Зачем нужен этот отчет

С апреля 2016 года все предприятия, включая ИП, должны каждый месяц подавать отчет в Пенсионный фонд России (ПФР) с поименным списком людей, работающих в компании. Сдавать специально разработанную форму СЗВ-М должны были до 10 числа, следующего за отчетным периодом. В 2018 году данный вид отчета сохранился, но измениилсь сроки подачи.

Причиной для ввода такой отчетности в ПФР послужило то, что с 1 января 2016 года у пенсионеров, которые остались работать, убрали плановую индексацию страховых пенсионных начислений. Соответствующий Федеральный закон № 385-Ф3 был одобрен депутатами и Президентом РФ. Так как индексировать пенсии прекращают с 1-го дня работы и начинают заново с момента увольнения, то появилась нужда в непрерывном отслеживании кадровых движений. Осуществление контроля поручили работодателям. Это объясняется тем, что они могут представить полную картину учета персонала, в том числе граждан, работающих по гражданско-правовым договорам.

С 1 февраля 2016 года ПФР обнародовал постановление № 83п, которое прошло регистрацию под № 41142 в Минюсте РФ 18 февраля. С 1 апреля 2016 года документ – отчет СЗВ-М – вступил в силу.

в 2018 году готовить и подавать этот документ можно до 15 числа следующего месяца (если 15 число – выходной, то крайний срок подачи переносится на последующее рабочее число).

Разновидности отчета

Сведения, которые обязательны для представления в ПФР, отражены в ст. 11 № 27-Ф3. Существует 3 формы отчета:

• «исх» – документ, отправляемый первый раз за отчетный период;
• «доп» – уточняющий документ, прилагающийся к уже поданному за отчетный период;
• «отмн» – аннулирует отчет, который подавался ранее.

В самой форме отчета имеются четкие и подробные инструкции по заполнению. В бумажном виде отчет разрешено сдавать при численности штата, не превышающей 24 человека. Если на предприятии работает 25 и более подчиненных, то отчитываться надо будет в цифровом виде. Это прописано в ст. 8 № 27-Ф3. Сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам, приравниваются к штатным работникам и отражаются в отчете СЗВ-М. Если подается бумажная версия отчета вместо электронной, то будет наложено взыскание в размере 1000 рублей (ст.17 Федерального закона № 27-Ф3).

Для подачи документа в цифровом виде нужно в обязательном порядке заключение контракта с оператором связи, так как на сайте ПФР есть возможность скачать электронный отчет, сделать проверку на возможные неправильности, но невозможно подать его. При электронной версии отчетности рекомендуется отправлять файл на 1-2 дня раньше, дабы исключить вероятные технические задержки.

Отчетность через Интернет

Предлагаем страхователям воспользоваться возможностями телекоммуникационных каналов связи для представления формализованной отчетности в ПФР и обмена любыми неформализованными письмами в виде прикрепленных файлов, подписанных квалифицированной электронной подписью.

Включение организации в систему электронного документооборота ПФР (СЭД ПФР) позволит:

• Сократить время на сдачу отчетности.
• Получить по электронной почте протокол проверки (в случае наличия ошибок в переданных файлах).
• Получить подтверждение юридически значимого факта своевременной сдачи отчетности в ПФ.
• Исключить представление отчетности в бумажном виде.

Для того, чтобы стать участником электронного документооборота с ПФР, необходимо:

• Иметь почтовый ящик с Интернет-адресом.
• Заключить соглашение (договор) между страхователем и организацией, предоставляющей услуги удостоверяющего центра ЭП и поставляющей соответствующее программное обеспечение (на платной основе).
• Заключить Соглашение с Отделением ПФР об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи. Включение в систему ЭДО ПФР проводится на безвозмездной основе (бесплатно).
• Провести тестирование с ПФР.

Порядок заключения Соглашения между страхователем и ПФР:

• Страхователь заключает соглашение (договор) с организацией, предоставляющей услуги удостоверяющего центра ЭП и поставляющей соответствующее программное обеспечение (на платной основе).
• Страхователь готовит файл текста Соглашения с ПФР в электронном виде, воспользовавшись предложенным ниже бланком, при этом заполняются реквизиты своей организации. Наименование файла: «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: Соглашение. 063-005-000111 Формат файла – MSOfficeWord, расширение .doc.
• Используя программное обеспечение, предоставленное организацией – удостоверяющим центром направляет файл Соглашения в виде первой (тестовой) посылки, подписанной ЭП. Отправка осуществляется в виде прикрепленного неформализованного документа. При настройке программного обеспечения, в качестве реквизита номера соглашения с ПФР указывается условный номер, например 0000.
• Отделение ПФР, получив файл Соглашения регистрирует его и направляет страхователю тот же файл, подписанный электронной подписью должностного лица, в приложении указывается номер и дата Соглашения.

Получение страхователем от ПФР подписанного ЭП файла Соглашения означает, что система обмена информацией прошла успешную проверку, готова к обмену данными, подлинность сертификата ключа ЭП установлена.

Представление отчетности через уполномоченных представителей:

Для страхователей с малой численностью работающих и использующих услуги налоговых агентов для представления отчетности в ИФНС появилась возможность представления отчетности в ПФР через уполномоченных представителей. Взаимодействие страхователей, уполномоченных представителей и ПФР изложено во Временном порядке по привлечению уполномоченных представителей страхователей для представления отчетности в территориальные органы ПФР Новгородской области по электронным каналам связи с ЭЦП. Уполномоченные представители представляют в ПФР Список обслуживаемых страхователей.

Для реализации страхователями права осуществлять обмен электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Список аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Минкомсвязи России.

Шаблоны основных документов СЭД ПФР:

Соглашение между страхователем и ПФР

Соглашение между ИП и ПФР

Соглашение между уполномоченным представителем налогоплательщика — страхователем и ПФР
Договор поручения между страхователем и уполномоченным представителем-ЮЛ или ИП бессрочный
Договор поручения между страхователем и уполномоченным представителем-ЮЛ разовый
Доверенность страхователя уполномоченному представителю
Согласие работника на передачу персональных данных через уполномоченного представителя
Образец списка страхователей для уполномоченных представителей

Когда нужно сдать СЗВ-М?

Сроки сдачи СЗВ-М едины для представления отчета как на бумажном носителе, так и в электронном виде: до 15-го числа каждого месяца, следующего за окончанием отчетного месяца.

Возможен перенос сроков сдачи отчета при их выпадении на выходные или праздничные дни (письмо ПФР от 07.04.2016 № 09-19/4844).

При нарушении срока представления формы к работодателям будет применен штраф 500 руб. за каждого сотрудника, сведения о котором оказались поданными с опозданием (ст. 17 закона № 27-ФЗ). Кроме того, должностные лица подвергнутся административной ответственности в виде штрафа от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ). К ИП административный штраф не применяется.

О том, имеются ли свои санкции для ситуации несдачи отчета, читайте в статье «Какой штраф за несдачу отчета СЗВ-М?».

Итоги

Форма СЗВ-М имеет довольно простой вид, в связи с чем работа с ней на практике вызывает не очень много вопросов. Ответ на один из них — «Можно ли сдать СЗВ-М по почте?» — является положительным, но воспользоваться таким способом смогут только те работодатели, число попавших в отчет лиц у которых не превышает 24 человек.

Форма СЗВ‑М: как заполнить и сдать форму для ежемесячной отчетности в ПФР

Ежемесячный отчет по форме СЗВ-М должны представлять все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении работающих у них застрахованных лиц. Сведения нужно сообщать и о тех физических лицах, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по таким договорам уплачиваются страховые взносы в ПФР. Об этом говорится в новом пункте 2.2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ). Форма СЗВ-М сдается в подразделение Пенсионного фонда по месту регистрации страхователя (п. 1ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Сведения по форме СВЗ-М необходимо представлять на всех застрахованных работников, независимо от их возраста и наличия у них права на пенсию.

Бесплатно заполнить, проверить и сдать СЗВ-М через интернет

Сведения о застрахованных лицах: форма сзв-м

Внимание

К сведению, из личной практики: «Я бухгалтер бюджетного образовательного учреждения. Каждый месяц подаю подобный отчет. Несколько раз сталкивалась с проблемами, в плане ошибок. То есть в лицее имеются лица, которые находятся на больничном более месяца, соответственно заработной платы в отчетном месяце не имели.

В отчете постоянно забывала их показывать. Когда наступал момент сдачи ИС и РСВ, то ошибки начинали проявляться. Период, на который приходилась болезнь, указывается в квартальной отчетности, но нет страховых взносов. Но по факту человек числится в организации. Для исправления подобной ситуации приходилось подавать дополняющую СЗВ-М, а это в конечном итоге выливалось в штрафные санкции и недовольство со стороны руководства». Еще один, не очень распространенный казус, человека сократили 1 сентября. В ИС дата увольнения показана 01.09.2016 г.

Как сдать СЗВ-М через сайт ПФР онлайн

Многим интересно, как сдать СЗВ-М в Пенсионный фонд бесплатно через интернет. Некоторые компании предлагают устанавливать платные программы. Но использовать такие программы целесообразно, если вы сдаете за один и тот же период комплекс отчетов в различные госорганы. Если речь идет только о персонифицированном учете, то рекомендуется заполнить СЗВ-М онлайн бесплатно на сайте ПФР 2018. Это можно сделать в личном кабинете страхователя. Но чтобы его зарегистрировать, потребуется электронная цифровая подпись или личное обращение в ПФР за регистрационной картой.

Более простой способ, который предлагает Пенсионный фонд, — скачать одну из специальных программ на его сайте. Чтобы предоставить корректные данные и избежать штрафных санкций, на сайте ПФР также предусмотрена проверка СЗВ-М онлайн бесплатно посредством программы CheckPFR. Эту программу можно скачать на свой персональный компьютер, не заключая никаких договоров, и проверять все данные до отправки в Пенсионный фонд. Очень удобно: нажмите «Проверить», и если программа не выявит никаких ошибок, спокойно отправляйте. Если же по итогам проверки появилась надпись «Ошибка» или «Предупреждения», еще раз пересмотрите информацию, возможно, вы что-то упустили или где-то допустили опечатку. Пропущенная цифра или буква, лишний пробел или скобки, латинские буквы — все это ошибки, из-за которых программа может сообщить о неверном заполнении отчета.

Вопросы и ответы

1. В нашей организации было 24 человека, но в феврале 2020 года мы приняли на работу ещё 1 человека. Можем ли мы СЗВ-М сдавать на бумажном носителе по почте (как делали это раньше)?

Ответ: Учитывая то, что численность сотрудников составляет 25 человек, то возникает необходимость предоставления СЗВ-М в электронной форме (на магнитных носителях или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений.

1. Есть ли какая-то разница в сроках предоставления СЗВ-М в бумажном и электронном виде?

Ответ: Сроки для сдачи СЗВ-М едины и не зависят от формы документа.

Можно ли СЗВ-М отправить по почте?

Каждый страхователь должен ежемесячно до 15 числа передавать в ПФР сведения о каждом работающем у него застрахованном лице (включая тех, которые заключили договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы).

СЗВ-М на бумажном носителе можно предоставить следующим образом:

Способ отправки СЗВ-М
Посещение территориального отделения ПФР	· личное посещение; · посещение доверенным лицом
Почтовое отправление	Почтовое отправление необходимо сопроводить описью.

При отправке отчёта посредством почтового отправления необходимо соблюсти ряд условий:

• почтовое отправление должно быть заказным с уведомлением;
• помимо отчёта в почтовый конверт необходимо поместить сопроводительное письмо с описью;
• сохранить чек, подтверждающий факт отправки отчёта СЗВ-М.

Читайте так же ⇒ \”Отчетность малых предприятий в 2020 году\”

Подпись и печать

Если страхователь отчитывается «на бумаге», то после заполнения всех разделов форму СЗВ-М необходимо подписать, указать дату составления и поставить оттиск печати (при ее наличии). Напомним, что в настоящее время организации вправе не иметь круглую печать (см. «»). Приведем пример заполнения.

Обратите внимание: в форме СЗВ-М указано, что при подписании отчета нужно вписать «наименование должности руководителя». Однако, как было сказано в начале статьи, данную форму обязаны сдавать и страхователи, которые являются индивидуальными предпринимателями. В связи с этим возникает вопрос: должен ли ИП оставить пустым поле, которое предназначено для указания должности руководителя, или же нужно вписать в это поле слова «индивидуальный предприниматель»? Ответа на этот вопрос нет. Но в любом случае предприниматель должен заверить форму СЗВ-М своей личной подписью.

Нужно ли предоставлять форму при увольнении

Действующие положения нормативных актов требуют, чтобы форма СЗВ-М выдавалась сотруднику на руки при расторжении с ним контракта.

Она подтверждает факт наличия у него трудового стажа в текущем месяце, а также расчета на него страховых отчислений. На вопрос СЗВ-М при увольнении сотрудника за какой период должна оформляться, нужно ответить, что за все месяцы в текущем году, пока действовало с ним соглашение.

Так как компании и ИП сдают эту форму на всех своих сотрудников, то по увольняющемуся человеку нужно сделать выписки из сданных отчетов, в которых будет присутствовать сведения только по нему.

Если ему на руки передать отчет в полном объеме, это приведет к разглашению личных данных других работников, что является нарушением соответствующего законодательства и может привести к штрафным санкциям.

Специалисты по кадрам в компании должны помнить, что форма выдается на руки увольняющемуся человеку, даже если трудовое соглашение с ним продлилось один день.

Сдаем отчет по почте

Также отчет СЗВ-М возможно сдать по почте. Это касается бумажной версии. Отчетный документ рекомендуется отправлять как ценное письмо с описью. Существующая форма описи – Ф107, но можно оформлять в произвольной форме. В ней должны обязательно присутствовать адрес и наименование получателя, отправитель и наименования вложенных документов и их число. Объявленная ценность пересылаемых бумаг указывается условно. Также опись можно составить по примеру ФГУП «Почта России».

За просрочку подачи отчета или ошибки в заполнении предусмотрены штрафные санкции. При несвоевременной сдаче директора или главного бухгалтера могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ). На само предприятие может лечь взыскание в размере 500 рублей за каждого человека в штате (ст. 17 № 27-Ф3), то есть если штат насчитывает 100 человек, то штраф составит 500 х 100 = 50 000 рублей.

При допущении недочетов в отчете штраф также составляет 500 рублей за штатную единицу. Напоминаем, что сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам, относятся к штату. Если подчиненных в штате нет, то подавать нулевой СЗВ-М нет нужды, что прописано в письме ПФР № ЛЧ-08-26/9856.

В декабре 2016 года постановлением № 1077п от ПФР была принята обновленная форма цифрового отчета СЗВ-М. Изменения вступили в силу с 8 января 2017 года, предыдущая форма упразднилась. В приложении к форме подробно расписаны все изменения. Обновленный электронный документ позволяет бесперебойно сдавать отчеты, при условии соблюдения работодателями и операторами связи нововведений к формату отчета.