Эдис

Актуально на: 17 января 2020 г.

Резерв на оплату отпусков – это источник выплаты отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и уплаты взносов во внебюджетные фонды, который работодатель создает в текущем периоде для использования в будущем. В нашей консультации мы расскажем, как формируется резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в бухгалтерском учете.

Кто обязан создавать резерв отпусков

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в 2020 году обязаны создавать все организации, за исключением тех, которые могут вести упрощенный бухучет (п. 3 ПБУ 8/2010, ст. 4, ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Создавая резерв отпусков, организации тем самым обеспечивают заинтересованных пользователей информацией о величине обязательства по оплате отпусков работникам на отчетную дату.

Составление и утверждение графика отпусков

График отпусков является одним из обязательных локальных документов организации, наличие которого, в частности, проверяют инспекторы по труду. Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков — это «документ, который определяет порядок предоставления отпусков и является обязательным как для работодателя, так и для работников.
График отпусков составляется по унифицированной форме Т-7 (Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). При этом работодатель вправе разработать свою форму графика или изменить унифицированную форму (дополнить ее или удалить из нее какие-либо графы).

Обратите внимание! График должен составляться ежегодно за две недели до наступления нового календарного года.

График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.

На что нужно обратить внимание при составлении графика отпусков?

1. На основании ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если в организации существует профсоюз, работодатель должен направить проект графика в выборный орган первичной профсоюзной организации. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

2. Перед составлением графика отпусков с работников организации запрашивается информация о планируемых датах отпусков на календарный год. На основании полученных сведений с учетом положений действующего трудового законодательства, специфики деятельности организации и пожеланий работников составляется сводный график.

Законодательством установлен ряд категорий работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время:

  • работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • лица, работающие по совместительству (ст. 268 ТК РФ);
  • работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);
  • работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
  • мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • один из работающих родителей (опекун, попечитель) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, в образовательную организацию, расположенную в другой местности (ст. 322 ТК РФ);
  • женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (пп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей»);
  • лица, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 N 5142-1 «О донорстве крови и ее компонентов»);
  • супруги военнослужащих: им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
  • Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);
  • Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);
  • инвалиды войны, участники ВОВ, ветераны боевых действий, военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период, лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда», лица, работавшие в период ВОВ на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст.

    ст. 14 — 19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»);

  • граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»).

3. Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. Запрещаются непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и лицам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Как часто создавать резерв

Резерв отпусков создается на отчетную дату. Этой датой для организации могут быть:

  • последнее число каждого месяца. Этот вариант наиболее предпочтительный, но и более трудоемкий;
  • последнее число каждого квартала. По соотношению «затраты-эффект» этот вариант можно признать наиболее оптимальным;
  • 31 декабря. Вариант самый простой, но доступен он только тем организациям, которые составляют отчетность лишь по итогам года.

Какую дату для расчета резерва выбрать, организация решает сама и закрепляет это в своей Учетной политике.

Резерв по отпускам в бухгалтерском учет и отчетности

Резерв на оплату отпусков на отчетную дату формируется по дебету тех же счетов учета, на которых организация отражает начисление заработной платы.

Операция Дебет счета Кредит счета
Начислен резерв на оплату отпусков 20 «Основное производство»
25 «Общепроизводственные расходы»
26 «Общехозяйственные расходы»
44 «Расходы на продажу»
08 «Вложения во внеоборотные активы»
и др.
96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков»

Сумма резерва отпусков в бухгалтерском балансе организации будет отражена по строке 1540 «Оценочные обязательства» в величине, равной на отчетную дату кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Резерв на оплату отпусков: проводки по использованию

Отпускные и компенсации за неиспользованные дни отпуска, а также исчисленные с этих сумм взносы во внебюджетные фонды начисляются за счет резерва следующим образом:

Операция Дебет счета Кредит счета
Начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Начислены взносы во внебюджетные фонды за счет резерва 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

Если организации не хватило средств начисленного резерва, то начисление отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск со взносами в части, превышающей остаток по счету 96, будет отражаться в общем порядке по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44 и др.

Как рассчитать резерв отпусков

В нормативных документах по бухгалтерскому учету отсутствует конкретный порядок расчета величины резерва на оплату отпусков. Поэтому этот алгоритм организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет его в своей Учетной политике.

Можно рассмотреть несколько способов определения величины резерва на оплату отпусков. Они будут рассмотрены ниже.

Но в любом случае, сперва необходимо распределить всех работников организации по группам. Принцип следующий: в одну группу объединяются те работники организации, начисление заработной платы которым отражается на одном и том же счете учета затрат. Это значит, что работники основного производства, чья заработная плата начисляется по дебету счета 20 «Основное производство», будут объединены в одну группу, а работники, чья деятельность связана с продажей товаров, — в другую, если их заработная плата начисляется по дебету счета 44 «Расходы на продажу».

Далее можно переходить к одному из 3 предлагаемых способов определения размера резерва отпусков.

Способ 1

Резерв (кредитовое сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков») рассчитывается исходя из среднего дневного заработка каждого конкретного работника.

Для этого на каждую отчетную дату (конец месяца, квартала или года, как определила организация) для каждой группы работников необходимо сделать следующее:

Шаг 1. Определить количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеет право каждый работник на эту отчетную дату.

Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок каждого работника соответствующей группы. Применяется общий порядок расчета среднего заработка для определения величины отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск.

Шаг 3. Рассчитать величину отпускных, причитающихся конкретному работнику на отчетную дату, с учетом взносов во внебюджетные фонды по формуле:

Шаг 4. Сложить по всем работникам группы величину рассчитанных отпускных с учетом взносов во внебюджетные фонды.

Полученная величина и будет являться суммой резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

По результатам инвентаризации остатка резерва, доначисляется резерв по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 96. Излишне зарезервированные в прошлом году и не использованные в отчетном году суммы резерва отпусков включаются в состав прочих доходов организации по дебету счета 96 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91.1 » Прочие доходы».

Как проводится инвентаризация

В рамках проводимой инвентаризации организации должны:

  1. По сведениям кадровой или бухгалтерской службы посчитать, какое количество дней основного и дополнительного оплачиваемого отпуска не было использовано сотрудниками компании. Данные сведения можно взять из личной карточки работника и из унифицированной формы «личный счет» (Т-54).
  2. Отталкиваясь от принятого в компании метода расчета средней зарплаты, рассчитать «расчетный» размер зарплаты работников за один рабочий день. Размер средней зарплаты за месяц можно рассчитать исходя из сведений бухучета или статистической отчетности, а размер средней зарплаты за день – исходя из положений Трудового Кодекса.
  3. Рассчитать размер затрат на оплату на конец года отпусков, не использованных сотрудниками (учитывая затраты на страховку). Полученный результат необходимо сопоставить с остатком резерва на оплату будущих отпусков, числящегося в бухучете.

Такие расчеты необходимо совершать по группам сотрудников, затраты на оплату труда которых учитываются на разных счетах.

Общая информация о резерве на оплату отпусков

Резерв на оплату отпусков представляет собой особый инструмент накопления финансовых средств предприятия. Данные суммы в дальнейшем должны расходоваться на возмещение персоналу фирмы средств за не использованные периоды отпусков, а также на сопутствующие выплаты во внебюджетные структуры..

В 2019 году формирование подобного резерва является обязанностью каждой компании, имеющей наемный персонал. Это позволяет сотрудникам быть обеспеченными гарантиями своевременной оплаты отпускных дней. Указанное положение фиксируется в Приказе Министерства Финансов РФ № 167-н от 13.12.2010г. (ПБУ 8/2010), а также в ФЗ № 402 от 06.12.2011г.

Формирование резерва уместно проводить с такой периодичностью:

  • на крайнюю дату каждого месяца. Подобный способ является достаточно трудозатратным и требующим немало времени, в рамках которого будет исчисляться объем резерва, после чего − своевременно предоставляться документация. Тем не менее, рассматриваемый вариант также наиболее одобряемый контролирующими инстанциями и, как следствие, наиболее распространенный. Посредством такого частого составления резерва средства находятся под постоянным контролем;
  • на последнюю дату последнего месяца каждого квартала. Данный вариант хорош тем, что наиболее детально демонстрирует эффективность распределения затрат в резерве на отпуска;
  • ежегодно, каждого 31 декабря. Такой способ формирования резерва отпусков является наиболее простым и не трудозатратным. Однако он правомерен только для крупных предприятий, которые вправе формировать отчетность раз в год.

Управленец должен самостоятельно определять, какой из способов формирования резерва удобен для компании. Принятый вариант должен быть зафиксирован в Учетной политике предприятия, в дальнейшем фирма также должна строго следовать установленным правилам.

Образец инвентаризации резерва на оплату отпусков

Все подобные проверки любых отраслей производственной и финансовой деятельности компании носят систематический характер. Процедура начинается с публикации приказа управленца о проведении данной инвентаризации, в котором фиксируется состав инвентаризационной комиссии, а также продолжительность процедуры.

Обязательная инвентаризация резервов по отпускам проводится на конец года. В случае возникновения соответствующей потребности, в компании возможно проведение дополнительного мониторинга в рамках отчетного периода. Так, инвентаризация резерва отпусков состоит из таких процессов:

  • выявление размера неизрасходованных на конец года отпускных дней. Информацию для рассматриваемой величины необходимо брать в кадровом подразделении компании;
  • выявление величины среднедневного дохода каждого сотрудника и сопутствующих страховых выплат;
  • фиксация объема средств, который необходим для оплаты полного количества неизрасходованных дней отпуска на дату инвентаризации (конец года), а также сравнение полученной величины с остатком в резерве;
  • отражение все хозяйственных операций в рамках рассматриваемой процедуры.

Например. В ходе инвентаризации было выявлено, что на конец года в компании имеется остаток по показателю рассматриваемого резерва – 100.000 руб. Также насчитано 110 неизрасходованных дней отпуска. В свою очередь среднемесячная зарплата персонала составляет 30.000 руб. Расчеты будут представлять из себя следующее:

Результаты проверки оформляются посредством самостоятельно разработанного акта, так как принятой формы указанного документа законодательство не имеет. При этом к акту необходимо приложить документ с расчетами вышеобозначенных величин.

Проведение инвентаризации расчетов с персоналом

Следует отметить, что проверка состояния расчетов с персоналом является неотъемлемой частью инвентаризации, проводимой перед составлением годовой отчетности. В настоящее время действуют Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания).

Согласно п. 3.46 Методических указаний в ходе инвентаризации расчетов с персоналом по задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплаты работникам.

Также при проведении инвентаризации расчетов по начислению и выплате заработной платы необходимо проверить:

  • соответствие начисленных сумм заработной платы и других выплат положениям системы оплаты труда, локальным нормативным актам работодателя, данным о фактической выработке, фактически отработанном времени;
  • характер задолженности в расчетах с работниками по заработной плате (нормальная или просроченная).

Проверке подвергаются данные синтетического и аналитического учета. При этом проверку лучше начинать со следующих документов:

  • с документов, которые являются основаниями для расчета заработной платы (коллективного договора, положений об оплате труда, премировании, других локальных нормативных актов, трудовых договоров, приказов о привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные дни, совмещении профессий, прочих приказов, устанавливающих размеры надбавок и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, а также приказов, содержащих специфические нормы по оплате труда и предусматривающих внесистемные выплаты);
  • с документов, содержащих сведения о фактически отработанном времени (табелей учета рабочего времени);
  • с документов, содержащих сведения о суммах фактически начисленной заработной платы (лицевых счетов, нарядов и других документов на выполнение в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами и расценками, расчетных (расчетно-платежных) ведомостей).

Далее данные первичных учетных документов и регистров сверяются с суммами, отраженными на счетах бухгалтерского учета.

Кроме инвентаризации расчетов с работниками по оплате труда проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических указаний).

Сведения о реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах (п. 2.5 Методических указаний). Примерные формы таких описей и актов приведены в Приложениях к Методическим указаниям.

Для оформления итогов инвентаризации расчетов с персоналом используется форма ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

К акту инвентаризации по видам задолженности расчетов должна быть приложена справка (Приложение к форме ИНВ-17), которая является основанием для оформления акта по форме ИНВ-17 (Указания по применению и заполнению форм, утвержденные вышеназванным Постановлением). Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.

Способ 2

Порядок расчета суммы резерва отпусков может быть упрощен путем определения среднего заработка не конкретного работника, а всех работников соответствующей группы.

В этом случае для определения величины резерва необходимо:

Шаг 1. Определить общее количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеют право все работники одной группы на эту отчетную дату.

Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок по каждой группе работников за отчетный период (месяц, квартал или год) по формуле:

Шаг 3. Определить сумму резерва по каждой группе работников по формуле:

Шаг 4. Сложить по всем группам найденную величину резерва на оплату отпусков.

Как и в первом способе, найденная сумма будет являться величиной резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Общая сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» на конец отчетного периода.

Способ 3

Третий способ расчета величины резерва предполагает определение норматива отчислений в резерв, который рассчитывается по итогам прошлого года. Этот норматив будет определяться как доля расходов на отпускные и компенсации работникам каждой группы в общей величине расходов на оплату труда этой группы за год.

Для этого необходимо:

Шаг 1. На 31 декабря предыдущего года определить норматив отчислений в резерв на оплату отпусков по группе работников по формуле:

Этот норматив будет неизменен в течение всего текущего года, даже если организация будет корректировать величину резерва ежемесячно или ежеквартально.

Шаг 2. На каждую отчетную дату текущего года рассчитывать сумму отчислений в резерв по группе работников по формуле:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *