Как вернуть физическому лицу излишне удержанный НДФЛ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 ноября 2015 г.

Содержание журнала № 22 за 2015 г.Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Может получиться так, что ваша организация при выплате физлицу дохода удержала НДФЛ в большей, чем нужно, сумме. Как только ошибка обнаружена, вы, как налоговый агент, обязаны вернуть излишне удержанную сумму налогап. 1 ст. 231 НК РФ; Определение КС от 17.02.2015 № 262-О.

Порядок для возврата НДФЛ единыйп. 1 ст. 231 НК РФ; Письмо Минфина от 24.12.2012 № 03-04-05/6-1430, то есть:

  • не важно, кому возвращается этот налог:
  • <или>работнику организации;
  • <или>бывшему работнику организации;
  • <или>человеку, который никогда не был в трудовых отношениях с организацией;
  • не имеет значения, в каком периоде был излишне удержан из доходов налог: в текущем году или в прошлом.

Единственное ограничение — переплату по налогу можно вернуть только в течение 3 летп. 7 ст. 78 НК РФ.

Поэтому если в 2015 г. к вам пришел работник (бывший работник или человек, который получал у вас иные доходы), у которого вы излишне удержали НДФЛ в 2011 г. или раньше, то, увы, ничем ему помочь нельзя. Налог ему никто не вернет.

А теперь перейдем собственно к алгоритму возврата налога.

ШАГ 1. Сообщаем об излишне удержанном НДФЛ

Это потребуется, только если организация сама обнаружила ошибку в расчете налога.

В таком случае в течение 10 рабочих дней с момента обнаружения факта излишнего удержания нужно в произвольной форме сообщить об этом физическому лицуп. 6 ст. 6.1, абз. 2 п. 1 ст. 231 НК РФ; Письмо Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112 (п. 1).

Сначала составьте бухгалтерскую справку. В ней вы зафиксируете и необходимость пересчета НДФЛ и возврата излишне удержанных сумм. С даты составления такой справки и будут отсчитываться 10 вышеуказанных дней.

Отметим, что какой-либо ответственности за несообщение об излишне удержанном налоге нет.

Если гражданин сам обнаружил ошибку в расчете НДФЛ и обратился в организацию с заявлением о возврате, то уведомлять его о факте излишнего удержания налога нет смысла.

ШАГ 2. Получаем заявление от физического лица

Для возврата излишне удержанного НДФЛ нужно получить от работника или другого физического лица письменное заявление на возврат налога, в котором должен быть указан, в частности, и банковский счет для перечисления денегп. 1 ст. 231 НК РФ; Письмо Минфина от 19.10.2012 № 03-04-05/10-1206.

Вернуть налог наличными нельзя.

ШАГ 3. Оцениваем свои возможности

По общему правилу в течение 3 месяцев со дня получения заявления на возврат НДФЛ надо вернуть налог на банковский счет физического лица за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в качестве текущих платежей (причем учитываются все суммы налога, в том числе по работникам и иным физическим лицам — получателям дохода).

Если в течение отпущенных 3 месяцев вы не вернете излишне удержанный налог, то дальше за каждый день просрочки надо будет выплатить физическому лицу проценты, которые считаются исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФст. 231 НК РФ.

Поэтому, как только вы получили заявление на возврат НДФЛ, надо оценить, сможете ли вы в течение 3 календарных месяцев вернуть эту сумму за счет текущего НДФЛ, подлежащего перечислению в бюджет в течение этого срока.

Если сумма подлежащего возврату налога меньше предполагаемой суммы НДФЛ, который вы должны перечислить в бюджет в течение 3 месяцев с момента получения заявления на возврат, то переходите к шагу 4.

В противном случае, чтобы не платить проценты за просрочку, переходите сразу к шагу 5.

ШАГ 4. Возвращаем НДФЛ сами

Исчисляем и удерживаем НДФЛ со всех текущих доходов работников и других физических лиц. К примеру, в месяце получения заявления сумма НДФЛ составила 45 000 руб. Затем:

  • уменьшаем исчисленную сумму на сумму излишне удержанного НДФЛ, которую перечисляем на банковский счет физического лица, указанный в заявлении. К примеру, если надо вернуть ранее удержанные 30 000 руб., то сразу перечисляем всю эту сумму физическому лицу;
  • оставшуюся разницу перечисляем в бюджет как обычно. В нашем примере — 15 000 руб. (45 000 руб. – 30 000 руб.).

Если за один месяц не удастся вернуть полную сумму излишне удержанного НДФЛ, то в бюджет НДФЛ вообще в этом месяце не перечисляем. Так, если по заявлению надо вернуть излишне удержанный НДФЛ в сумме 70 000 руб., то все исчисленные и удержанные 45 000 руб. перечисляем физическому лицу.

На дату следующего запланированного перечисления НДФЛ в бюджет сравниваем удержанную сумму налога с остатком невозвращенной суммы. К примеру, в следующем месяце опять исчислено и удержано 45 000 руб. текущего НДФЛ. Из этой суммы гасим остаток долга по заявлению — 25 000 руб., а оставшиеся 20 000 руб. перечисляем в бюджет (45 000 руб. – 25 000 руб.).

ШАГ 5. Обращаемся за деньгами для возврата НДФЛ в инспекцию

Если суммы НДФЛ, которую организация должна перечислить в бюджет в течение 3 месяцев, не хватает для возврата физическому лицу излишне удержанного налога, то в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от физического лица организация должна направить в налоговую инспекциюп. 6 ст. 6.1, ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ:

  • заявление на возврат налоговому агенту излишне удержанной им суммы налогаприложение № 8, утв. Приказом ФНС от 03.03.2015 № ММВ-7-8/90@;
  • выписку из регистра налогового учета по НДФЛ за период, в котором был излишне удержан НДФЛ, а также документы, подтверждающие излишнее перечисление суммы НДФЛ. В частности, в качестве таких документов можно представить инспекции:

— аналог ранее применявшейся формы 1-НДФЛ или НДФЛ-регистр иной формы, которая закреплена в вашей учетной политике.

Напомним, что Налоговый кодекс предписывает организациям разработать налоговые регистры для учетап. 1 ст. 230 НК РФ:

  • выплаченных физическим лицам доходов;
  • предоставленных налоговых вычетов;
  • исчисленных и удержанных сумм НДФЛ;

— справки 2-НДФЛ: первичную и исправленную (если возвращается налог, излишне удержанный в прошлом году);

— копию платежки на перечисление налога.

Отметим, что никакого повторного или дополнительного заявления физического лица о возврате излишне удержанных сумм НДФЛ не требуетсяПисьмо Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112 (п. 2).

В течение 5 рабочих дней со дня принятия решения о возврате переплаты (либо об отказе) инспекция должна сообщить об этом вашей организации (налоговому агенту)п. 6 ст. 6.1, п. 9 ст. 78 НК РФ.

Инспекция должна вернуть налог в течение 1 месяца со дня получения вашего заявленияп. 6 ст. 78 НК РФ.

Вернуть деньги физическому лицу можно за свой счет — не дожидаясь их получения из бюджета. Это не будет нарушением и убережет вас от уплаты физическому лицу процентов в случае, если инспекция затянет с возвратом.

***

Есть лишь несколько исключений, когда физлица должны идти за возвратом налога не к налоговому агенту, а в ИФНС по месту жительства или пребывания:

  • <или>работник (иное физическое лицо) приобрел статус налогового резидента РФ и из-за этого на конец года образовалась сумма излишне удержанного НДФЛ.

Тогда в инспекцию по месту своего жительства или пребывания такие физические лица представляютст. 78, п. 1.1 ст. 231 НК РФ; Письмо Минфина от 21.03.2011 № 03-04-06/6-48:

— налоговую декларацию за истекший год;

— документы, подтверждающие статус налогового резидента РФ в том же году;

— заявление на возврат налога;

  • <или>человек получил доходыстатьи 78, 231.1 НК РФ; п. 3 ст. 3 Закона от 23.06.2014 № 166-ФЗ; Письмо ФНС от 01.07.2015 № БС-4-11/11486@:
    • <или>в виде пенсий, выплачиваемых по договорам негосударственного пенсионного обеспечения, заключенным организацией с НПФ, пенсионные взносы по которым до 01.01.2005 были внесены с удержанием и уплатой НДФЛ;
    • <или>связанные с уплатой страховых взносов по договорам добровольного долгосрочного страхования жизни, заключенным организацией до 01.01.2008, страховые взносы по которым до указанной даты были уплачены не в полном объеме.

В случае возврата излишне удержанного налога с пенсий и «страховых» сумм 3 года для возврата НДФЛ отсчитываются с 24.06.2014п. 3 ст. 3 Закона от 23.06.2014 № 166-ФЗ; п. 7 ст. 78 НК РФ (разумеется, для сумм налога, которые были излишне удержаны до этой даты).

Кто должен оформлять заявление на право уменьшения НДФЛ

Непосредственным подсчетом и перечислением НДФЛ в налоговую службу занимается обычно не сам иностранец, а его работодатель, который является прямым налоговым агентом. Он же и пишет заявление на сокращение суммы выплачиваемого налога за счет тех авансовых выплат, которые осуществил иностранец в качестве платы за патент.
При этом учитываются не все платежи, а только те, которые были произведены в текущем календарном году.

Здесь важно напомнить, что патент можно оплачивать как единовременно, так и частями, поскольку выдается он на срок от 1 до 12 месяцев. Все квитанции и чеки, подтверждающие произведенные выплаты необходимо сохранять.

Как получить уведомление

Для того, чтобы получить из налоговой уведомление о праве на уменьшение НДФЛ за счет авансовых выплат, работодателю иностранного гражданина нужно обратиться в местную налоговую службу с соответствующим запросом, который также оформляется в виде заявления по утвержденной форме.

В течение 10 дней после того, как данное заявление будет получено специалистами налоговой, они обязаны выслать требуемое уведомление.

Причем прежде чем его отправить налоговики должны удостовериться в том, что у ФМС существует доказательство заключения трудового договора между иностранцем и российским предприятием, а также в том, что также уведомление в отношения данного человека еще никому не высылалось.

Как оформить заявление и передать его в налоговую

Заявление пишется строго по образцу, разработанному и утвержденному Федеральной налоговой службой.

Бланк включает в себя сведения о работодателе и иностранном работнике, а также налоговой инспекции, в которую подается заявление, а вот размер НДФЛ в нем не отмечается.

После того, как заявление будет должным образом составлено, его нужно передать в налоговую инспекцию.
Сделать это можно любым удобным способом:

  • придя в налоговую лично,
  • придя с представителем, имеющим на руках доверенность,
  • через средства электронной связи (при условии, что у работодателя имеется цифровая подпись, зарегистрированная по всем правилам),
  • путем отправки через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении.

Образец заполнения заявления о подтверждении права на зачет авансовых платежей по НДФЛ

Структура бланка довольно проста и понятна, но все же некоторые моменты могут вызвать небольшие затруднения.

  1. Вначале документа пишется ИНН и КПП предприятия, которое является работодателем иностранца, рядом указывается количество страниц в заявлении.
  2. Ниже, следует вписать порядковый номер заявления в текущем году (напомним, его можно писать хоть каждый месяц – никаких разъяснений и ограничений по этому вопросу в законодательстве не дано).
  3. Затем цифрами вносится код той налоговой службы, в которую будет передан заполняемый бланк.
  4. После этого в заявлении указывается полное наименование организации-работодателя или персональные данные ИП.
  5. Далее в соответствующих ячейках следует отметить год, за который требуется уменьшить сумму НДФЛ и количество страниц, на которых заявление написано.
  6. Рядом нужно указать, сколько документов, подтверждающих уплату авансовых платежей, прилагается.

Заполнение сведений о налогоплательщике

Заполнение сведений о налогоплательщике находится в левом нижнем углу первого листа документа. Здесь вносятся данные о том человеке, который своей подписью подтверждает подлинность внесенных в заявление сведений: руководителем компании, его представителем, или ИП.

Нужно указать данные физического лица:

  • фамилию-имя-отчество,
  • ИНН,
  • контактный телефон (на тот случай, если у налоговиков возникнут какие-либо вопросы),
  • дату заполнения заявления.

Справа отведено место для заполнения налоговым специалистом, здесь налогоплательщику ничего не нужно писать.

Образец заполнения второй старницы заявления

Следующая часть касается непосредственно того иностранного гражданина, который претендует на уменьшение НДФЛ за счет авансовых платежей по патенту. Тут надо вписать его личные данные:

  • ФИО,
  • дату рождения,
  • ИНН,
  • сведения из документа, удостоверяющего личность: серию, номер, дату составления и место выдачи.

Затем вся внесенная в заявление информация подтверждается подписью заявителя.

На какую сумму можно сделать возврат НДФЛ за патент иностранному гражданину?

Возмещение НДФЛ по патенту иностранного гражданина можно сделать на сумму, не превышающую размер ежемесячного авансового платежа, который вносит иностранный сотрудник каждый месяц, в соответствии с НК РФ, ст. 227.1, п.7.

Однако итоговая сумма возмещения НДФЛ через работодателя зависит от дохода иностранного гражданина.

При этом важно помнить, что в разных регионах сумма оплаты авансового платежа по патенту разная, а значит возврат НДФЛ иностранцам производится в разных размерах.

Разберемся подробнее и возьмем для примера возврат НДФЛ иностранному работнику, работающему по патенту в Санкт-Петербурге, где размер авансового платежа составляет 3000 рублей:

  • В случае если заработная плата иностранного работника в Петербурге менее 23100 руб., возврат НДФЛ иностранному работнику полагается в размере суммы, которую должен оплатить работодатель. Т.е. с зарплатой в 20 000 возмещение НДФЛ иностранному работнику по патенту делается на сумму 2600 (13%*20000), так как именно такую сумму удерживает работодатель при оплате подоходного налога сотрудника.
  • В случае если зарплата иностранца больше 23100 руб., 13% НДФЛ, удерживаемого работодателем, составляет 3003 руб., иностранец же ежемесячно оплачивает 3000 руб., значит, в данном случае возврат НДФЛ по патенту иностранцу можно делать на полную сумму авансового платежа в размере 3000 руб., поскольку 13% НДФЛ больше суммы авансового платежа (13%*23100=3003 > 3000). И с заработной платы тогда удерживается только часть, которая больше суммы авансового платежа, в данном случае 3 рубля;

Что такое патент иностранному гражданину в России и кому он нужен в 2019 году

Статьей 13.3. федерального закона 115-ФЗ обозначены особенности трудовой деятельности иностранцев на основании патента

Пунктом 5 ст. 13.3 закона 115-ФЗ определяются срок действия, правила выдачи и продления документа, выдаваемого на конкретный ограниченный период и по заявленной профессии.

Стоимость 1 месяца патента на работу для иностранных граждан с 2019 года продолжают устанавливать субъекты РФ и цена может существенно отличаться в зависимости от региона.

Дополнительными действиями после получения патента становятся получение у работодателя второго экземпляра трудового, или гражданско-правового договора и предоставление копии документа в отдел МВД в течение 2-х месяцев со дня получения (смотри п.7 статьи 13.3 с изменениями N 528-ФЗ).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *