Факт хозяйственной жизни — это что такое?

Факты хозяйственной жизни для целей бухгалтерского учета

К объектам бухгалтерского учета относятся факты хозяйственной жизни, под которыми понимаются сделки, события, операции, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовые результаты его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3, п. 1 ст. 5 Закона N 402-ФЗ). Это определение введено вместо более узкого понятия «хозяйственные операции», используемого ранее. Впрочем, Концепция бухгалтерского учета в рыночной экономике России (одобрена Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине России, Президентским советом Института профессиональных бухгалтеров 29.12.1997, далее — Концепция), а также ПБУ, изначально оперируют термином «факты хозяйственной деятельности». Однако смысл словосочетания «хозяйственная жизнь» еще шире. Деятельность — это процесс активного взаимодействия субъекта с объектом, тогда как в реальности на финансовое положение экономического субъекта могут оказывать влияние внешние факторы и события, которые не зависят от воли этого субъекта (например, стихийные бедствия, изменения в законодательстве и т.п.).

Иными словами, в бухгалтерском учете должно отражаться все, что произошло с экономическим субъектом (как внутри него, так и извне, как по его воле, так и помимо нее), при условии, что это оказывает или способно оказать влияние на его финансовое положение, финансовые результаты его деятельности и (или) движение денежных средств. Влияние это может выражаться в уменьшении или увеличении активов или их цен, в изменении обязательств, прибылей и убытков, а также других показателей, характеризующих финансовое состояние субъекта.

Пример

В результате стихийного бедствия природного характера (урагана) пострадал автомобиль торговой компании А. Находящееся рядом здание организации Б не затронуто. Для торговой компании А возник факт хозяйственной жизни, требующий отражения в бухучете, поскольку уничтожение принадлежащих ей активов (автомобиля) повлекло изменение ее финансового положения (убытки). У организации Б факта хозяйственной жизни не возникает, поскольку ураган не привел к изменениям ее финансового состояния.

Факты хозяйственной жизни в бухгалтерском учете отражаются путем документирования и интерпретации определенных типов экономической информации. Чтобы быть надежной, информация должна объективно отражать факты хозяйственной деятельности, к которым она фактически или предположительно относится. Факты хозяйственной деятельности должны отражаться в бухгалтерском учете исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (п.п. 6.3.1 и 6.3.2 Концепции). При этом документируется не сам факт хозяйственной жизни (процесс), а измеримый (в том числе и прогнозируемый) результат его влияния на активы, обязательства, финансовые показатели, капитал. Например, факт отгрузки товара документируется в накладной (другом аналогичном документе) путем записи характеристик отгружаемого товара (наименования, количества, цены и пр.), даты совершения операции, грузоотправителя и грузополучателя и т.д.

В соответствии с п. 4.1 Концепции, п. 5 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» факты хозяйственной деятельности относятся к тому отчетному периоду (и, следовательно, отражаются в бухгалтерском учете), в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности). Самым простым примером такого подхода является отражение дохода от реализации в момент передачи товара покупателю независимо от его оплаты.

Согласно п. 6 ПБУ 1/2008 учетная политика организации должна обеспечивать:

— полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);

— своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);

— отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой).

Частью 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ установлено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Требования к первичным документам изложены в ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Кроме того, экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона N 402-ФЗ).

Реально или нет?

Если учет фактов хозяйственной жизни организован опытным, профессиональным бухгалтером, тогда фиксация производится не для галочки, но с конкретными целями. Бухгалтерия учитывает, что данные о фактах активны относительно фактов, и учет не должен просто воспроизводить реальность внутри компании. Вместо этого бухгалтеры должны отбирать такие моменты, которые связаны с важной информацией, и передавать данные о них управляющему составу.

Условие и правила

По умолчанию считается, что ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни всю информацию в систему учета вносит верно. Это условие считается категорически важным, из него следует соответствие действующим юридическим нормативам. В то же время нельзя быть уверенным на 100 %, что информация точно, адекватно показывает процесс хозяйствования организации, поскольку возможны определённые ошибки, включая спровоцированные человеческим фактором.

Учет фактов хозяйственной жизни – это логика действий, производимых в строгом соответствии с документацией, поданной бухгалтеру ответственными лицами. Бумаги бывают ошибочными, преднамеренно сфальсифицированными, что приведет к некорректному учету.

Нужно помнить!

По умолчанию недопустимо, чтобы имущество во владении компании применялось бесхозяйственно. Также недопустимы кражи, хищения. Это правило считается нормативным, на практике ситуация крайне редко обстоит столь радужно. Иные предполагают, что при точном соблюдении условий хозяйствования и честности работы бухгалтерский учет вовсе стал бы лишним мероприятием. В настоящих условиях он ведется таким образом, чтобы учитывать возможные неприятные моменты, в том числе учет фактов хозяйственной жизни «событий».

Управленческий состав должен принимать решения, важные для компании, ориентируясь на состояние дел внутри фирмы. Сделать о нем выводы можно из учета фактов хозяйственной жизни. И все же решение может оказаться неразумным, неэффективным, нецелесообразным в сложившейся обстановке. Осознание такой ситуации помогает держать под контролем функционирование компании и своевременно принимать корректирующие обстановку решения. Об их необходимости можно делать выводы, ориентируясь на информацию, подаваемую бухгалтерией.

Бухгалтерия и факты

Бухгалтер, ответственный за факты хозяйственной жизни, должен точно ориентироваться в особенностях вопроса. Так, правильное ведение бухгалтерии предполагает разделение на три крупные категории. Это следующие типы фактов хозяйственной жизни:

  • постоянные, констатирующие некоторое явление, именуемые состоянием;
  • связанные с происходящими событиями, именуемые действиями;
  • связанные с некоторыми действиями, именуемые событиями.

Примеры: состояние – это факт наличия материала, действие – это приобретение, продажа материала, событие – это сообщение о произошедшей краже материала. Примеры упрощённые, но отражают суть деления на группы.

Факты: состояние

К этой категории относится информация, отражающая состояние объекта. Констатация обычно выявляется при инвентаризации. Так, в ходе такой проверки можно установить, что компания владеет зданием, оцененным в пять миллионов, на него оформлены все бумаги, из которых следует, что фирма – единственный собственник.

Каждый факт состоит из нескольких слоев. В нашем примере первый слой предполагает констатацию наличия здания. Никакой оценки не производится, главная задача – обнаружение материального объекта. Чтобы понять, сколько объект стоит, придется опуститься на второй слой. Он посвящен денежному выражению, при этом оценка может производиться остаточная, текущая, на момент покупки или связанная с восстановлением. Следующий слой – третий, отражающий владельца, собственника. На четвертом представлены данные о правовых отношениях между владельцем объекта и хранителем, которого может представлять администрация организации или некоторые иные лица.

На пятом декларируют отношения пользователя, управленцев объекта. Шестой отражает информативность. Рост этого показателя, измеряемого битами, отражает отличие фактического остатка от учетного. Наконец, седьмой отражает дату покупки, длительность эксплуатационного периода. Он свойственен состоянию, если нужно вычислить оборачиваемость привлекшего внимание руководящего состава объекта. Для этого слоя довольно типичная ситуация, когда запасы товаров в системе присутствуют в количестве дней.

Факты: действие

Простейший пример такой категории фактов можно описать следующим образом: из первичной документации следует, что привезено, оприходовано 100 кг по 30 рублей, предположим, муки. Общая сумма сделки составила три тысячи. Дополнительно привезли еще центнер сахара, каждый килограмм которого стоил 26 рублей, то есть суммарно это стоило 2 600. Общая стоимость поступившего товара – 5 600 рублей. Этот факт принадлежит к категории действие.

На первом слое – количество килограмм, тип продукции, поступившей на склад. Второй оценивает неоплаченные товары, а если они оплачены, тогда контролирует уменьшение объема денег в распоряжении организации с одновременным увеличением материальных запасов.

Структура, слои: что дальше?

На третьем можно найти данные об имуществе, которым владеет компания. Таковое не увеличивается, если за позиции заплатили до поступления, в момент, когда их привезли. Оплата еще не произошла, значит, увеличение происходит на 5 600 руб. Возникают правовые отношения. Их отражению посвящен четвертый слой факта-действия. Рассматриваются те отношения, которые возникают между покупателем, поставщиком. Покупатель, к примеру, наращивает долг, так как берет на себя обязательство по оплате, со временем будет должен направить поставщику 5 600 рублей.

На пятом слое отражают иерархию правоотношений работников, администрации организации. На основании этой системы бухгалтер может понять, кто и за что несет материальную ответственность. Конкретное ответственное лицо получает больший объем материалов, которые нужно хранить и за которые придется отчитаться. Сумма одновременно прибавляется к административной ответственности перед владельцами. Аналогично возрастает право требования владельца перед управленцами фирмы.

Шестой уровень – аналитика, отражающая соотношение ожидаемого, фактического поступления. Например, ожидаемое – поступление товаров на сумму лишь 2 800, тогда информативность – 5 600 к 2 800.

На седьмом слое можно понять происходящее при анализе временных промежутков. Так, если каждый день со склада в производство отпускается продукция на 560 рублей, тогда имеющихся запасов хватит на десять рабочих дней.

Факты: событие

Предположим, в ходе пожара произошло уничтожение склада, оцененного в пять миллионов. На первом слое учитывают, что имущество уменьшилось, но не оценивают потери. Второй посвящен финансовой оценке произошедшего и подтверждается документами. На третьем можно понять, что имущество стало меньше, закончились права на пятимиллионный объект. Четвертый слой призван отразить: материально-ответственные лица перед управленцами несут ответственность, меньшую, чем раньше, на пять миллионов. Аналогично сокращается ответственность перед собственником у управленцев организации. Впрочем, это работает только тогда, когда у вышестоящей должности нет претензий к ответственным ниже рангом.

При возникновении претензий принято сохранять имущественные отношения по-прежнему, поскольку вместо имущества выступает дебиторская задолженность. Виноватое лицо может признать долг и оплатить его, что приведет к сохранению имущественных прав в прежней мере, но поменяется структура, место дебита займут деньги. При уничтожении в пожаре застрахованного объекта страховщик становится дебитором.

На пятом слое оценивают материальную ответственность, фиксируют ее уменьшение в случае наличия или отсутствия претензий. Если объект застраховали либо нашли виноватого, тогда пятый слой аналогичен четвертому. Шестой слой для описываемого приема информативен, если, конечно, здание сгорело не по инициативе собственника или управленцев. Седьмого слоя в такой иерархии нет в принципе.

Ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухучета

Информация, отраженная на счетах бухгалтерского учета, должна обязательно корреспондировать с информацией, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета. Ведение так называемой «двойной бухгалтерии» тоже является грубым нарушением, ответственность за которое предусмотрена в ст. 15.11 КоАП РФ.

И до принятия Закона № 77-ФЗ, расширившего круг наказуемых деяний, в судебной практике имелись случае рассмотрения дел, связанных с ведением «двойной бухгалтерии». Правда, законодательные нормы, на которых судьи основывали свои решения, находились вне плоскости административного законодательства.

Так, по материалам одного из дел прокурор обратился в суд с иском в интересах гражданина – сотрудника одной из организаций (см. Решение Чулымского районного суда Новосибирской области от 22.03.2013 № 2-128/2013). В судебном заседании прокурор указал, что в организации велась двойная бухгалтерия, существовали две ведомости на выдачу заработной платы, о ведении двойной бухгалтерии бухгалтеру было дано устное распоряжение.

О наказании организации по КоАП РФ в данном случае речи не шло. Прокурор отстаивал право сотрудника на получение всей суммы оплаты и возмещение морального вреда. Суд же удовлетворил данные требования частично, указав, что поведение самого гражданина, получавшего заработную плату неофициальным путем в целях сокрытия ее от налогообложения, а впоследствии претендующем на ее взыскание, является злоупотреблением правом.

Отсутствие документов

По общему правилу организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Рабочий план счетов, документы учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 1, 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ, Письмо Минфина РФ от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610).

При определении срока хранения бюджетной отчетности необходимо руководствоваться ст. 352 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558:

  • годовая отчетность – должна храниться постоянно;
  • квартальная отчетность – пять лет;
  • месячная отчетность – один год.

В случае утраты (уничтожения) документов в результате экстремальных обстоятельств (кража, пожар, авария и др.) необходимо иметь соответствующее подтверждение: например, справку органов внутренних дел, государственного пожарного надзора.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *