Актуально на: 13 сентября 2017 г.

Когда выставляется счет-фактура при отгрузке? По общему правилу оформить и выставить счет-фактуру необходимо в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ). Счет-фактура составляется в 2-х экземплярах: один нужно передать покупателю, другой – зарегистрировать в книге продаж (п. 6 Правил заполнения счета-фактуры, п. 2,3 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Продавец вправе выписать единый счет-фактуру на несколько отгрузок одному покупателю. При этом важно, чтобы он был выставлен не позднее 5 календарных дней с даты составления первой накладной (или первого акта, если речь идет об услугах или работах) (Письмо Минфина России от 12.01.2016 N 03-07-09/140). Отметим, что разные виды отгруженных товаров, как и разные виды оказанных услуг (выполненных работ) также могут быть указаны в одном счете-фактуре (Письмо ФНС России от 23.09.2016 N ЕД-4-15/17910).

Срок выставления счета-фактуры продавцом при получении аванса составляет тоже 5 календарных дней со дня получения суммы оплаты в счет предстоящих поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Главный вопрос: когда лучше оформлять счет-фактуру

Главным вопросом, который возникает в связи со сроком, отведенным для выставления счета-фактуры, является вопрос соответствия этого срока и даты, указываемой в документе. Выбирать приходится, как правило, из двух вариантов:

1. Счет-фактура оформляется той же датой, которой были оформлены отгрузочные документы или получен аванс. 5-дневный срок здесь нужен для того, чтобы его создать и подписать.
2. Счет-фактура оформляется любой датой в пределах 5 суток со дня отгрузки или поступления аванса. То есть даты счета-фактуры и документов-оснований, с которыми он связан, не совпадают.

Оформлять счет-фактуру лучше одной датой с документами-основаниями по следующим причинам:

1. Весь комплект документов по конкретной отгрузке получится очень удобным в работе. По отдельным документам в нем будут совпадать даты и итоговые суммы.
2. Не будет возникать проблем с учетом НДС на стыке периодов, когда отгрузка произведена в одном квартале, а счет-фактура по ней датирован следующим. Причем эта проблема коснется в первую очередь самого поставщика, т. к. реализацию он отразит в учете в одном квартале, а документ по НДС будет относиться к другому. При этом в бухгалтерской программе счет-фактура автоматически по дате создания НДС попадет в книгу продаж другого квартала, и при ручной корректировке даты записи в книге программа может отказаться записывать туда документ, датированный более поздним сроком, чем квартал отгрузки.
3. Удобными в работе окажутся авансовые счета-фактуры, дата которых будет совпадать с датой поступления денег.
4. Дата корректировочного счета-фактуры совпадет с датой подписания соглашения об изменении количества или цены товара, что также облегчит работу с этими документами.

На необходимость совпадения дат документов, оформляемых при посреднической деятельности, указано в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Последствия нарушения срока выставления счета-фактуры

Наказания за нарушение срока выставления счета-фактуры действующим законодательством не предусмотрено (письмо Минфина России от 17.02.2009 № 03-07-11/41).

Однако если нарушен 5-дневный срок на стыке налоговых периодов, то ИФНС может попытаться наказать продавца за отсутствие счета-фактуры по пп. 1 и 2 ст. 120 НК РФ, начислив ему штраф от 10 000 (при однократном нарушении) до 30 000 руб. (при систематических нарушениях). Во избежание этого документ, оформляемый с опозданием, лучше делать с указанием в нем правильной даты, даже в ущерб последовательности нумерации. Если следствием выставления счета-фактуры в другом налоговом периоде будет занижение налоговой базы, то штраф может составить 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ). То есть до составления налоговой декларации необходимо сверить и увязать учетные цифры реализации и относящегося к ней налога с аналогичными данными книги продаж. Это позволит выявить недостающие документы и дооформить их до сдачи отчетности.

В своевременном получении счета-фактуры заинтересован покупатель, для которого он предназначен и который поторопит поставщика с его предоставлением. В то же время препятствием для вычета НДС нарушение срока выставления счета-фактуры продавцом не будет.

О последствиях выставления «отгрузочного» счета-фактуры раньше установленного срока рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.

Обязательные реквизиты счета-фактуры

Основные требования по заполнения счета-фактуры прописаны в статье 169 НК РФ. Счет-фактура должна содержать в себе обязательные реквизиты (для ее принятия в налоговом учете и утверждения в налоговом органе):

• порядковый номер и дата составления.

Порядковые номера могут быть в любом виде, в котором хочется их видеть продавцу. Главное они должны быть по возрастающей и сквозные. Если организация нарушала систему порядковых номеров (например, после 66,67 выдала счет-фактуру под номером 15). То данный факт не как не отразиться на налоговом вычете.

Счет-фактуру выставляют в течение пяти календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг. Это правило прописано в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 в подпункте «а» пункта 1 приложения 1 и в пункте 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ.

• наименование продавца, его адрес и идентификационные номера;

• наименование покупателя (заказчика), его адрес и идентификационные номера.

Наименование продавца (покупателя) прописывается в полном или сокращенном виде в соответствии с учредительными документами. Адрес прописывается полный с индексом в том виде, как он прописан в Уставе компании.

• наименование грузоотправителя и грузополучателя, его адрес.

Данные по грузоотправителю и грузополучателю прописываются только в случае реализации товара. Если грузоотправителем является продавец, то полный адрес грузоотправителя прописывать не нужно, достаточно указать в строке «он же». Если вы все-таки пропишите полностью полное или сокращенное наименование, почтовый адрес, то это не будет являться ошибкой.

Данные по грузополучателю необходимо указывать полностью: наименование, адрес в соответствии с уставными документами. Вне зависимости является ли грузополучатель и покупатель одним и тем же лицом или нет.

• название проданных товаров или описание оказанных услуг, единица их измерения.

• количество проданных товаров или объем оказанных услуг;

• валюта документа.

В счете-фактуре необходимо указать код валюты документа, в соответствии с Общероссийским классификатором валюты.

а) 643- российский рубль, если цена документа в рублях;

б) 840- доллар США, если цена документа в долларах;

в) 978- евро, если цена документа в евро.

• цена за единицу товара или услуги без учета налога;

• полная стоимость проданных товаров, оказанных услуг;

• налоговая ставка;

Налоговая ставка налога НДС бывает 0%, 10%, 20%. Если организация работает на упрощенке или освобождена от уплаты НДС по каким-либо другим причинам, данное значение заполняется словами «Без НДС».

• сумма налога;

• полная стоимость товаров, оказанных услуг с учетом суммы налога;

• страна происхождения товара и номер таможенной декларации – только для импортных товаров.

Налоговая ставка по НДС и сумма налогообложения (база)

Ставка налогообложения – 0%, 10% или 20%. Но нужно знать не только ее, но и налоговую базу.

Для расчета налога используются формулы:

НБ * ставку = НДС на реализацию;

исчисленный при реализации налог – «входной» (на вычет) + восстановленный = к уплате.

НБ определяется на наиболее раннюю из дат:

• день полной или частичной оплаты;
• день отгрузки или передачи.

Вычету по сбору подлежат суммы:

• уплаченные при ввозе товаров из стран Таможенного союза;
• внесенные при ввозе на территорию страны в там. процедурах выпуска для: а) потребления внутри страны; б) временного ввоза; в) направления на переработку вне территории таможни;
• предъявленные поставщиками или подрядчиками.

Счет-фактура (равно как и другие первичные документы) как раз и используется для подтверждения права на вычет.

ПРИМЕР. Субъект закупил стройматериалы на 1 200 рублей (НДС – 200 руб.). На услуги перевозки отдано 590 (в т.ч. 90 – НДС). На льготируемую операцию ушло 300 руб. без НДС. В таком случае сумму НДС к вычету будет равна 200 + 90 = 290 руб.

Виды налоговых ставок и их размер

Ставка налогообложения:

• 0% (по п. 1 ст. 164 НК РФ). Применяется при экспорте товаров в рамках свободных там. зон, услуг по международной перевозке.

• 10% (Пост. № 908, 41, 688). Процентная ставка устанавливается на реализацию продтоваров и товаров для детей. Ставка также установлена на периодику, книжную продукцию, медтовары и некоторые другие специфические категории.
• 20% НДС (ставка п.3 ст. 164 НК). Считается «традиционной» и применяется во всех остальных случаях.

ВНИМАНИЕ! 13% — НДФЛ. Как рассчитывается и от чего зависит налог на доходы физических лиц, разберем в отдельной инструкции.

Кто выставляет счет-фактуру: покупатель или продавец? Проводки и правила

Возникают вопросы по поводу того, кем и когда выставляется счет-фактура. Продавец (или подрядчик, исполнитель – зависит от особенностей сделки) направляет СФ прямо покупателю (клиенту, заказчику).

Документ составляют после согласования стоимости и уточнения сделки. Сроки – 5 дней. Дата отсчета = момент оказания услуг или отгруза товара (включая день отгрузки!).

Выставлять счета-фактуры обязательно, если:

• компания уплачивает НДС;
• фирма является посредником (к примеру, заключила комиссионный или агентский договор с ООО или ИП на ОСНО).

В каких случаях не выставляют счет-фактуру

Выше разобрали, в каких случаях выставляется счет-фактура. Теперь необходимо понять, в каких случаях это не происходит.

Субъекты, работающие по специальным налоговым режимам (самозанятые, ЕНВД, УСН и другие), могут не уплачивать НДС.

Но компании, которые пользуются упрощенными режимами, часто сталкиваются с отказом от сотрудничества. Причина в том, что их поставщики на НДС не смогут вернуть часть налога (т.е. вынуждены нести дополнительные затраты).

Не обязаны платить данный налог:

• организации и ИП, которые работают по упрощенным режимам (к примеру, «сидят» на УСН);
• участники проекта «Сколково» (по ст. 145.1 НК РФ);
• организации, работающие в сельском хозяйстве на системе ЕСХН;
• компании, которые сидят на «патентах»;
• фирмы, которые платят ЕНВД (по тем видам деятельности, на которые начисляется «вмененка»);
• субъекты, которые освобождены от уплаты НДС по ст. 145 НК РФ.

Счет-фактура выставляется в случаях, предусмотренных законодательством. Есть частные ситуации, когда документы выставляет: а) организация-экспортер; б) компания, осуществляющая реализацию товаров физлицам; в) субъект в рамках «обратной реализации; г) цессионарий.

Когда выписывается счет-фактура? Сроки и требования

Срок выписывания счет-фактуры – это 5 КАЛЕНДАРНЫХ дней, отсчитывающихся с момента:

• получения субъектом полного или частичного аванса;
• отгрузки товара;
• передачи имущества или имущественных прав.

Обратите внимание, что день отгрузки товара считается! В письме от 13.08.2014 № 03-07-15/40302 Минфин затронул вопрос сроков и указал основные моменты.

Что будет, если не успеете выставить СФ в установленные временные отрезки? Можно ли в таком случае организации воспользоваться правом на вычет? Официальная позиция властей представлена в п. 2 и пп. 1 п. 5 статьи 169 НК РФ (и дублируется в письмах Минфина).

Но бухгалтеры советуют выставлять СФ «с просрочкой» и пользоваться правом на вычет по НДС. Причина в том, что НК не устанавливает конкретную зависимость между соблюдением сроков и вычетом по налогу.

На практике с «просрочками» по СФ могут возникнуть проблемы из-за «стыка налоговых периодов». Это ситуация, когда нужно было выставить документ, к примеру, в 4-м квартале (до 31 декабря), но это делают в начале января, т.е. переносят на 1-й квартал. Результат – ответственность по ст. 120 НК. Наступает за грубое нарушение правил учета. Санкция зависит от тяжести содеянного:

• до 10 000 рублей штрафа – при обнаруженном первом нарушении;
• не более 30 000 руб. – при нарушениях, допущенных в 2, 3, 4 и более налоговых периодах;
• 20% от суммы неуплаченного субъектом налога (но минимум 40 000 р.) – те же деяния, повлекшие занижение НБ.

В каких случаях и когда выставляют счет-фактуру

В НК РФ есть ответ на вопрос, когда выставляют (выписывают) счет-фактуру и ведут учет в книге покупок и продаж:

• совершение операций, признающихся объектом налогообложения (за исключением «льготных» позиций);
• проведение операций по реализации продукции, которые освобождена от н/о, вывезенная на территорию стран ЕЭС;
• в иных случаях.

Счет-фактура на аванс: когда выписывается и что это такое

При полной или частной предоплате установлен срок 5 дней с момента отгрузки или получения.

На практике возникают вопросы, связанные с «расхождением» в налоговых периодах.

ВНИМАНИЕ! Возникают вопросы по поводу авансовых платежей (особенно при несовпадении периода аванса и отгрузки). Когда аванс получен в одном налоговом периоде (к примеру, 31 декабря), а отгрузку совершили в другом налоговом периоде, то в течение 5 дней от получения предоплаты (к примеру, 2 или 3 января) продавец должен выставить «авансовый» СФ. После этого документ регистрируют в книге продаж за 4 кв. СФ, выставленный при отгрузке, отражают в книге продаж за I квартал.

Электронный и бумажный счет-фактура: в чем сходство и разница

Законодательство подчеркивает значение юридической силы: бумажный счет-фактура = электронный СФ.

На сайте ФНС указывается: благодаря системе контроля НДС (АСК НДС-2) удается обрабатывать в цифровом формате несколько миллионов электронных деклараций по НДС + около 1 млрд СФ.

Чтобы перейти на «электронку», необходимо:

• получить квалифицированную ЭЦП, которой будут подписываться все док-ты;
• согласовать с контрагентами техническую возможность обмена данными в электронном формате (п. 1.4 приказа № 174н);
• подписать договор с 1-м из операторов (полный список представлен на сайте ФНС).

ВАЖНО! Счета-фактуры на бумажном носителе всегда составляются в 2-х экземплярах. «Цифровые» — в одном.

Преимущества ЭСФ:

• поиск и обнаружение ошибок в автоматическом режиме (подсказка для бухгалтера);
• сокращение расходов на бумажный документооборот (и хранение СФ в папках или архивах);
• заверение в случае отправки по запросу на проверку не нужно.

Но есть сложности с возможными перебоями в сети, техническими проблемами на стороне оператора. Из-за подобных накладок не формируется извещение о получении документа, что автоматически делает ЭСФ невыставленным. В таком случае продавец должен составлять счет-фактуру 2020 на бумажном носителе.

Возникает вопрос: можно ли параллельно работать и с электронными, и с обычными СФ? Соглашение о передаче док-тов по цифровым каналам заключается между контрагентами. Они могут предусмотреть возможность «смешанного использования» СФ (или выставления их то в одном формате, то в другом). В таком случае не нужно дублировать ЭСФ бумажным счетом-фактурой. В 2020 г. правила таковы. Но законодательство (вслед за экономикой) идут по пути постепенной «цифровизации».

Cводный счет-фактура: что такое, когда и кем выставляется

Сводный счет-фактура является документом, который выставляется посредником, комиссионером или агентом при работе с несколькими продавцами или поставщиками (форма – эл. или бумажная). СФ такого типа выставляют:

• застройщики;
• экспедиторы;
• иные посредники в соответствии с требованиями законодательства.

ВНИМАНИЕ! Компания «А» заказала у экспедитора «Б» перевозку грузов. «Б» воспользовался услугами ИП «Барабулькин» для транспортировки. В результате экспедитор должен выставить сводный счет-фактуру. Такая же ситуация и с застройщиками, которые возводят здания для инвестора, привлекая разных подрядчиков.

Сводный счет-фактура – документ, основанием для составления которого являются СФ, выставленные подрядчиками или продавцами в тот же день. Если сроки разные (одна компания выставила сегодня, а другая – через неделю), то «сводники» формируют в соответствии с этими датами. Номер присваивается по утвержденным внутренним правилам хронологии. Формат зависит от требований, установленных в конкретной организации: в бумажном виде или на компьютере.

Электронный документооборот счета-фактуры подобного плана также допускает.

Заполнение сводных СФ происходит на тех же основаниях, что и основных. Регистрация в книге продаж / покупок не требуется! Но док-т вносится в журнал выставленных / полученных СФ.

Корректировочный счет-фактура: выставление, заполнение, сроки, требования

Корректировочный счет-фактура – это акт, который так или иначе возникает в ходе осуществления предпринимательской деятельности в связи с изменениями на рынке. Он составляется в соответствии с ч. 3 п. 3 ст. 168 НК в случае:

По сути, это возможность внести изменения, возникшие в связи с особенностями осуществления хоздеятельности. Обратите внимание, что есть отличие между исправляющими и корректирующими документами.

Какие сроки установлены и когда выставляется корректировочная счет-фактура? 5 календарных дней с момента составления первичных док-ов: чеков, накладных и других. Форма корректирующего СФ представлена в прил. №2 к Пост. № 1137.

Общая схема заполнения такая же, как и для стандартного документа. Но в таблице предусмотрены графы А и Б для указания изменений. А – до коррекции, Б – после (уменьшение или увеличение).

Правила заполнения:

• суммы указывают с копейками (центами; евроцентами);
• док. в бумажной форме составляют в 2-х экз.;
• исправления вносят путем составления новых корректировочных счет-фактур (ответ на вопрос, в каких случаях выставляется СФ дополнительно);
• акт подписывают уполномоченные лица: руководитель или главбух (для электронных предусмотрен другой порядок);
• налогоплательщику предоставляют право указывать в КСФ доп. информацию (в том числе и реквизиты первичных док-в).

ВНИМАНИЕ! Что делать при получении полной и (или) частичной предоплаты? Как отразить документ, чтобы не допустить налоговых нарушений? Часто спрашивают, когда выставляется авансовая счет-фактура. Сроки те же – 5 дней.

Журнал учета полученных и выставленных счетов фактур: что такое, как вести и заполнять

Журнал учета полученных / выставленных счетов фактур – документ, форма которого утверждена тем же Пост. № 1137 (приложение №3). Он состоит из 2-х ключевых частей:

• выставленные субъектом СФ;

• полученные.

Основные требования:

• журнал учета выставленных счетов фактур может быть бумажным или в эл. форме;
• срок хранения док-а – 4 года после последней записи;
• руководитель или ИП подписывает бумажный ЖУ до 20 числа месяца, идущего за отчетным периодом (+ нумерация и прошнуровка);
• журнал учета счетов фактур 2020 года в электронной форме подписывается ЭЦП при передаче в налоговые органы.

Контроль (исправления, корректировки) возлагается на уполномоченных лиц организации. Как правило, за журнал учета полученных и выставленных счетов фактур отвечает бухгалтер.

Ответственность за нарушения счета-фактуры: просрочки, ошибки, проверки

При камеральной проверке обнаруживаются типичные ошибки:

• отсутствие в книгах покупок и (или) продаж итоговых сумм;
• опечатки в указании кодов операций;
• расхождение между сумами в декларации и книгах покупок и продаж;
• ошибки при указании НДС по СФ.

Также распространены и другие:

• ошибки при указании реквизитов СФ сторонами сделки;
• объединение 2, 3, 5 или больше док-тов в 1 счет-фактуру;
• ошибки при указании кода транзакции;
• нарушения при указании № заявления о ввозе и (или) уплате субъектом косвенных налогов;
• неточности при заполнении стоимостных показателей;
• проблемы при отражении транзакций с участием посредников;
• нарушения при предоставлении исправительных и корректирующих СФ;
• ошибки при заполнении «авансовых» док-в.

Ответственность за нарушение сроков выставления счет-фактуры не наступает автоматически. При обнаружении указанных выше проблем приходит сообщение о необходимости:

• направить квитанцию о приеме требования (в противном случае налоговый орган вправе вынести решение о «заморозке счета» в банке);
• предоставить уточненную налоговую декларацию (или сделать пояснение с исправленными записями).

Что делать, если нарушения или пояснения не предоставлены? ФНС может привлечь к ответственности:

• по ст. 129.1 НК РФ;
• по ст. 120;
• по ст. 19.4 КоАП (для должностных лиц).

Статья	За что	Кому	Какая ответственность
Ч.1 ст. 129.1	Неправомерное несообщение (или несвоевременное сообщение), если нет налогового правонарушения по ст. 126 НК РФ	Организации	Штраф 5 000
Ч2. ст. 129.1	То же самое, но повторное (в течение 1 календарного года)	Организации	Штраф 20 000
Ч. 2.1 ст. 129.1	Аналогично, но в отношении иностранной организации	Специфический субъект – иностранная компания	Штраф – 100% от суммы налога на имущество
Ч.1 ст. 120	Повторное грубое нарушение правил учета (в течение года)	Организации	10 000.
Ч.2 ст. 120	То же самое, но в течении 2, 3, 4 и более налоговых периодов	Компании	30 000
Ч. 3 ст. 120	Повторное грубое нарушение правил учета (в течение года), которое стало причиной занижения НБ	Фирмы	20% от суммы неуплаченного (но не менее 40 000)
Ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ	Неповиновение законному распоряжению	Физлицо (должностное)	Штраф от 500 до 1 000 руб. для физлиц. От 2 000 до 4 000 – для должностных

В ст. 120 НК указывают, что такое грубое нарушение правил учета:

• нет первичных док-в (в 1с и вообще);
• нет СФ (за отсутствие счет-фактур ответственность может наступать по ч.1-3 ст. 120);
• нет регистров бухучета;
• нет регистров налогового учета;
• 2, 3, 4 раз и больше в течение 1 года неправильно отразили средства и операции (или же просрочили).

В чем ситуация

По договору на продажу печатной продукции организация А передает организации Б книги за плату, кроме того, компания Б оплачивает компании А почтовые расходы на доставку этих книг. Организация А выставляет товарную накладную (ТОРГ-12) от 06.09.2017, так как книги были направлены в этот срок, затем по факту доставки 13.09.2017 выставляет акт оказанных услуг и счет-фактуру на общую сумму договора (книги и доставка).

В частности, для закрытия договора компания А должна предоставить книги и организовать доставку, то есть передача книг оформляется товарной накладной, а доставка — актом, по факту доставки, то есть более чем через 5 дней после товарной накладной. Счет-фактура выставлен на общую сумму с датой акта.

Правомерно ли это? Или в связи с тем, что на выставление счета-фактуры дается 5 дней, товарная накладная должна быть с датой не ранее 09.09.2017? Возможно ли принять товарную накладную, акт и счет-фактуру с текущими данными или какой-то из документов нельзя принять и следует поменять даты?

📌 Реклама Отключить

Когда «выписывается» электронный счет-фактура

Электронный счет-фактуру продавец должен выставить так же в 5-тидневный срок после отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или получения аванса. Конечно, при условии, что у продавца и покупателя есть договоренность об использовании электронных счетов-фактур.

Продавец должен оформить электронный счет-фактуру по утвержденному формату (утв. Приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@), подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации и направить его покупателю по телекоммуникационным каналам связи (п. 2.4 Порядка и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н, далее – Порядка). В ответ оператор электронного документооборота должен будет направить подтверждение, что файл к нему поступил. Тогда счет-фактура будет считаться выставленным (п. 1.10 Порядка).

Когда счет-фактуру составляет налоговый агент по НДС

Налоговые агенты по НДС также в большинстве своем должны составлять счета-фактуры. К примеру, организация приобретала у органа госвласти муниципальное имущество, не закрепленное за муниципальным предприятием или учреждением (п. 3 ст. 161 НК РФ). Тогда счет-фактуру в одном экземпляре она должна будет составить в общеустановленный срок, т. е. в течение 5 календарных дней с даты перечисления аванса или с даты оплаты принятого на учет имущества (Письмо ФНС РФ от 12.08.2009 N ШС-22-3/634@).