Постановка документооборота. Опыт многопрофильной компании

Одним из важнейших вопросов, которым должен задаться собственник бизнеса после его регистрации: «какие документы должны быть в организации?»

Контроль за соблюдением законодательства в нашей стране каждый год ужесточается, в связи с этим мы подготовили таблицу минимальных необходимых документов, которые должны быть на каждом предприятии и последствий их отсутствия. В качестве примера мы взяли самую распространенную форму юридических лиц в Российской федерации — ООО. Таблица составлена без привязки к какому-то определенному виду деятельности организации, для предприятия с одним сотрудником — Генеральным директором. Это самый общий список корпоративных и кадровых документов, без учета специфики какой-то определенной организации.

В случае необходимости Вы можете обратиться к нашим юристам с вопросом касательно деятельности Вашей компании или для подготовки документов.

Подготовка типового комплекта бланков кадровых документов организации — 5900 рублей

Таблица составлена 24.03.2017 (данные в ней актуальны на дату составления).

Название документа Статья Ответственность Статья
Корпоративные документы
Решение или протокол о создании ООО Ст. 11 ФЗ «Об ООО»
Прочие решения или протоколы
Устав Ст. 12 ФЗ «Об ООО»; Ст. 52 ГК РФ
Свидетельство о постановке на учет Приказ ФНС от 12.09.2016 № ММВ-7-14/481@
Лист записи ЕГРЮЛ Приказ ФНС от 12.09.2016 № ММВ-7-14/481@
Договор аренды помещения
Список участников Ст. 31.1 ФЗ «Об ООО» штраф на должностных лиц 2500-5000 р.; на юридических лиц 200 000 — 300 000 р. Ст. 13.25 КоАП РФ
Уведомление из Федеральной службы государственной статистики
Уведомление ПФР Постановление Правления ПФ РФ от 13.10.2008 N 296п
Уведомление ФСС Приказ Минздравсоцразвития от 7.12.2009 № 959н
Уведомление о переходе на УСН (при необходимости) Ст. 346.14 НК РФ
Кадровые документы
Трудовой договор с директором организации Ст. 56 ТК РФ; Ст. 40 ФЗ «Об ООО»; Гл. 43 ТК РФ штраф на должностных лиц 10 000 — 20 000 р.; на ИП 5000 — 10 000 р.; на юридических лиц 50 000 — 100 000 р. Ст. 5.27 КоАП РФ
Приказ о назначении директора Ст. 68 ТК РФ
Приказ о назначении главного бухгалтера Ст. 68 ТК РФ
Трудовой договор с сотрудником организации Ст. 56 ТК РФ штраф на должностных лиц в размере 10 000 — 20 000 р.; на ИП 5000 — 10 000 р.; на юридических лиц 50 000 — 100 000 р. Ст. 5.27 КоАП РФ
Трудовая книжка Ст. 66 ТК РФ; Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним на должностных лиц предупреждение или штраф 1000-5000 р.; на ИП 1000 — 5000 р.; на юридических лиц 30 000 — 50 000 р. Ст. 5.27 ТК РФ
Приказ о приеме на работу сотрудника Ст. 68 ТК РФ
Приказы об утверждении локальных актов организации
Правила внутреннего трудового распорядка Ст. 189 ТК РФ на должностных лиц предупреждение или штраф 1000 — 5000 р.; на ИП 1000 — 5000 р.; на юридических лиц 30 000 — 50 000 р. Ст. 5.27 КоАП РФ
Положение о защите персональных данных Гл. 14 ТК РФ предупреждение или штраф на граждан 300 — 500 р.; на должностных лиц – 500 — 1000 р.; на юридических лиц – 5000 -10 000 р. Ст. 13.11 КоАП РФ
Штатное расписание Статья 86 ТК РФ на должностных лиц предупреждение или штраф 1000 — 5000 р.; на ИП 1000 — 5000 р.; на юридических лиц 30 000 — 50 000 р. Ст. 5.27 КоАП РФ
График отпусков Ст. 123 ТК РФ на должностных лиц предупреждение или штраф 1000 — 5000 р.; на ИП 1000 — 5000 р.; на юридических лиц 30 000 — 50 000 р. Ст. 5.27 КоАП РФ
Табель учета фактически отработанного времени Ст. 91 ТК РФ
Расчетный длисток Ст. 136 ТК РФ на должностных лиц предупреждение или штраф 1000 — 5000 р.; на ИП 1000 — 5000 р.; на юридических лиц 30 000 — 50 000 р. Ст. 5.27 КоАП РФ
Документы по безопасности на предприятии
Правила пожарной безопасности Ст. 21, Ст. 37 ФЗ «О пожарной безопасности»

Административная: Предупреждение, штраф на должностных лиц 6000 — 15 000 р.; на юридических лиц 150 000 — 200 000 р.

Уголовная: штраф в размере до 80 000 р. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 6 месяцев, либо ограничением свободы на срок до 3 лет, либо принудительными работами на срок до 3 лет, либо лишением свободы на срок до 3 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового.

Ст. 38 ФЗ «О пожарной безопасности»; Ст. 20.4 КоАП РФ; Ст. 219 УК РФ
Правила безопасности на предприятии, установленные нормативными правовыми актами РФ; Журнал инструктажа Гл. 34 ТК РФ предупреждение или штраф на должностных лиц 2000 — 5000 р.; на ИП 2000 — 5000 р.; на юридических лиц — 5000 — 8000 р. Ст. 5.27.1 КоАП РФ

Кому поручить ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство — это целый комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство-2019: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *