Перечень регистров бухгалтерского учета

Под термином «регистры бухгалтерского учета» принято понимать большое количество документов, предназначенных для отражения и систематизации данных из «первички». Порядок ведения этих документов регламентирован статьей 10 ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года.

Обязанность заполнять регистры возлагается на бухгалтеров коммерческих организаций, которые сводные данные должны использовать для составления финансовой и налоговой отчетности. Они классифицируются по назначению и по степени обобщения информации.

Самым главным учетным регистром любой коммерческой организации является оборотно-сальдовая ведомость, которая используется при составлении бухгалтерского баланса и отражения сводных данных в главной книге.

Для чего необходимы

Они служат для сбора, классификации, закрепления данных, содержащихся в первичке, и являются платформой для формирования отчетности фирмы. На практике это выглядит так:

  1. Первичные документы поступают в бухгалтерию предприятия.
  2. На их основании заполняются регистры.
  3. Эта информация разносится по счетам.
  4. На основании данных со счетов формируется финансовая отчетность.

Ответственное лицо

Регистры являются частью бухучета, составлять их обязаны все организации, кроме индивидуальных предпринимателей и филиалов иностранных фирм. Главный бухгалтер должен предоставить руководителю компании перечень всех необходимых сведений. На основании утвержденного списка оформляется Приказ о применении регистров, информация должна быть отражена в учетной политике предприятия. В приказе утверждаются формы для каждого счета:

  • оборотно-сальдовая ведомость;
  • карточка счета;
  • анализ счета.

Назначается ответственный за ведение документов. Согласно Инструкции № 33н все регистры бухгалтерского учета формируются в рамках отчетного периода. Если компания не соблюдает сроки, то это может свидетельствовать о плохой организации ведения учета и слабом контроле со стороны руководства.

Существующие виды

Учетные регистры это:

  • журналы-ордера;
  • ведомости;
  • справки;
  • карточки.

На основании оборотно-сальдовой ведомости, например, формируется баланс фирмы. Принято классифицировать их по назначению, виду и обобщению информации. По назначению они могут делиться на:

  • Хронологические – записи в них вносятся по дате факта совершения операции, как правило, берется месячный период. Это могут быть банковские выписки, кассовая книга.
  • Систематические – в этих регистрах учета ведется запись по счетам, образцом служит оборотно-сальдовая ведомость или главная книга. Сюда же можно отнести карточки, в которые бухгалтер вносит важную хозяйственную информацию.
  • Синхронистические – если регистр объединяет в себе оба принципа, то он будет относиться к комплексным или синхронистическим. Пример — главная книга.

Систематические и хронологические виды записей являются дополнением друг друга. На их основании реализуется правило Мендеса, которое заключается в том, что сумма оборотов хронологических регистров всегда равна движениям по дебету или кредиту систематических регистров.

Таблица разных видов

Использование комплексного подхода освобождает бухгалтера от сверки данных по различным оборотным ведомостям, потому что итоги по аналитическим и синтетическим счетам в этом случае все равно будут идентичными.

По характеру обобщения информации регистры могут подразделяться на:

  • Аналитические – вносятся данные с одного счета: учета основных средств, расчетов с контрагентами, по местам хранения. Информация должна утверждать содержание факта операции, ее характеристики и краткое описание. Пример – инвентарная карточка основных средств.
  • Синтетические – предназначены для записи обобщенных данных с нескольких однородных счетов по однотипным операциям. Примером служит оборотно-сальдовая ведомость.
  • Комплексные – содержат в себе и аналитические, и синтетические принципы. Пример – журналы-ордера.

Первичные документы, служащие основанием для внесения сведений в бухгалтерские регистры, по прошествии месяца подвергаются комплектованию в хронологическом порядке и снабжаются справкой для архивного хранения.

Формы регистров БУ

По внешнему виду регистры подразделяются на:

  • Книги, листы которой в обязательном порядке прошнуровываются, пронумеровываются, подписываются главбухом и скрепляются печатью организации.
  • Карточки. Это отдельные листы, разлинованные в виде таблицы, которые необходимо сшивать. В них ведется информация по наименованиям единиц учета, таким как основные средства, контрагенты, товары. Учитывают их в специальном реестре.
  • Журналы. Похожи на книги, но содержат меньше страниц и не прошнуровываются.
  • Листы. Отдельные документы, выполнены в виде таблицы или имеют свободную форму для текстовых записей.
  • Машинные регистры бывают только в электронном виде, подписываются цифровой подписью ответственного лица и хранятся на компьютере или съемном носителе. В случае необходимости должна обеспечиваться возможность распечатывать их в любой момент.

Журнал

Приказом Министерства Финансов №52н от 30.03.2015 года в соответствии с бюджетными законами утвержден перечень регистров для государственных предприятий. Часто их используют не только бюджетные учреждения, но и коммерческие компании, в том числе сельскохозяйственные и занимающиеся строительством.

Дополнительная информация! Все ведомости, карточки и листы должны подшиваться в отдельные папки.

Правила ведения

После Приказа Министерства Финансов № ПЗ-10/2012 от 04.12.2012 предприятия не обязаны пользоваться унифицированными формами, а могут выбрать и разработать свои. До этого момента данные бухгалтерских регистров являлись коммерческой тайной. Сохранились необходимые реквизиты, которые должны содержать:

  • Название документа.
  • Наименование организации.
  • Дата составления или период ведения.
  • Систематическая или хронологическая классификация операций.
  • В каких единицах измерения и в какой валюте ведется учет.
  • Должность ответственного.
  • Подписи и ФИО ответственных.

Все эти данные имеют непосредственное отношение и к регистрам учета Основных средств.

Форма

Все внесенные сведения обязательно должна заверять подпись ответственного лица. В случае обнаружения ошибок допускается их исправление. При этом запрещено пользоваться корректором. Достаточно просто перечеркнуть одной чертой неверную цифру так, чтобы она осталась читаема, и сверху написать верную. Также может использоваться метод сторно. Для этого нужно вычеркнуть всю строку и сделать новую запись шариковой ручкой красного цвета. В электронные регистры бухучета вносит исправления тот, кто является ответственным за их ведение.

К сведению! Готовые бланки регистров находятся в свободном доступе, их можно найти в интернете, скачать и распечатать.

Правила хранения

Законодательством РФ предусмотрено обязательное хранение бухгалтерской документации. Для этого следует оборудовать специальное помещение со шкафами или стеллажами. Сроки хранения различаются для разных документов. Руководство организации обязано хранить документы на протяжении периода своей деятельности, а после обеспечить их передачу в архив. Следует учитывать, что срок хранения документов начинается после отчетного периода, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности, расчета налогов, подтверждения доходов и расходов компании.

Подробная информация об этом указана в ст.29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 года — «хранение в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года». Также в ст.23 Налогового кодекса РФ — «налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учетов и других данных, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе учетных регистров, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ».

Важно! Для некоторых бухгалтерских регистров предусмотрены индивидуальные сроки хранения. Например, документы содержащие сведения о зарплате, должны храниться не менее 75 лет.

Бухгалтерия серьезная наука. Многие операции в ней регламентированы законодательством. Учетные регистры играют большую роль в составлении бухгалтерской и налоговой отчетности. Если соблюдать все правила по их заполнению и ведению, то проблемы с финансовым анализом и планированием в компании никогда не возникнут.

Состав

Федеральным законодательством предусмотрены формы учетных регистров, которые должны заполнять юридические лица, имеющие любую организационно-правовую форму собственности.

При этом действующие законы не запрещают субъектам предпринимательской деятельности самостоятельно разрабатывать для себя регистры бухгалтерского учета.

Они могут вести аналитический и синтетический учет как на бумажных носителях, так и в электронной форме. В последние годы многие коммерческие организации используют специальное программное обеспечение, посредством которого осуществляется разноска данных по бухгалтерским счетам, заполнение и распечатка первичной документации, составление учетных регистров и формирование отчетности.

Каждая коммерческая организация обязана разработать и утвердить собственную учетную политику. В этом документе будут отражаться все важные моменты, касающиеся ее работы в целом, взаимоотношений со штатными сотрудниками, ведения документооборота и т.д.

В учетной политике организации в обязательном порядке должна присутствовать информация, касающаяся учетных регистров, которые будут вестись бухгалтерами. Стоит отметить, что указывается форма и способ ведения данных документов. Что касается государственных предприятий, то для них форма учетных регистров утверждается Министерством Финансов РФ.

Что требуется отражать

В 2018 году субъекты предпринимательской деятельности могут не использовать ранее утвержденные формы учетных регистров, в соответствии с регламентом Информации Минфина ПЗ №10/2012 от 04 декабря 2012 года.

При их формировании следует соблюдать лишь требование ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года, касающееся присутствия обязательных реквизитов.

При составлении таких документов бухгалтера должны в обязательном порядке указывать следующие реквизиты:

  1. Наименование (полное) учетного регистра.
  2. Полное название коммерческой организации, ее код.
  3. Период, за который составляется данный документ (либо дата начала ведение и дата закрытия).
  4. ФИО работника, который ответственен за составление документа.
  5. Подпись, компании.

В этом документе должны группироваться данные в хронологическом порядке. Также может проводиться систематическое группирование объектов бухучета. В обязательном порядке указываются единицы измерения. Все данные, которые вносятся в учетные регистры, должны подтверждаться соответствующей первичной документацией.

Запрещается указывать заведомо ложную информацию, которая будет искажать итоговые результаты, из-за чего организация минимизирует налоговые обязательства перед бюджетом. Если контролирующими органами будет выявлен этот факт, то компании и ответственным лицам грозят финансовые санкции.

Виды и формы в 2018 году

В 2018 году субъекты предпринимательской деятельности должны вести следующие регистры:

  1. Главную книгу. В ней систематизируется информация, которая отражается по счетам бухгалтерского учета.
  2. Кассовую книгу, журналы регистрации, в которых указываются данные в хронологическом порядке.
  3. Журналы-ордера, ведомости, предназначены для систематизации данных первичного учета.
  4. Шахматные ведомости.
  5. Бухгалтерские справки.
  6. Расшифровки к счетам бухгалтерского учета.

Как составить приказ

После того как главным бухгалтером организации будут разработаны все формы учетных регистров, они передаются на утверждение руководителю. Если у него не возникнет никаких возражений, то издается приказ, регистрирующийся в соответствующем журнале.

Контролирующие органы, которые рано или поздно будут проводить проверку хозяйственной деятельности компании, в обязательном порядке будут требовать этот документ. После изучения приказа проверяющий затребует все интересующие его формы (если компания ведет электронный документооборот, то истребует их распечатки). Именно поэтому юридическим лицам не стоит забывать о его издании, так как в противном случае им не избежать конфликтов с контролирующими органами.

Начиная с 2013 года, юридические лица обязаны издавать приказ, которым будут утверждаться все регистры, используемые ими при ведении бухгалтерского учета. Этот порядок регламентирован ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года. К приказу прикладывается приложение, в котором расшифровывается полный перечень регистров бухгалтерского учета.

Примеры регистров

В соответствии с Приказом №94н, изданным Министерством Финансов РФ 31 октября 2000 года, субъекты предпринимательской деятельности, которые обязаны вести бухгалтерский учет и сдавать соответствующую отчетность, должны заполнять следующие виды регистров:

№ журнала-ордера № бухгалтерского счета Информация, которая должна отражаться
1 50 Поступления в кассу организации в денежной форме, расход средств
2 51 Движение денежных средств по расчетным счетам
3 55 Систематизируется информация о денежных средствах, которые поступают и списываются со специальных банковских счетов
4 66, 67 Проведения расчетов по краткосрочным и долгосрочным займам и кредитам
5, 5А 20-99 Отражаются все расходы предприятия
6 60 Расчеты, которые проводит компания с поставщиками и подрядчиками
7 71 Расчеты, которые проводит предприятие с подотчетными лицами (командировки, выданные авансы на покупку товарно-материальных ценностей и т.д.)
8 60, 62, 68, 76 Расчеты, которые проводит компания с покупателями, бюджетом, дебиторами и кредиторами
9 79 Проведение внутрихозяйственных расчетов
10 20, 21, 23, 25, 26, 29, 69, 70, 94, 96, 97 Производственные и общехозяйственные расходы, расчеты с работниками по заработной плате, налоги с зарплаты, потери и недостачи, резервы и расходы будущих периодов
11 40, 41, 43, 45, 46, 62, 90 Готовая продукция и товары, расчеты с заказчиками и покупателями, реализация
12 86 Целевое финансирование различных программ
13 01, 02, 80 Основные фонды, амортизация, Уставный капитал
14 14 Отражается информация сельскохозяйственной направленности, например, учет животных на выращивании и откорме и т.д.
15 84, 98, 99 Прибыли, убытки, доходы будущих периодов, нераспределенная прибыль
16 07, 08 Вложения компании в необоротные активы, оборудование, предназначенное для установки

Определенным категориям юридических лиц Федеральное законодательство позволяет вести упрощенные формы регистров:

№ ведомости Информация, которая должна отражаться
1-М Денежные средства в наличной и безналичной форме, финансовые документы
2-М Запасы
3-М Расчеты с дебиторами и кредиторами, работниками, бюджетом, кредиторами, доходы будущих периодов
4-М Основные средства, амортизация, необоротные активы, финансовые и капитальные инвестиции
5-М Расходы, затраты будущих периодов, учет доходов, финансовых результатов, собственного капитала, обеспечение будущих платежей и расходов

Субъектами предпринимательской деятельности часто задействуются следующие виды регистров:

Вид регистра
Карточки (инвентарные) Используются для учета основных средств (в том числе и группового)
Ведомости Юридические лица ведут оборотные и накопительные ведомости по финансовым и нефинансовым активам, приходу расходу товаров и продуктов питания и т.д.
Книги Главным документом любой коммерческой организации является главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем счетам, а также указываются по ним остатки на начало и на конец отчетного периода (месяца). Кассовая книга необходима для учета поступлений и расхода денежных средств в наличной форме
Журналы Субъекты предпринимательской деятельности в процессе ведения бизнеса должны составлять первичную документацию, которую следует регистрировать в соответствующих журналах (например, бланки строгой отчетности, приказы, путевые листы и т.д.)
Реестры В таких документах, как правило, систематизируется информация
Карточки Предназначены для учета товарно-материальных ценностей, основных средств, нематериальных активов и т.д.
Описи Составляются в тех случаях, когда возникает необходимость в пересчете каких-либо ценностей, документов

Правильность отражения хозяйственных операций

Бухгалтер, который занимается заполнением учетных документов, должен внимательно следить за правильностью и полнотой отражения в них информации. Очень часто в этих документах допускаются механические или математические ошибки, которые можно исправлять определенным способом.

Федеральным законодательством предусмотрены следующие методы корректирования записей в учетных регистрах (запрещается стирать, замазывать корректором и использовать лезвие для исправления ошибок):

  • составление дополнительной бухгалтерской проводки;
  • «красное сторно»;
  • корректура.

Если при заполнении учетных регистров была допущена ошибка, которая не связана с корреспонденцией счетов и не отразилась на итоговых цифрах, то бухгалтер может применить метод корректуры. Ему следует тонкой линией зачеркнуть неправильную запись, и рядом с ней вписываются точные данные.

В нижней части регистра следует сделать запись «исправленному верить» «исправлено (например) двадцать пять на тридцать восемь», ставится дата и подпись. В большинстве случаев данная методика применяется при исправлении ошибок в бухгалтерских справках и пояснительных записках к балансам.

Если в учетном регистре была допущена ошибка, которая затронула корреспонденцию счетов, то бухгалтером должна быть применена методика «красное сторно». Ее принцип заключается в следующем. Бухгалтер красными чернилами повторяет неправильную корреспонденцию, после чего синей пастой пишет правильную проводку.

В том случае, когда в сводном документе была неверно указана сумма, но правильно составлена корреспонденция счетов, бухгалтер может применить метод дополнительной проводки. Ему необходимо отразить неучтенную сумму в той же корреспонденции.

Как создать регистры бухгалтерского учета? Подробности — в данной инструкции.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *