Оформление товарной накладной: законодательные пробелы и противоречия

Товарная накладная — первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю.

В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС.

Кроме того, товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации.

Форма товарной накладной

В силу норм Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все факты хозяйственной деятельности организации подлежат оформлению первичными учетными документами, утверждаемыми руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

При этом организация может использовать как самостоятельно разработанные документы, так и унифицированные формы первичной документации, содержащиеся в специальных альбомах и утверждаемые Госкомстатом России.

Так, Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, среди которых — товарная накладная (форма N ТОРГ-12), применяемая для оформления продажи товарно-материальных ценностей сторонней организации.

Поэтому на практике организации для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную по форме ТОРГ-12.

Товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном.

Оформление товарной накладной

Составление товарной накладной

Товарная накладная составляется в двух экземплярах, один из которых остается у организации-поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей.

Второй экземпляр товарной накладной передается покупателю (грузополучателю) и является основанием для оприходования этих ценностей и вычета по НДС.

Подписание товарной накладной

Первичные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами.

Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.

При этом в ТОРГ-12 может быть проставлено 5 подписей:

  • три со стороны продавца: (руководитель, бухгалтер, ответственный за отгрузку). В некоторых крупных организациях подпись в товарной накладной при отгрузке ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует документ и подписывает своей подписью. Такой порядок работы должен быть закреплен либо в приказе, либо в доверенности, либо в должностных инструкциях «оператора»;

  • одна со стороны покупателя (ответственный за прием товара) — в строке «Груз получил грузополучатель». В этой строке должна стоять подпись официально уполномоченного представителя покупателя — это может быть лицо по доверенности или по Уставу. Поэтому расписаться должен либо руководитель организации-грузополучателя (покупателя), либо уполномоченное на то лицо по доверенности на право подписи первичных документов.

  • еще одна подпись — в строке «Груз принял» — ставится любым материально-ответственным лицом, фактически принимающим груз (в той же строке заполняются данные о доверенности за перевозку ТМЦ). Это может быть как перевозчик сторонней организации-транспортировщика, так и представитель организации-покупателя. Руководитель предприятия может принять товар без доверенности — в таком случае он расписывается в строке «Груз принял» и не заполняет строки по указанию реквизитов доверенности.

При этом, в обеих строках «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» может расписаться одно и то же лицо (если у него есть и доверенность на ТМЦ, и право подписи первичных документов). В этом случае подпись ставится только в строке «Груз получил».

Заполнение товарной накладной

В графе «Грузоотправитель» должно быть указано в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование грузоотправителя, юридический адрес (можно вместе с фактическим), телефон и банковские реквизиты (р./сч и БИК обязательно!).

В случае, когда отгрузка товара осуществляется не поставщиком, а его структурным подразделением, то необходимо указывать в графе «Структурное подразделение» его адрес местонахождения.

Графы «по ОКПО» и «Вид деятельности по ОКДП» указывается для организации, которая составляет товарную накладную, то есть для продавца ТМЦ.

В графе бланка товарной накладной «Грузополучатель» указывается в соответствии с учредительными документами его полное или сокращенное наименование, почтовый адрес, телефон и банковские реквизиты (р./сч. И БИК обязательно!).

Графа «по ОКПО», напротив «Грузополучатель», должна быть обязательно заполнена.

В графах бланка товарной накладной «Поставщик» и «Плательщик» чаще всего указывается аналогичная информация, что и в графах «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» соответственно.

Но бывает, что поставщик и грузоотправитель (плательщик и грузополучатель)- разные организации. Тогда в данных графах указывается в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование организации, юридический адрес, номер телефона и банковские реквизиты.

В графе бланка товарной накладной «Основание» должны быть указаны номер и дата договора.

Если организация-поставщик доставку товара осуществляет не самостоятельно, а, привлекая перевозчика (грузоотправителя), то заполняется графа «Транспортная накладная» (номер и дата транспортной накладной).

Перед сводной таблицей бланка товарной накладной в графах «Номер документа» и «Дата составления» указывается порядковый номер накладной и дата его составления соответственно.

Налоговая инспекция настаивает, чтобы дата составления совпадала с датой отгрузки ТМЦ.
При заполнении сводной таблицы следует учитывать следующие моменты:

Данные в сводной таблице формы ТОРГ-12 должны соответствовать данным из бланка счета-фактуры.

При этом:

  • в столбце 5 бланка товарной накладной указывается код единицы измерения;

  • в столбце 6 бланка товарной накладной указывается вид тары (сокращенно), в которой перевозится товар (к примеру: ящики, коробки и пр.). Если перевозят неупакованный груз, то прописывается в соответствующей строке «н/у»;

  • в столбце 9 бланка товарной накладной указывается масса каждого товара с учетом массы тары. Необходимо прописывать единицы массы (кг., т. и пр.).

В графе бланка товарной накладной после слов «Товарная накладная имеет приложение на» указывается прописью число листов приложений к данной форме.

В графе после слов «и содержит» прописью указывается число порядковых номеров столбца 1 сводной таблицы.

Далее прописью указываются:

  • в графе «Всего мест» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 8 сводной таблицы;

  • в графе «Масса груза (нетто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 10 сводной таблицы;

  • в графе «Масса груза (брутто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 9 сводной таблицы;

  • в графе «Всего отпущено на сумму» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 15 сводной таблицы, копейки прописываются цифрами;

Со стороны поставщика товарная накладная должна быть подписана всеми, кто разрешил и произвел отпуск груза, а также главным бухгалтером, и заверена печатью.

Даты со стороны продавца и плательщика должны совпадать с датой составления накладной.

Электронная форма торговой накладной

Форма и порядок составления электронной накладной ничем не отличаются от формы и порядка составления ее бумажного аналога, за исключением того, что электронный документ составляется в одном экземпляре, который состоит из двух файлов.

Один из них формируется на стороне продавца, а второй при пересылке документа — на стороне покупателя.

Для подписания электронных накладных вместо собственноручной подписи использоваться электронная подпись (ЭП), причем электронная товарная накладная подписывается одной электронной подписью со стороны продавца, и одной — со стороны покупателя. Итого две подписи.

При этом в строках «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» — информация о доверенности уполномоченного лица.

Объединение счета-фактуры и товарной накладной в один документ

Счет-фактуру и товарную накладную (ТОРГ-12) допускается объединять в один документ.

Варианты объединения счета-фактуры и товарной накладной в один документ

Для того, чтобы вместо счета-фактуры и товарной накладной составлять один документ, существует два варианта действий:

Вариант 1. Использовать рекомендованную ФНС форму универсального передаточного документа (УПД). При этом в поле «Статус» УПД надо указывать «1».

Вариант 2. Самостоятельно разработать форму объединенного документа. Для этого следует:

1) дополнить форму счета-фактуры следующими реквизитами (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 9 Правил заполнения счета-фактуры)):

  • описанием хозяйственной операции — отпуска товаров (например, «товар отпустил» или «отпуск груза произвел»);

  • наименованием должности представителя вашей компании, отпустившего товары, с его подписью, фамилией и инициалами;

  • описанием хозяйственной операции — приемки товаров (например, «товары принял» или «груз получил»);

  • наименованием должности представителя компании — покупателя или грузополучателя, с его подписью, фамилией и инициалами;

2) приказом руководителя организации утвердить такую дополненную форму счета-фактуры, как первичный документ, в качестве приложения к бухгалтерской учетной политике.

При этом исключать какие-либо реквизиты счета-фактуры из объединенного документа нельзя.

Порядок выставления и регистрации объединенного документа

Дополненный счет-фактуру или УПД надо составлять:

  • при отгрузке, а не в течение пяти календарных дней со дня отгрузки;

  • в двух экземплярах, один из которых передается покупателю, а второй регистрируется в книге продаж — так же, как обычный счет-фактура.

Дополненный счет-фактура или УПД в целях исчисления НДС, налога на прибыль, а также бухгалтерского учета будут документами, подтверждающими отгрузку.

Порядок действий с объединенным документом у покупателя

На основании дополненного счета-фактуры или УПД покупатель может:

  • принять товары к бухгалтерскому учету;

  • принять к вычету НДС, так же как по обычному счету-фактуре;

  • учесть стоимость товаров в налоговых расходах.

Учет товарных накладных и хранение

Законодательно не закреплено никаких правил учета товарных накладных.

Поэтому организация вправе сама утвердить правила передачи и хранения документов.

На практике, обычно на складе составляется товарный отчет (первичный документ, на основании которого в учете отражаются данные о реализации товаров и их себестоимости), к которому в хронологическом порядке прикладываются товарные накладные.

В соответствии с законодательством о бухгалтерском учете, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Такими первичными учетными документами в отношении отгрузки алкогольной продукции являются товарная накладная (применяется в части учета торговых операций для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации) и товарно-транспортная накладная (в части учета работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте), а также справка к ней.

Унифицированная форма товарной накладной № ТОРГ-12 содержит заполняемый поставщиком столбец 2, характеризующий показатель «наименование, характеристика, сорт, артикул товара», а типовая межотраслевая форма товарно-транспортной накладной № 1-Т содержит в заполняемом грузоотправителем товарном разделе столбец 6, характеризующий показатель «наименование продукции, товара (груза), ТУ, марка, размер, сорт».

(Отметим при этом, что с 1 января 2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, но могут по решению руководителя экономического субъекта применяться для оформления фактов хозяйственной жизни).

Счет-фактура является документом, который служит основанием для принятия покупателем к вычету предъявленных продавцом товаров сумм налога на добавленную стоимость. Утвержденная форма счета-фактуры содержит заполняемую поставщиком графу (столбец) 1 «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права».

Действующее законодательство не содержит требований к тому, каким именно образом указывается наименование товара в первичных учетных документах и счетах-фактурах, однако предполагается, что данные сведения должны отражать имевший место факт хозяйственной жизни экономического субъекта.

Относительно сведений в справке к ТТН на этиловый спирт, алкогольную и спиртосодержащую продукцию – установлено, что разделы А и Б справки заполняются в соответствии с данными, указанными в товарно-транспортной накладной.

Нормативное обоснование:

2) «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 (в части оформления товарной накладной унифицированной формы № ТОРГ-12);

3) Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (в части оформления товарно-транспортной накладной Типовой межотраслевой формы № 1-Т);

4) Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

5) пункт 1, подпункт 5 пункта 5 статьи 169 «Налогового кодекса Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 № 117-ФЗ (в редакции от 07.03.2018, с изменениями и дополнениями, вступившими в силу с 01.04.2018);

6) подпункт «а» пункта 2 раздела II Приложения № 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (в редакции от 01.02.2018) (в части заполнения «Формы счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость»;

7) пункт 1 статьи 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» (в редакции от 28.12.2017, с изменениями и дополнениями, вступившими в силу с 01.01.2018);

8) Разъяснение Росалкогольрегулирования от 08.07.2011 «Об оформлении документов, сопровождающих оборот этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции при вступлении в силу Постановления Правительства Российской Федерации от 15.04.2011 № 272 «Об утверждении правил перевозок грузов автомобильным транспортом»;

9) пункт 2 «Правил заполнения справки к товарно-транспортной накладной на этиловый спирт (за исключением фармацевтической субстанции спирта этилового (этанола), алкогольную и спиртосодержащую продукцию», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 31.12.2005 № 864 (в редакции от 07.08.2017).

От поставщиков к нам часто приходят счета-фактуры, в которых указаны сокращенные наименования товаров. Могут ли из-за этого инспекторы при проверке отказать в вычете входного НДС?
Е. А. Слепухина, гл. бухгалтер ООО «Автозип» (г. Ульяновск)
Могут. Поэтому лучше указывать в счете-фактуре наименования товаров полностью. Кроме того, можно использовать общепринятые сокращения.
Дело в том, что Правила (sp://num=1), утвержденные постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 (sp://num=2), прямо не разрешают указывать наименования товаров сокращенно. Об этом также ничего не говорится в статье 169 НК РФ (sp://num=3).
А вычет НДС возможен, только если из счета-фактуры понятно, какой именно товар куплен. Поэтому наименования должны быть указаны полностью или в виде общепринятых сокращений.
Е. Н. Вихляева,
главный специалист департамента налоговой и таможенно-тарифной политики
Минфина России
От поставщика поступил счет-фактура, в котором указано сокращенное наименование товара. Вместо «Гипсокартон влагостойкий» написано «ГКВЛ». Можно ли принять НДС к вычету по такому счету-фактуре?
О.С. НИСТРАТОВА,
бухгалтер ООО «Аврора»
Не советуем.
В данной ситуации лучше потребовать, чтобы поставщик исправил счет-фактуру, указав в нем полное наименование товара. Оно должно быть таким, чтобы его можно было легко идентифицировать. То есть содержать общее описание товара (работы, услуги), а также необходимые уточняющие показатели (марка, сорт, модель и т. п.). Это следует из подпункта 5 пункта 5 статьи 169 НК РФ.
Если в счете-фактуре не будет развернутого описания товара (работы, услуги), велика вероятность, что налоговые инспекторы в вычете откажут. Единственное, что останется в этом случае, это попытаться отстоять право на вычет в суде. Как показывает практика, к сокращениям в счетах-фактурах судьи относятся более благосклонно, чем налоговики. Тем не менее надеяться на положительное судебное решение можно, только если компания докажет, что, несмотря на сокращение, приведенное в счете-фактуре наименование позволяет однозначно идентифицировать товар (работу, услугу). Например, в нем используется общепринятая по отрасли аббревиатура. Подтверждение тому – постановление ФАС Дальневосточного округа от 29 августа 2007 г. № Ф03-А16/07-2/2751.
Г.Н. СОКОЛОВА,
ведущий эксперт
журнала «Главбух»

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *