Если ИП закрылся, сколько после этого хранить документы?

Если ИП закрылся, сколько хранить документы? Важно понимать, что, независимо от формы функционирования предприятия и количества ее сотрудников, в процессе финансовой деятельности накапливается большой объем разных деловых бумаг, документов и писем. Какие-то из них уничтожаются через непродолжительное время, ряд документов хранят даже после окончания предпринимательской деятельности.

Законом 125-ФЗ «Об архивном деле” прописан ряд обязанностей для индивидуального предпринимателя по хранению документации, которая имеет значение в статистике государственных и муниципальных организаций. Всю документацию, которая подлежит хранению, условно можно разделить на следующие группы:

  1. Важные бумаги, которые хранят постоянно. К таковым относятся: годовая отчетность бухгалтерии, свидетельства постановки на учет индивидуальных предпринимателей в государственных налоговых органах.
  2. Список документации, которая подлежит хранению более 10 лет: договоры, подписанные сотрудниками при приеме на работу, бумаги, содержащие персональные данные каждого работника.
  3. К бумагам временного хранения относят счета-фактуры или гарантийные письма. Срок хранения у них не более 10-ти лет.
  4. Все те бумаги, которые не имеют особой финансовой или информационной важности, или те документы, срок хранения которых вышел. Данную группу бумаг следует утилизировать как можно быстрее.

Сроки хранения документов ИП

Все налогоплательщики сталкиваются с необходимостью хранить документы вне зависимости от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕНВД, ЕСХН и др.) или организационно-правовой формы (АО, ООО, ФГУП и т. д.). Нет исключений и для индивидуальных предпринимателей.

Даже если ИП работает один и у него отсутствует большая часть административно-хозяйственных, кадровых и иных распорядительных документов, а применение упрощенки с объектом «доходы» превращает первичку по расходам в макулатуру (обосновывать затраты нет необходимости), обязанность по сохранению определенных видов документации остается.

Например, такой документ, как книга учета доходов, в которой бизнесмен отражает полученную выручку и на основе которой производит расчет УСН-налога, Налоговым кодексом запрещено ликвидировать в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а перечнем Росархива (с 18.02.2020) в течение 5 лет.

ВАЖНО! При несовпадении сроков хранения в разных НПА нужно ориентироваться на больший.

Подробнее о нюансах применения упрощенки с базой «доходы» читайте в этой статье.

Или ИП применяет ОСНО и начисляет НДС — оформленные счета-фактуры также придется подшить в дело и хранить 5 лет. Такой срок хранения установлен новым перечнем Росархива с 18.02.2020.

Подробнее читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».

Сроки хранения документации после закрытия ИП

Сколько нужно хранить документы после закрытия ИП, если они относятся к первичной документации? Согласно действующему законодательству индивидуальный предприниматель, после того как закрыл свою трудовую деятельность, обязан обеспечить сохранность документов первичного учета, которые необходимы для расчета налоговых отчислений в течение 4-х лет. В этот период должна быть обеспечена сохранность финансовых бумаг, которые подтверждают получение прибыли и оплаты соответствующих налогов. Контрольные ленты кассовых аппаратов, книги учета кассира и другие документы, подтверждающие денежные взаимоотношения с клиентом, хранятся согласно установленным срокам для первичной документации, но не более 5-ти лет. Документы, срок которых превышает 10 лет, требуют особой подготовки и места к архивному хранению.

Возможно ли взыскание штрафных санкций, если документация не сохранилась или хранилась неправильно? Законодательством предусмотрено наказание в виде штрафа, если документация индивидуального предпринимателя после закрытия не была сохранена. Как правило, сумма штрафа составляет не более 500 рублей. Если в случае проверки у ИП не выявлено документов, которые следует хранить по трудовому законодательству, штрафы увеличиваются в несколько раз и могут составлять до 5000 рублей.

Даже если индивидуальный предприниматель закрыл свою деятельность, он не освобождается от выездной проверки налоговых инспекторов с обязательной ревизией документов, подлежащих хранению.

Документы и сроки их хранения для ИП

Обязательному архивированию подлежат следующие документы по срокам хранения:

  • 4 года – текущая бухгалтерская отчетность (учет доходов и расходов, налоговые исчисления и выплаты);
  • 5 лет – первичная бухгалтерская документация по сотрудникам;
  • 6 лет – отчетность по страховым взносам, пенсионным выплатам и по медицинскому страхованию;
  • 75 лет – данные по кадровому составу (личные карточки, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении сотрудников).

Сроки хранения документов после закрытия ИП такие же, как у действующего ИП.

Можно ли выбрать место хранения документов ИП

Вопрос, где хранить архивную документацию, каждый предприниматель решает индивидуально. Под архив можно выделить часть помещения в офисе. Многим удобно использовать для хранения документов отдельное помещение, но не чердачное и не подвальное.

Есть фирмы, которые предлагают услуги по архивированию для крупных компаний. Закон 125-ФЗ определяет условия хранения документации. Место, где расположен архив не должно подвергаться внешним воздействиям. К архиву не должно быть свободного доступа, все содержимое хранилища должно быть четко систематизировано.

О длительности хранения документов

Для того чтобы определить, сколько хранить документы ИП, нужно знать к какому типу документации они относятся.

У каждой фирмы есть перечень типовых документов для архивации. За время деятельности ИП их может накопиться очень много. Связаны они в основном с предписаниями государственных органов, которые контролируют коммерческую деятельность.

Текущая документация тоже имеет свойство накапливаться каждый день. Одна часть документов связана с трудовыми и кадровыми отношениями, другая часть – с различными видами отчетности.

Основной документ, касающийся регулирования всех видов деятельности компании, был утвержден в 2010 году. С тех пор к нему вносились лишь несколько поправок в вопросах архивации документов. Начинающие предприниматели нередко задаются вопросом, к чему столько проблем с архивацией и нужна ли она.

Срок хранения документов после закрытия ИП

В соответствии с положениями действующего законодательства ликвидация индивидуального предпринимателя может быть связана с различными причинами. Чаще всего бизнесмены сами принимают решение прекратить предпринимательскую деятельность. Если закрытие ИП носит принудительный характер, то, скорее всего, речь идет о банкротстве предпринимателя или принятом соответствующем решении суда.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Как и любой другой процесс предпринимательской деятельности, закрытие ИП сопровождается оформлением ряда документов. В данной статье представлен перечень документации, необходимой для прекращения предпринимательской деятельности, и рассмотрен срок хранения документов после закрытия ИП.

Какие документы необходимы для закрытия ИП

Для официального прекращения предпринимательской деятельности ИП предоставляет в регистрирующий орган ряд документов, в том числе:

  • оформленное по установленной форме и подписанное заявление. На данный момент законодательством не предусмотрено нотариальное удостоверение подписи;
  • подтверждающий уплату госпошлины документ, а именно выданная Сбербанком квитанция.

Если у ИП нет возможности лично передать документы сотрудникам налоговой инспекции, допускается пересылка квитанции и заявления по почте. В таком случае отправляется ценное письмо с проведенной описью вложения.

Как хранить документацию после закрытия ИП?

Нужно ли хранить документы после закрытия ИП? Ответ однозначный – да. Но что делать, если по какой-либо причине документация утеряна или существенно изменила свой вид?

Если произошло наводнение или пожар, кража важных бумаг, обязательно нужно вызвать специальные службы и составить акт, подтверждающий факт кражи или порчи. По возможности утерянные документы длительного хранения восстанавливают по первичной документации. В случае невозможности восстановления составляется справка о том, что произошла утеря, порча документации, с указанием перечня важных бумаг, причины и даты утраты.

Сколько хранить документы после закрытия ИП? Реальность такова, что требования, указанные в различных законодательных актах относительно хранения важной документации, могут существенно отличаться друг от друга. Это может стать проблемой для индивидуального предпринимателя. Он, как физическое лицо, зачастую не имеющее юридического образования, просто не в состоянии верно трактовать законы и положения. В этой ситуации лучшим решением проблемы станет обращение к юристам специализированных компаний, которые смогут оказать квалифицированную помощь в решении спорных моментов по порядку хранения и архивирования бухгалтерской отчетности и других важных документов.

Как правильно организовать хранение документов для ИП? Надо создать личный архив.

В случае индивидуального предпринимателя архивным сотрудником, как правило, является либо предприниматель лично, либо специально нанятый сотрудник.

В качестве места для хранения подойдет металлический сейф.

Более современным и удобным способом архивирования документации является услуга специальных компаний, которые создают и ведут архивы. Они могут создавать хранилища с нуля или корректировать работу уже существующих архивов. Преимуществами такого способа является безопасность использования, правильная организация процесса хранения и юридическая ответственность сотрудников компании за сохранность бумаг.

Что делать при потере или порче документов

По-разному складываются рабочие ситуации на фирме, поэтому не исключено, что будут потери каких-то документов. В таком случае составляется акт об утере или порче файлов/папок, который тоже должен храниться отдельно. Потеря и порча документов может случиться по независящим причинам, например, из-за пожара или затопления помещения.

Обычно, руководство фирмы хранит отдельно электронные копии файлов и данных на случай непредвиденных ситуаций.

Любую информацию, из-за потери бумаг или в связи с окончанием срока хранения данных, можно восполнить за счет других документов. Например, при потере лицевых счетов, которые хранятся 75 лет, можно использовать расчетно-платежные ведомости с 5-летним сроком хранения. Приказы на сотрудников заменят копии этих документов.

При порче документов пишется справка с перечнем и обозначением вида утерянного документа, периодом его составления, причиной утраты в соответствии со сроком хранения документов ИП.

Что делать при утрате документов с не истекшим сроком давности, а также с теми бумагами, которые не фиксировались для оформления

Здесь многое зависит от цели восстановления документа. Например, это может быть связано с проверкой профессиональной деятельности ИП. В таком случае на восстановление документа будет потрачено время, силы и средства. Нужно будет собирать подписи и т. д.

Можно сделать идентичные документы, но для этого сначала делается аудит компании, чтобы выяснить текущее состояние дел. По его результатам составляется акт, а в нем фиксируются все упущения. Такая схема поможет определить уровень, на котором находится фирма по ведению документации.

Аудит также поможет определить, на восстановление каких документов придется потратить силы, а какие документы можно не учитывать. В приоритете первичные документы, которые имеют длительный срок хранения.

Степень важности документации для ИП

Главное, на что нужно опираться при определении важности деловых бумаг, – это тот ущерб, который может понести индивидуальный предприниматель в случае их утери или порчи.

Особое внимание следует уделить следующей бухгалтерской и финансовой документации:

  1. Договоры и сметы по тем работам, которые каким-либо способом могут повлиять на ведение деятельности ИП.
  2. Любые документы, которые могут понадобиться (даже теоретически) в судебных разбирательствах и спорах.
  3. Бумаги, содержащие в себе информацию, утечка которой может повлиять на деловую репутацию ИП.

Даже после закрытия ИП несет ответственность по сохранности необходимой документации. Если нет желания платить штрафы, то стоит заранее осведомиться у специалистов о списке документов, предназначенных для хранения.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *