ, однако наличие этого документа дает некоторые преимущества для работодателя:

  • возможность конкретизировать требования к должности;
  • определить полномочия и поставить четкие задачи специалисту;
  • обозначить размеры ответственности в случае, если сотрудник допустит серьезное нарушение;
  • предотвратить возможные споры.

Правила оформления в 2020 году

Унифицированной формы для должностной инструкции не предусмотрено, компания вправе составить её по своему шаблону. Оформить инструкцию можно как отдельный приказ руководителя либо как приложение к трудовому договору. Ознакомление с содержимым ДИ происходит в процессе устройства на работу в организацию. Работник подтверждает это личной подписью.

Обязательными пунктами должностной инструкции являются:

  • Наименование, реквизиты предприятия.
  • Название документа, регистрационный номер.
  • Город.
  • Основной текст:
    1. Общие положения.
    2. Должностные обязанности.
    3. Права сотрудника.
    4. Ответственность сотрудника.
  • Дата и подпись работника, работодателя, руководителя структурного подразделения.

Рассмотрим далее что же должен содержать основной текст.

Данный подраздел содержит информацию:

  • к какой категории работников относится бухгалтер-расчетчик;
  • на основании какого распоряжения он назначается;
  • кому подчиняется и кто его замещает в случае необходимости;
  • каким квалификационным требованиям должен соответствовать (образование, специализация, профессиональная подготовка);
  • стаж и опыт работы, при наличии которого сотрудник может быть допущен к исполнению рабочих функций.

Кроме того следует указать нормативные акты, положения и другие документы, обязательные для ознакомления сотруднику, чтобы квалифицированно и качественно выполнять свои рабочие функции.

Обязанности

Важно! Согласно законодательству работодатель не должен требовать от подчиненного выполнения задач, не входящих в его трудовые обязанности.

Этот пункт необходимо максимально конкретизировать, опираясь на Квалификационный справочник профессий, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 и профстандарт «Бухгалтер».

Однако целиком переписывать обязанности бухгалтера не стоит, достаточно взять только те, которые нужны компании, например:

  • начисление оплаты труда и других выплат (пособия, отпускные);
  • контроль за экономией или перерасходом ФОТ;
  • составление, проверка и/или обработка табеля учета рабочего времени;
  • расчет и контроль за перечислением страховых взносов, подоходного налога сотрудников компании;
  • отражение выплат в накопительных регистрах;
  • составление налоговой, бухгалтерской, статистической отчетности в части, касающейся зарплаты;
  • взаимодействие с фондами и другими организациями по вопросам начисления оплаты труда и выплат;
  • прием, проверка, заполнение и расчет листков нетрудоспособности;
  • подготовка документации для проверок фондов или вышестоящих организаций;
  • постоянное отслеживание изменений в законодательстве;
  • выполнение определенных поручений главбуха.

Зарплата в учреждении не только начисляется, но из неё могут производиться удержания, такие как алиментные платежи, штрафы по исполнительным листам, дисциплинарные взыскания и др. Обязанность правильно и своевременно удержать необходимые суммы также ложится на расчетчика.

Права работника по расчету зарплаты

Специалист-расчетчик может быть наделен следующими правами:

  • самостоятельное принятие решения в определенных ситуациях;
  • допуск к конфиденциальной информации;
  • утверждение и подписание некоторых документов;
  • привлечение других сотрудников к выполнению задач;
  • повышение квалификации за счет работодателя.

Ответственность

Бухгалтера-расчетчика могут призвать к ответственности в случаях:

  • неисполнения или некачественного исполнения своих обязанностей;
  • причинения материального ущерба работодателю;
  • совершения правонарушений, предусмотренных нормами законодательства РФ;
  • нарушения правил трудового распорядка и норм безопасности труда;
  • нарушения норм и конфиденциальности при работе с персональными данными сотрудников.

В должностной инструкции желательно конкретно прописать систему дисциплинарных взысканий – в каких случаях нарушения повлекут за собой устные предупреждения и лишения премиальных выплат, а в каких дело дойдет до увольнения.

Можно обозначить и материальную ответственность сотрудника для случаев, если невыполнение им своих обязанностей повлекло ущерб для компании. Наличие четко сформулированной должностной инструкции облегчает взаимодействие руководства и подчиненных во избежание недоразумений и непонимания своих функций.

Чем подробнее сформулированы обязанности и меры ответственности подчиненных, тем проще работодателю осуществлять контроль за трудовой дисциплиной в организации.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Мы решаем юридические проблемы любой сложности. #Будьтедома и оставляйте свой вопрос нашему юристу в чате. Так безопаснее.

Задать вопрос

Может ли главный бухгалтер совмещать должность кадровика?

» Прочее «

Вопрос знатокам: Совмещение обязанностей Кадры+секретарь,гл.бух+кассир,помогите правильно их оформить

С уважением, Наталья

Лучшие ответы

Теоретически берете должность, которая старше и к ней совмещение (доп соглашение на совмещение с указанием размера отплаты и должностных обязанностей) у меня было просто две ДИ и с обоими чел знакомишь. ..Раз обязанности кадровика выполняет секретарь — значит штат маленький. Основной договор на секретаря и запись в ТК соответственно, а кадры — в совмещение. Так же и с бух работником.. .

Книженцию почитайте. ТК РФ называется. Верите нет я только оглавление там щас прочитала и нашла, ст. 60 ТК РФ. А если лень читать то зачем спрашивать, ведь все равно придётся…

Дополню Наталью. А еще можно в должностную инструкцию кадровика вписать обязанности секретаря и должность назвать офис-менеджер. А в должностную инструкцию главного бухгалтера добавить обязанности кассира.

-ответ

Это видео поможет разобраться

Ответы знатоков

Главный бухгалтер — это иными словами начальник бухгалтерии!

Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство

В практике бизнеса очень часто кадровое делопроизводство отдано на откуп бухгалтерии. С такими ситуациями мы сталкиваемся чуть ли не ежедневно, когда к нам обращаются клиенты.

Причем это характерно не только для штатной бухгалтерии. Подобное совмещение функционала встречается в отдельных аутсорсинговых компаниях.

Отсутствие разграничения функциональных обязанностей влечет очень большие риски для пользователей «совмещенного» учета, особенно в условиях российского трудового законодательства, которое чаще на стороне работника, чем работодателя.

Сегодня хочу поговорить о том, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

Ведение кадров не является компетенцией бухгалтера

Начнем с того, что бухгалтерия опирается в работе на Налоговый кодекс, а кадровое делопроизводство требует глубокого знания Трудового кодекса. Трудовое законодательство не менее сложно и динамично, чем налоговое. В силу чего кадровое делопроизводство требует глубоких системных знаний. Но, к сожалению, редкий бухгалтер может этим похвастаться.

Пример 1

Бухгалтеру поступает распоряжение выплатить сотруднику премию. Допустим, «за красивые глаза». Вместо того чтобы заглянуть в локальные нормативные акты (Положение о премировании, трудовой договор и проч.) и выяснить, есть ли основания для такой выплаты или нужно переформулировать причину премии, – бухгалтер просто делает расчет.

В итоге эту сумму нельзя будет на законных основаниях принять к расходам компании, а это, в свою очередь, увеличивает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. В итоге компания не только теряет живые деньги, но и рискует нарваться на претензии со стороны налоговой, которая обычно с пристрастием изучает обоснованность премиальных выплат.

Пример 2

Иностранное представительство делает запрос бухгалтеру оформить сотрудника на дистанционную работу. Например, иностранный работник будет работать удаленно, находясь за рубежом, но при этом начислять ему зарплату будут в России.

Что чаще всего делает бухгалтер? Заводит такого сотрудника в базу и делает пометку, что он работает дистанционно. Если кадровик увидит подобное, он сразу же скажет, что налицо нарушение, так как дистанционный труд для иностранцев в России запрещен.

Бухгалтер об этом мог не знать, а отвечать за нарушение будет первое лицо компании.

Пример 3

Из головного офиса иностранной компании бухгалтеру поступает распоряжение принять такого гражданина на такую-то должность. При этом должность в штатном расписании не предусмотрена. В таких ситуациях бухгалтер чаще всего не задумывается и вносит сотрудника в базу для расчета зарплаты так, как его попросили. Все потому, что для бухгалтера штатное расписание – часто простая формальность.

Кадровик же сначала скажет: «Давайте заглянем в «штатку», возможно, мы сможем принять сотрудника на одну из предусмотренных в ней должностей, просто немного поменяв название». «Раздувание» же штатного расписания в период кризиса может привести к ненужным вопросам со стороны службы занятости, на которые придется дать адекватные ответы.

Бухгалтер формально относится к кадровому учету

Не осознавая всю важность и ценность кадрового делопроизводства, бухгалтеры относятся к оформлению «кадровых бумажек» формально. Это приводит к тому, что кадровая документация ведется неправильно, с массой недочетов и ошибок. Бухгалтеры считают, что, раз это не отчетность и ее никуда не сдавать, то «и так сойдет».

К чему может привести нарушение трудового законодательства?

В соответствии со ст. 5.27 КоАП, нарушение трудового законодательства влечет наложение административного штрафа на генерального директора до 5 тыс. руб., а на компанию до 50 тыс. руб.

Также возможна замена штрафа на административное приостановление деятельности до 3-х месяцев.

Повторное нарушение законодательства должностным лицом, которое ранее подвергалось административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет.

Велика вероятность и репутационных рисков. Например, в случае отсутствия должностных инструкций, могут возникнуть сложности с увольнением сотрудника в связи с невыполнением им своих трудовых обязанностей.

А при отсутствии кадровых документов, обосновывающих те или иные выплаты сотрудникам, а также из-за неверного расчета среднего заработка – возможны трудовые споры и конфликты, которые нередко перерастают в судебные разбирательства.

В отчетный период на кадровые вопросы у бухгалтера нет времени

А это значит, что в периоды сдачи отчетности кадровое делопроизводство вообще «подвиснет».

И не факт, что после сдачи всех отчетов бухгалтерия вспомнит и решит вернуться и доработать все пробелы в кадровом учете, допущенные во время «простоя».

Как показывает наша практика, именно в такие периоды в кадровом учете компании чаще всего возникает полный хаос: при приеме новых сотрудников и увольнении «старых».

Внутреннее недовольство бухгалтера может перерасти в открытый конфликт

Кадровый учет обычно дается бухгалтерам в нагрузку к основной работе. Очевидно, что бухгалтер этим недоволен, особенно если дополнительная функция не отражается на его доходе. Все может закончиться тем, что бухгалтер либо потребует повышения зарплаты, либо решит уволиться (хорошо, если без конфликта и сопутствующих ему трудовых споров).

Таким образом, если вы хотите:

  • чтобы отношения с сотрудниками вашей компании оформлялись в полном соответствии с российским трудовым законодательством;
  • сотрудники понимали, что не смогут манипулировать вами из-за пробелов и недочетов в кадровой работе;
  • чувствовать себя защищенными в случае, если трудовой спор с работниками все же дойдет до суда;
  • избежать наказания за нарушение трудового законодательства и неправильное ведение кадрового учета в случае трудовой проверки,

В то же время к вопросу выбора такой компании надо подходить весьма осторожно. Дело в том, что в ряде аутсорсинговых компаний очень часто нет четкого разделения между теми, кто рассчитывает зарплату и ведет кадровое делопроизводство. Такое совмещение функциональных обязанностей, как мы уже показывали выше, приводит к неблагоприятным последствиям.

Мы в свою очередь прекрасно осознаем, что компетенции и квалификация бухгалтера не покрывает всю зону ответственности в части кадрового делопроизводства. Именно поэтому мы разделяем эти должности: наши бухгалтеры по расчету зарплаты занимаются только своим функционалом, а кадровые вопросы находятся в ведении экспертов по трудовому праву и трудовиков.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *