Когда нужно удержать НДФЛ со среднего заработка при командировке

Специалисты Минфина России считают, что средний заработок, сохраняемый при направлении работника в служебную командировку, для целей обложения НДФЛ относится к оплате труда. Такую точку зрения высказали финансисты в письме от 09.04.2018 № 03-04-07/23964. Аргументируется она следующим образом.

В Налоговом кодексе отсутствуют определения понятий «оплата труда» и «командировка». Согласно п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в Налоговом кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства. Поэтому финансисты обратились к положениям Трудового кодекса.

Понятие «заработная плата (оплата труда)» содержится в ст. 129 ТК РФ. Это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты. Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. При этом конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Такой порядок прописан в ст. 136 ТК РФ.

Служебной командировкой по трудовому законодательству признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При направлении работника в служебную поездку ему гарантируются, в частности, сохранение места работы (должности) и среднего заработка (ст. 167 ТК РФ). Для расчета средней заработной платы учитываются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда в организации независимо от их источников (ст. 139 ТК РФ).

Исходя из приведенных положений Трудового кодекса, финансисты пришли к выводу, что средний заработок за дни нахождения работника в командировке можно приравнять к заработной плате. Таким образом, в целях НДФЛ датой фактического получения дохода в виде среднего заработка, сохраняемого при направлении работника в служебную командировку, выплачиваемого в сроки, установленные для выплаты заработной платы, признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен указанный доход.

Данные разъяснения специалисты ФНС России направили нижестоящим налоговым органам для использования в работе (письмо от 17.04.2018 № БС-4-11/7320@).

Следует отметить, что налоговики ранее уже рассматривали данный вопрос и пришли к такому же выводу, что и финансовое ведомство. Так, в письме от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@ они указали, что поскольку в служебной командировке работник выполняет трудовые обязанности, а средний заработок за дни нахождения в командировке являются частью заработной платы, то сумма среднего заработка, начисленная за дни нахождения работника в служебной поездке, признается его доходом в последний день месяца, за который этот доход был начислен. Именно эта дата и отражается в строке 100 «Дата фактического получения дохода» раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ.

Практически в каждой организации возникает необходимость отправлять тех или иных сотрудников в командировку. Такой рабочий выезд по заданию работодателя требует особо тщательного подхода к документальному оформлению и бухгалтерскому учету. И одним из наиболее сложных является вопрос о том, как, когда и куда платить НДФЛ с командировочных. Особенно важно правильно учесть дополнительные расходы и сверхнормативные траты и выплаты, если рабочих выездов организуется много, в том числе в другие государства.

Что облагается налогом

Один из важнейших вопросов — облагаются ли командировочные НДФЛ и в каком объеме. Законодательством установлена фиксированная сумма затрат, которая не облагается налогом даже в случае отсутствия первичных подтверждающих документов. Для поездок по стране это 700 рублей, для рабочих визитов в другие государства — 2 500 рублей за каждые сутки командировки. При этом детализация затрат необязательна, сумма является фиксированной.

Согласно существующим нормам и правилам, налогообложению также не подлежат:

  • транспортные затраты;
  • суммы на наем жилья;
  • суточные;
  • расходы на визу;
  • затраты на связь.

Чтобы эти суммы не попали под НДФЛ, необходимо их документально подтвердить. Чеки, квитанции, иные документы об оплате и письменно зафиксированные договоренности с подрядчиками и работодателями должны быть представлены в бухгалтерию командированным сотрудником, а затем и проверяющим органам.

Начислять и уплачивать НДФЛ стоит только в том случае, если есть какие-либо возмещения, не укладывающиеся в фиксированную сумму и не оговоренные, не согласованные заранее с работодателем. В этом случае налог уплачивается обязательно.

При расчете командировочных важно понимать, что все подобные расходы можно возместить исключительно сотруднику, который состоит в правовых отношениях с работодателем. К примеру, специалист, работающий по гражданско-правовому договору, не может быть командирован, соответственно, и все возмещения после рабочих поездок должны облагаться НДФЛ, поскольку они не являются фактически командировками.

Начисление командировочных должно определяться внутренним документом организации, к примеру, коллективным соглашением или дополнительным соглашением к трудовому договору. Работодатель вправе по собственному усмотрению возместить работнику любую сумму сверх установленных норм и подтвержденных затрат, в том числе в качестве бонусов. Однако все эти суммы должны обязательно облагаться налогом.

Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ

В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ):

  • стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;

См. также «Совместили командировку с отпуском, платите НДФЛ и взносы».

  • комиссия за услуги аэропортов;
  • стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
  • провоз багажа.

Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.

О том, как учитываются командировочные расходы, читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов в 2019 — 2020 годах».

Куда и когда платить НДФЛ

Адресат получения выплат по налогу НДФЛ определяется по основному месту работы командированного сотрудника. Затруднения с перечислением конкретному органу могут возникать в том случае, если работник находился в длительной командировке в городе или стране по месту нахождения дополнительного офиса. В данном случае важную роль играет тот факт, что, независимо от срока пребывания в командировке, для сотрудника не было создано новое рабочее место, не произошли изменения в штатном расписании и трудовом договоре. Поэтому неверно будет перечислять налог по месту регистрации командировочного места.

Уплата налога за командировочные выплаты должна быть произведена в те же сроки, что и переводы в бюджет с основной заработной платы, которую получают сотрудники. То же касается и расходов компании, которые учитываются на счетах основных средств или же подаются в декларациях как иные доходы физических лиц.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *