Порядок ведения кассовой книги в электронном виде

Что значит вести кассовую книгу в электронном виде

Итоги

Что значит вести кассовую книгу в электронном виде

Кассовую книгу в электронном виде ведут на персональном компьютере с применением программного обеспечения. При этом существует два варианта ведения кассовой книги в электронном виде.

Ведение книги в электронном виде с сохранением ее на бумажных носителях.

Кассовую книгу заполняет кассир. В своей деятельности он руководствуется указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Заполнение кассовой книги кассир совершает при получении от бухгалтерии кассовых ордеров (ПКО и РКО), на основании которых производит получение и выдачу денег.

Как правильно оформлять кассовую книгу, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс:

Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Требования к соблюдению кассовой дисциплины – в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение»

О последствиях неверного заполнения документов – в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения»

Кассир заполняет кассовую книгу в течение рабочего дня. В конце дня он проверяет записи с поступившими первичными документами и определяет остаток денег в кассе. После этого распечатывает листы кассовой книги в 2 экземплярах, ставит свою подпись и относит бухгалтеру для проверки вместе с первичными документами (ПКО, РКО и другими). Нумерация листов должна быть сквозной с начала года.

Один из экземпляров листов кассовой книги с оригиналами ПКО и РКО остается у бухгалтера, а на другом бухгалтер ставит свою подпись и передает кассиру. Эти действия можно проводить в программе 1-С Бухгалтерия (вкладной лист и отчет кассира). К концу года кассовая книга, распечатанная с электронной версии, должна быть пронумерована, сшита и опечатана.

Правильность заполнения кассовой книги контролирует главный бухгалтер.

Ведение кассовой книги полностью в электронном виде.

При работе с электронной кассовой книгой используют бухгалтерские программы (1-С, Инфо–бухгалтер, Налогоплательщик ЮЛ и другие). При электронном оформлении кассовой книги нужно предусмотреть защиту информации от:

  • доступа третьих лиц (применение паролей при входе в программу и электронной подписи на самом документе);
  • потерь и искажений (использование резервного копирования на накопитель информации или сохранение ее на сервере).

В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает электронную кассовую книгу так же, как обычную. Кассовую книгу на ПК кассир заверяет электронной подписью. Электронная подпись к кассовой книге оформляется на основе положений закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Электронная подпись — это присоединяемая к электронному документу информация, используемая для идентификации подписавшего его лица. Подлинность электронной подписи проверяют сертификатом ключа, выдаваемым удостоверяющим центром. После подписания кассовой книги электронной подписью кассира исправления в ней не допускаются (п. 4.7 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).

При соблюдении перечисленных выше требований обеспечивается сохранность документа в электронном виде. В этом случае электронный документ признается равноценным бумажному (п. 1 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Хранение документов в электронном виде обеспечивает руководитель фирмы.

Где скачать бесплатно кассовую книгу?

Кассовую книгу для составления на ПК и последующего распечатывания можно скачать бесплатно на нашем сайте.

Скачать кассовую книгу

Для работы с обычной кассовой книгой достаточно программы Microsoft Office (Word и Excel).

Что представляет собой Кассовая книга

Кассовая книга (далее — КК) — это сводный документ, в котором фиксируются:

  1. На основании данных по приходным кассовым ордерам (ПКО) — суммы, которые поступили на кассу предприятия.
  1. На основании данных по расходным кассовым ордерам (РКО) — суммы, которые были израсходованы из кассы предприятия.

В свою очередь, ПКО и РКО могут формироваться на основании различных оправдательных документов. Например — фискальных, то есть, тех, которые создаются с использованием контрольно-кассовой техники (прежде всего, речь идет о приходных и расходных чеках, отчетах). Если хозяйствующий субъект не обязан применять контрольно-кассовую технику, то вместо фискальных документов могут использоваться товарные чеки и бланки строгой отчетности в качестве первичных при подготовке ордеров.

Под кассой предприятия в данном случае понимается не только специально оборудование место кассира или бухгалтера, но и, в принципе, любое место, где осуществляется прием или выдача денежных средств предприятием. Под «кассой» здесь более правомерно понимать скорее не объект, а процесс. Приходные или расходные операции могут производиться на любой точке предприятия и, в принципе, даже за его пределами, как на стационарном объекте, так и в передвижном (и даже непосредственно в движении — когда расчеты осуществляются «на ходу» в машине или «на лету» в самолете).

КК применяется как в случае с документированием операций, при которых применяется ККТ, так и в случае с кассовыми операциями, не подлежащими фискализации (например, это может быть выдача денежных средств работнику предприятия под отчет и принятие неизрасходованного остатка). Таким образом, относительно КК фискальные документы — лишь частная разновидность первичных документов.

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

  • наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
  • соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Порядок ведения кассовых операций в 2020 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы – допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей статье.

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС.

Итоги

Возможны два способа вести кассовую книгу на ПК: с распечаткой, последующим сшитием и хранением на бумаге или полностью электронно с использованием определенных механизмов от несанкионированного доступа и электронных подписей. Какой выбрать, зависит от ваших технических возможностей и готовности использовать в работе новые технологии.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *