Кто сдает СЗВ-СТАЖ — бухгалтер или кадровик?

Формирование и сдачу отчетов, которые содержат только персонифицированные данные (как, например, СЗВ-М), можно переложить на отдел кадров. Отказ заполнять отчет СЗВ-СТАЖ отдел кадров аргументирует обычно тем, что он содержит не только персонифицированную информацию. Как уладить конфликт между бухгалтерией и отделом кадров?

Как распределить отчеты СЗВ-СТАЖ между отделами компании

Отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ похожи, и, если бухгалтерии уже удалось переложить первый и более простой из них на отдел кадров, то можно сделать еще одну попытку. При этом нужно сразу оговорить, что кадровики будут задействованы:

  • один раз в год (основная нагрузка – ежегодный отчет СЗВ-СТАЖ);
  • в случаях выдачи отчета СЗВ-СТАЖ увольняемым работникам.

Самый сложный случай – назначение пенсии, при котором формирование отчета СЗВ-СТАЖ не терпит отлагательств, бухгалтерия оставляет за собой. Необходимо подчеркнуть, что указание в отчете СЗВ-СТАЖ типа сведений «Назначение пенсии» – единственный случай, когда нужно заполнять «бухгалтерские» разделы 4 и 5, отражающие сведения:

  • о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  • об уплаченных страховых взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

Все остальные разделы содержат информацию, которую вносит в базу отдел кадров.

Что такое СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ — это ежегодная отчетность. Отчет по всем сотрудникам компании за 2017 г. нужно подать до 1 марта 2018 г. (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Исключение — случаи, когда компанию закрывают в 2017 г.: тогда сдать отчет надо на момент ликвидации организации, по всем работникам и подрядчикам. Период, за который сдают сведения, – с 1 января 2017 г. по дату ликвидации. Отчет предоставляется в течение месяца с даты утверждения ликвидационного баланса предприятия.

Также в течение 2017 г. СЗВ-СТАЖ оформляется на уволенных сотрудников. Это требование п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. Подавать сведения в ПФР досрочно из-за увольнения сотрудника не надо — отчет представляется в фонд по итогам года. Однако отчет нужно подать в ПФР в течение трех календарных дней со дня, когда сотрудник заявил о выходе на пенсию. Это предусмотрено п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

Сведения о стаже сотрудников следует направить в ПФР по месту постановки на учет. СЗВ-СТАЖ можно сдать как в электронной форме, так и на распечатанном бланке. Ограничения на сдачу отчета на бумаге регулируются п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Согласно этой норме, бумажный отчет примут, только если на предприятии работает 24 человека или меньше. Если численность работников равна 25 или превышает эту цифру, то СЗВ-СТАЖ следует сдать в электронной форме. Это важно, поскольку за нарушение формы отчетности предусмотрена штрафная ответственность. Штраф за необоснованную сдачу бумажного отчета составит 1000 руб.

Отчет сдается один раз в год, у организации на это есть два месяца после окончания отчетного года. Стоит учесть, что на сведения персонифицированного учета, включая новый отчет о стаже, распространяются правила переноса сроков. Если последний день сдачи отчета (сведений) выпадает на выходной или праздничный день, его можно перенести на ближайший рабочий день (письмо ПФР от 07.04.16 № 09-19/4844).

Особенности сдачи отчета

Страхователи могут столкнуться с некоторыми особенностями при решении вопроса о необходимости сдачи новой персонифицированного отчетности по форме СЗВ-СТАЖ.

Так, например, если с физическим лицом заключен трудовой или гражданско-правовой договор, но выплат по ним в отчетном периоде не было, то форму СЗВ-СТАЖ по итогам года все равно нужно формировать и сдавать. Факт наличия или же отсутствия выплат не является определяющим применительно к данной отчетности.

Также стоит отметить особенности правового статуса руководителя (директора) организации при решении сдачи отчета. На него распространяется действие норм трудового права как на работника, вступившего с работодателем — юридическим лицом в трудовые отношения на основании трудового договора (ч. 1 ст. 273, ст. 274 ТК РФ). В связи с этим не исключается, что форму СЗВ-СТАЖ по итогам отчетного периода потребуется формировать на генерального директора-единственного учредителя. Причем даже если с ним не заключен трудовой договор и никаких выплат от собственной организации он не получает. Ведь отчет по форме СЗВ-СТАЖ нужно заполнять на всех лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях (п. 1.5 Порядка заполнения, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п). Однако, официальных разъяснений на этот счет от ПФР пока не было. Сейчас окончательную и полную информацию можно получить у ПФР на местах.

Форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ является входящим документом и содержит ФИО и СНИЛС сотрудников, периоды работы, коды условий труда и оснований для досрочной пенсии. Другие формы отчетности по страховым взносам не предусматривают отражения таких данных.

Форму СЗВ-СТАЖ заполняют и сдают на всех застрахованных лиц, с которыми заключены трудовые договоры или гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа и др. На застрахованных лиц, признанных безработными, сведения по форме СЗВ-СТАЖ подает служба занятости населения.

Пример. Необходимо заполнить СЗВ-СТАЖ для организации, у которой есть работники, которые в 2017 г. выходят на пенсию.

В разделе 1 необходимо отметить тип «Назначение пенсии». В разделе 2 указывается период — 2017 г., так как сотрудник выходит на пенсию в этом году. В разделе 3 по графам 1—5 следует записать ФИО и СНИЛС работника. В графах 6 и 7 отразить период работы физлица — с 01.01.2017 по дату, когда работник выходит на пенсию. Если сотрудник отдыхал за свой счет, период следует показать отдельно, с кодом «НЕОПЛ» в графе 11.

Другие графы необходимо заполнять при особых условиях — при работе на Крайнем Севере, тяжелых и вредных условиях труда. Например, если сотрудник был занят в текстильной промышленности, следует поставить в графе 9 код 27-4. Коды условий можно взять в приложении к Порядку заполнения формы СЗВ-СТАЖ (утв. постановлением № 3п).

В разделе 4 отразить сведения о том, начислялись ли вы взносы за периоды из раздела 3. Следует отметить поле «Да» даже в тех случаях, если вы начислили взносы, но еще не заплатили их. «Нет» необходимо ставить, если вообще не начисляли зарплату. Если организация начисляла взносы по дополнительным тарифам, то нужно отметить в разделе 4 формы СЗВ-СТАЖ поле «Да», если не начисляла — сделать отметку в поле «Нет».

Форму СЗВ-СТАЖ, также, как и СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ, организации будут формировать в пакеты документов. Каждый пакет сопроводите формой ОДВ-1. Она включает сведения об организации и перечень передаваемых документов. В пакет необходимо включить документы только одного наименования и одного типа сведений.

Опись ОДВ-1, также, как и иные формы, имеет несколько признаков. При первичной отправке отчетов с описью следует указать признак «исходная». Если в описи ошибка, исправьте ее уточнением. Направьте ОДВ-1 с признаком «корректирующая» с верными сведениями или отмените данные исходной формы с признаком «отменяющая». При формировании электронного отчета опись включена в основной файл в виде раздела. Отдельно формировать ОДВ-1 не надо. При подаче сведений на сотрудников, выходящих на пенсию досрочно, будет заполнен раздел 5 описи «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии со ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400–ФЗ «О страховых пенсиях».

Дополнительные аргументы в пользу бухгалтерии

Самый очевидный аргумент, который бухгалтерия также активно использует при передаче в отдел кадров того же отчета СЗВ-М, – это СНИЛС.

Бухгалтер никак не может повлиять на его наличие, так как обязанность получения этого важного документа уже давно возложена на самих работников. А собирать необходимые документы с работников – обязанность отдела кадров. И это не только СНИЛС, но и документы о смене фамилии, а в последнее время даже имени и отчества.

В отличие от СЗВ-М, отчет СЗВ-СТАЖ содержит и другие данные, которые целесообразнее заполнять отделу кадров. Например, графы, отражающие:

  • период работы;
  • кодировку территориальных и особых условий труда.

И только от отдела кадров зависит отсутствие проблем при заполнении графы «Сведения об увольнении застрахованного лица». Ведь эта графа предусмотрена только в одном случае – дата увольнения пришлась на последний предновогодний день года.

Как соблюсти интересы компании

Разногласия между бухгалтерией и отделом кадров ни в коем случае не должны лихорадить компанию и, тем более, вызывать недовольство руководства. В случаях, если:

  • конфликтные ситуации неизбежны;
  • функции отдела кадров возложены на бухгалтерию;
  • споры о том, кто должен сдавать отчет СЗВ-СТАЖ , привели к штрафу,

целесообразно передать расчет зарплаты на аутсорсинг, поскольку в данном случае сдача отчетности по сотрудникам в фонды, в том числе, в ПФР переходит в руки провайдера бухгалтерских услуг.

Дополнительные бонусы передачи расчета зарплаты на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice:

  • отчет СЗВ-СТАЖ, как и другие отчеты в ПФР, статистику и налоговую будут отправлены специалистами нашей компании;
  • финансовые потери из-за ошибок, допущенных нашими специалистами, будут компенсированы клиенту – это предусмотрено полисом страхования профессиональной ответственности (когда отчетность сдается «своими силами», ни штатный бухгалтер, ни кадровик обычно не возмещают компании штрафные санкции).

Отметим, что мы возмещаем штрафы даже в том случае, если договор с клиентом уже расторгнут, но отчетность сдавали мы. На практике нам пока не приходилось прибегать к страховке на участке зарплаты. Причем не только благодаря высокой квалификации наших специалистов, но и за счет основательной автоматизации, позволившей практически исключить действие человеческого фактора.

Заказать услугу

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *