Расходная накладная можно ли принять к учету. Расходная накладная Что подтверждает расходная накладная

Любое имущество имеет свою ценность, будь то деньги или товар, поэтому обязательно его передача кому-либо должна фиксироваться на бумаге. Движение денег достаточно подтвердить банковской выпиской, контрольно-кассовыми документами и т.д. А вот продукция при передаче сопровождается расходными накладными, которые содержат всю финансовую информацию о перемещаемых объектах.

Расходной накладной называют документ, согласно которому отпускаются материальные средства. Единой формы она не имеет, но обладает юридической силой. Согласно расходной накладной бухгалтеры проводят операции, связанные с движением товарно-материальных ценностей. И в случае выявления каких-либо расхождений даже спустя некоторое время, согласно этому документу могут производиться разбирательства с претензиями и последующим обращением в суд.

Не смотря на то, что единой формы накладной нет, но законодательством все-таки регулируется данный документ. Из письма Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 № 1-794/32-5 получается, что:

  • Любое перемещение продукции от продавца к покупателю фиксируется товаросопроводительными документами, в т.ч. и накладными;
  • Формируются только материально ответственными лицами;
  • Накладные требуются как для подтверждения расходования, так и для оприходывания средств, в т.ч. и при возврате бракованного товара продавцу;
  • Ответственное лицо, отпускающее товар во время работы, должно подтверждать прием и сдачу своей смены приходно-расходной накладной.

Учитывая все эти аспекты, можно сказать, что расходная накладная больше нужна для учета продукции внутри самой организации. Это обусловлено еще и простотой оформления.

Часто расходную накладную формируют по одной из унифицированных форм:

Это совсем необязательно, но доступность бланков, которые можно беспрепятственно скачать с нашего сайта, решает проблему быстро.

Правила заполнения

Расходная накладная формируется только материально ответственным лицом в двух экземплярах, один из которых остается у стороны отдающей, другой — у принимающей. В ней указываются основные параметры, требующиеся для учета на складе. Так как единой формы нет, то можно указывать любые дополнительные данные.

Условно документ делится на три части: «шапка», таблица в середине, нижняя часть.

Согласно этому делению в «шапке» может прописываться следующая информация:

  • Название организации продавца;
  • № договора;
  • Наименование склада (города) и другие реквизиты.

Если верхняя часть в основном остается неизменной, то середина меняется полностью в каждом новом документе, кроме этого занимает большую часть накладной. В ней отображаются следующие данные:

  • Перечень материальных ценностей, которые отпускаются, по принципу: в одной строчке – один артикул (наименование);
  • Количество по каждой строчке отдельно (кг, тонны, шт. и т.д.);
  • Стоимость по графе;
  • Общая сумма по каждому наименованию (артикулу).

Нижняя часть содержит основную информацию об ответственных лицах и является итогом, включает:

  • Общую сумму ценностей, передаваемых по документу;
  • Данные об ответственных лицах (должность, ФИО, подпись): кто отпустил и кто принял;
  • Место для печати (обозначается как «М.П.»), ставят обе стороны, если юридические лица;
  • Дата, когда совершена отгрузка;
  • Если продукция отпускается или принимается по доверенности, то ее данные тоже указываются здесь.

Обычно организации формируют расходные накладные по итогам смены ответственных работников или по итогам каждого операционного дня. В них отображается информация по движению мат. ценностей: проданные и возвращенные на остатки.

Образец накладной

За основу расходной накладной чаще берут формы Торг-12 или Торг-14, но многие организации создают и свои, удобные для них, варианты. Документ выполняется в программе Excel в форме таблицы и распечатывается на обычной офисной бумаге.

Для наглядности можно использовать данный образец:

В накладной всегда должны указываться только правдивые и своевременные данные.

Расходная накладная и товарная накладная — это одно и тоже?

В некоторых случаях можно считать, что товарная накладная и расходная являются одним документом. И, учитывая тот факт, что с 2013 года обязательное сопровождение материальных ценностей конкретной унифицированной формой накладной не требуется, то правильным будет согласиться с этим мнением.

И все-таки, разница у этих двух документов есть. Товарная накладная требует особой четкости в оформлении, потому что сопровождает товар от продавца к покупателю. В случае неверных параметров, указанных в ней, операции по безналичным платежам невозможно будет осуществить.

Или при возникновении претензий по количеству преданного имущества именно этот документ будет являться юридическим подтверждением сделки. И большинство организаций работают с общепризнанными формами накладных.

Расходная же накладная подходит больше для передачи ценностей внутри фирмы: от склада в торговый зал, от одной смены к другой и т.д. Просто потому, что она не имеет строгой формы и ее можно дополнять данными. На основе этого документа также работают бухгалтеры, проводятся инвентаризации и корректируются остатки.

Использовать расходные накладные нужно обязательно, хоть они и ценны в основном для внутренних целей компании, но благодаря ним на складах, производствах, магазинах царит порядок. Особенно важны они для тех компаний, которые имеют несколько подразделений с разной структурой организации и реквизитами.

Расходная накладная – это документ, имеющий юридическую силу, на основании которого производится отпуск любых материальных ценностей в качестве товаров. Стандартной формы такого бланка, как расходная накладная, нет, и понятие «образец расходной накладной» не имеет юридического обоснования, поэтому такой документ составляется в свободной форме, но как образец к использованию может служить типовая форма №ТОРГ-12, -13 или №ТОРГ-14.

В основе своей документ «расходная накладная» предназначается для подтверждения факта передачи товарных материальных ценностей покупателю. Этот документ рекомендуется разделить на три части:

  • верхняя часть – шапка;
  • средняя часть – табличная;
  • нижняя часть.

Для совершения отпуска материальных ценностей со склада оформляют внутренний документ – расходная накладная, бланк которой не утвержден в едином виде. На практике применяют несколько разных форм, в зависимости от особенностей конкретного случая. Образцы документов и правила заполнения – об этом прямо сейчас.

В основном используется оптовыми торговыми компаниями, когда нужно отразить факт перемещения:

  • товаров;
  • сырья;
  • готовых продуктов;
  • оборудования и механизмов.

Под перемещением в большинстве случаев понимается отпуск имущества со склада в связи с покупкой – т.е. передача покупателю. Основное назначение в том, что именно в нем отражается информация о:

  • количестве отпущенных ценностей;
  • дате перемещения;
  • общей сумме продукции;
  • ответственных лицах, которые организовали операцию.

Таким образом, с помощью неё администрация предприятия:

  • отслеживает все материальные потоки;
  • может точно установить ответственного за перемещение при необходимости;
  • может проанализировать и составить схему передвижения продукции для коррекции логистических потоков на складе (это особенно актуально для крупных компаний).

Ведение накладных обязательно для всех компаний, в том числе ИП, юридических лиц, общественных объединений и т.п.

Образец 2017 — 2018

В законодательстве не предусмотрено обязательное применение какой-либо формы документа, поскольку единого образца не существует. Соответственно, в каждом случае используется свой бланк. При этом допускается применение и собственного образца, утвержденного в учетной политике предприятия. Однако он обязательно должен отражать такие сведения:

  1. Название («расходная накладная») и номер (обычно ведется в хронологическом порядке, отдельно по каждому обособленному подразделению; с начала календарного года начинается новая нумерация).
  2. Наименование организации (допускается сокращенный вариант, например, ООО «Иберико»).
  3. Суть операции – отпуск или выдача продукции со склада.
  4. Полное наименование товара или других материальных ценностей.
  5. Измерение и количество отпущенных единиц.
  6. Общая стоимость.
  7. Итоговое количество (заполняется сразу под табличной частью).
  8. Официальные названия должностей всех ответственных лиц, участвовавших и в операции и разрешивших ее исполнение, подписи.
  9. Дата составления – по факту отпуска продукции.

Примерный бланк расходной накладной, который можно взять за основу и использовать как образец, приведен ниже.

Можно использовать и более простой вариант – например, такой.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Составляется она исключительно по факту, в момент отпуска товаров. Не следует составлять и тем более подписывать накладную до фактической выдачи – в этом случае велика вероятность ошибок.

Если в один день произвести всю выдачу запланированной партии невозможно, значит, нужно оформить 2 накладные – 1 по факту отпущенных сегодня товарных единиц, а вторая оформляется на следующий день.

Правила оформления расходной накладной

Кратко рассмотрим обязательные реквизиты расходной накладной. Рекомендуем скачать и открыть бланк для большей наглядности.

В верхней части накладной, в шапке, указываются покупатель и продавец с их реквизитами, а также договор между ними (номер и название). Тут могут отражаться и другие данные, предусмотренные договоренностями.

В средней табличной части этого бланка отображается перечень товарных и материальных ценностей или услуг, приобретаемых контрагентом (покупателем), но обычно товары и услуги формируются разными расходными накладными.

При этом помним, что обязательным к отображению в документе являются:

  • наименование товара либо услуг;
  • количественные показатели товаров;
  • цена товаров;
  • суммы по каждому виду товара.

В расходных накладных возможно отображение и дополнительной сопроводительной информации: серия партии, артикул, внутренний код и пр.

Нижняя часть расходной накладной содержит следующую информацию:

  • итоговую сумму;
  • подписи ответственных лиц (продавца, покупателя, с указанием их должностей – директор, менеджер или другие);
  • место, отведенное для печати;
  • дата совершения операции.

Если же товар отпускается по доверенности, то требуется указать номер и дату доверенности.

Кем и как изготавливается расходная накладная

Расходная накладная изготавливается материально ответственным лицом, который непосредственно отпускает товар, в двух экземплярах для обоих представителей — и для продавца, и для покупателя (сдающего и принимающего).

Обычно бланк расходной накладной является типичным и особенных изменений не претерпевает. А интернет предоставляет возможность бесплатно скачать образец Excel-евского бланка расходных накладных либо других стандартных форм, например:

  • счета,
  • счета-фактуры,
  • приходно-расходные кассовые ордера,
  • акты,
  • накладные и другие.

Каждый из этих документов можно настраивать по своим требованиям и дополнять по необходимости. Все это несложно. и при необходимости всегда можно скачать в Интернете заполненный образец бланка.

Расходную накладную активно применяют в сфере торговли. При этом документ может иметь различные формы, что зависит от вида хозоперации. Как составить расходную накладную правильно?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В процессе деятельности организацией осуществляется много различных операций хозяйствования. Каждая из них должна оформляться надлежащей первичной документацией.

На ее основании свершение операций отображается в бухгалтерском и налоговом учете. Продажа ТМЦ, отпуск или выбытие по иной причине может сопровождаться расходной накладной. Как составить этот документ правильно?

Общие моменты

В российском законодательстве торговая деятельность, касающаяся приобретения и продажи товаров для использования их в предпринимательской деятельности, определяется как оптовая торговля.

Таковая базируется на переходе прав собственности на товарные ценности от продавца к покупателю, что рассматривается как реализация товара с точки зрения налогообложения.

Указания по употреблению этих форм определяют, что для учитывания торговых операций, при каких выполняется передача прав собственности на товар, используется товарная накладная по .

На основании таковой продавец списывает товар, а покупатель – принимает его к учету. То есть форма является одновременно и расходной, и приходной накладной.

Но организация вправе использовать и самостоятельно созданную форму расходной накладной при присутствии в оной обязательных реквизитов.

Что это такое

Накладной именуется первичный учетный документ в бухучете. С его помощью осуществляется отгрузка товаров и их доставка от продавца к покупателю.

На основании данного документа проданные товары списываются с . Расходная накладная являет собой документ, служащий основанием для отпуска ТМЦ.

При этом унифицированной формы как таковой не предусмотрено. Термин «расходная накладная» широко распространен, но при этом данный документ различен, в зависимости от обстоятельств.

Документ может создаваться в свободной форме либо в качестве основы выступает одна из унифицированных форм – ТОРГ-12, ТОРГ-14.

При внутреннем учете используется простого шаблона, где наличествует название товара, его стоимость и численность передаваемых единиц.

Составляет расходную накладную материально ответственное лицо, отпускающее товар, в двух экземплярах – по одному для каждой стороны сделки.

Для чего она нужна

Основное назначение расходной накладной это отображение точного количества отпускаемых (реализуемых) товаров, их общей стоимости и цены за одну товарную единицу.

Данные сведения необходимы для достоверного отображения в учете продавца продажи товара. Покупатель на основании накладной принимает приобретенный товар к учету.

Нормативная база

Российское законодательство весьма поверхностно регламентирует документооборот с использованием расходных накладных.

Среди немногих правовых источников, касающихся использования расходных накладных, следует отметить .

По п.2.1.2 этого документа передвижение товара от продавца к покупателю сопровождается товаросопроводительными документами и в частности, накладными – расходными и приходными.

П.2.1.9 Письма гласит, что расходная накладная надобна и при возвращении товаров продавцу. П.2.2.4 определяет необходимость расходной накладной при отпуске товаров в процессе рабочей смены.

Для составления первичной документации по учету используется ряд унифицированных форм, принятых Госкомстатом.

С 2013 года, после принятия ФЗ №402 как новой редакции закона использование типовых форм носит исключительно рекомендательный характер.

То есть организация вправе самостоятельно разработать форму расходной накладной и утвердить ее при наличии обязательных реквизитов, определенных .

Тем не менее, многие организации стараются придерживаться законодательно определенных форм и по-прежнему используют унифицированные формы.

Таким образом снижается риск возникновения претензий со стороны налоговых органов и исключается риск не принятия документа к учету.

Признакам расходных накладных на данный момент отвечают две унифицированные формы – ТОРГ-12 и ТОРГ-14.

Что это такое и для каких целей нужна?

Движение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в процессе их реализации должно заверяться товаросопроводительными документами, в частности, накладными. Они выступают в качестве расходных документов для продавца, а для покупателя – приходных.

РН также может понадобиться при возврате товара продавцу, если в ходе его приёмки обнаружится брак, некомплектность или низкое качество.

Является ли рассматриваемый документ подтверждением оплаты за товар? РН подтверждает отпуск товара, а также служит основанием для проведения бухгалтерских операций: списания со склада, учёта реализованной продукции.

То есть приоритетное значение заключается в учёте движения продукции, как внутри хозяйствующего субъекта при отпуске для использования цехами и иными структурными подразделениями, так и при операциях с иными организациями при продаже потребителям.

Правильно оформленная РН подтверждает состав валовых расходов при исчислении налогов.

Расходная накладная является основанием для проведения расчетов между контрагентами по договору, а не подтверждением оплаты за ТМЦ, так как не содержит информацию о внесении стоимости в кассу или на счёт продавца в банке.

Порядок формирования документа

Основным предназначением расходной накладной считается подтверждение факта передачи ТМЦ покупателю-контрагенту.

Бланк данного документа состоит из трех составных частей:

Во вступительной части отражаются наименования участников сделки, их реквизиты и основание осуществления операции ( и подобное).

Табличная часть расходной накладной содержит сведения о передаваемых товарах. При этом указывается их количество, цена за единицу, общая стоимость и иные важные характеристики.

В заключение указывается итоговая сумма, ставится печать и бланк подписывается участниками операции и ответственными лицами.

Как правило, бланк расходной накладной меняется редко. В основном организация применяет единожды утвержденный бланк.

Но какая бы форма бланка не применялась, унифицированная или самостоятельно разработанная, требуется обязательное его утверждение в составе либо в виде отдельного приказа.

Форма утвержденного бланка

Хотя законом не запрещено использование расходных накладных свободной формы, в применении наиболее часто используются формы бланков ТОРГ-12 и .

Обусловлено это тем, что в данных формах наличествуют все необходимые реквизиты. Но организация вправе сократить или дополнить унифицированную форму при необходимости.

Такая новая форма утверждается руководителем и впоследствии применяется как официальный документ первичного характера.

При утверждении формы расходной накладной необходимо чтобы таковая обладала такими графами как:

  • наименования продавца и покупателя с указанием их точных реквизитов;
  • указание вида товара с перечислением наиболее важных его характеристик;
  • отображение итоговых показателей по сделке;
  • указание ответственных за осуществление сделки лиц, их и личных подписей;
  • печати организаций.

Пошаговая инструкция

Общие правила по заполнению расходных накладных таковы что:

Что касается особенностей заполнения, то пошаговая инструкция заполнения ТОРГ-12, расходной накладной на отпуск ТМЦ на сторону, такова:

Указываются сведения о продавце Плательщике, грузоотправителе, грузополучателе. Необходимо указание их точных реквизитов, включая банковские и контактные
Прописываются реквизиты договора поставки При задействовании перевозчика указываются реквизиты
Прописывается номер самой расходной накладной и дата ее создания Таковая должна совпадать с моментом отгрузки
Приводится перечень передаваемых товаров С указанием идентифицирующих характеристик, а также количественных и стоимостных показателей
Отображаются сведения Обо всех приложенных к накладной документах
Проставляются подписи ответственных лиц И ставятся печати

Форма ТОРГ-14 используется при отпуске товаров продавцу на реализацию. Заполнение ее осуществляется по той же схеме.

Разница в том, что по завершении рабочей смены продавец передает вырученные от продажи средства в кассу организации. При этом в расходной накладной фиксируют данные о переданной выручке и оставшихся нереализованными товарах.

Заполненный образец

Приступая к заполнению расходной накладной впервые, желательно ознакомится с образцами уже заполненных накладных. Это поспособствует более точному пониманию правил заполнения документов.

Если используется самостоятельно разработанная форма, то изучение заполненных образцов поможет определить, какие реквизиты нужно добавить, а какие можно сократить.

Как выглядят заполненные образцы расходных накладных можно посмотреть на примере форм:

ТОРГ-12
ТОРГ-14 Страница 1, страница 2

Возможности онлайн

В ч.5 ст.9 ФЗ №402 от 6.12.2011 сказано, что первичную документацию можно оформлять как в бумажном виде, так и в электронном.

Видео: обучение 1С 8.2 — накладная и сч/ф

Также допускается как ручное заполнение расходной накладной, так и оформление ее при помощи технических средств. Чаще всего расходная накладная оформляется при помощи специальных бухгалтерских программ.

Но заполнить форму можно и без применения специального программного обеспечения, в режиме онлайн.

Используя специальные Интернет-ресурсы можно сформировать необходимый шаблон расходной накладной, заполнить его, а затем распечатать или отправить по электронной почте покупателю.

Такой документ как расходная накладная заполнить онлайн можно на следующих сайтах:

Как формируется расходная накладная в 1С

В профессиональной бухгалтерской среде неизменна популярность программ 1С. Как создать расходную накладную в данной программе?

Пошаговая инструкция создания расходной накладной в программе 1С 8.2 такова:

  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
  • Отношения между продавцом и покупателем, будь то физические или юридические лица, начинаются с , а заканчиваются выставлением счёта на оплату. Одним из промежуточных этапов, обойтись без которого обычно невозможно, является заполнение бланка накладной на товар. Занимается оформлением документа сторона, получающая материальную прибыль, после чего накладная передаётся для подписи заказчику или получателю.

    Заполнить бланк накладной значительно проще, чем составить ; работа не отнимает много времени и под силу даже неподготовленному исполнителю. А чтобы не заниматься самостоятельными изысканиями, можно бесплатно скачать образец и шаблон для работы в Microsoft Word или Excel; после заполнения их можно распечатать представить клиенту.

    Когда требуется товарная накладная?

    Как и , накладная на товар, бланк и образец которой можно скачать по приведённым ниже ссылкам, заполняется при необходимости перемещения материальных ценностей из одной точки в другую. Именно этот документ будет впоследствии служить основанием для заполнения бухгалтерских документов, в том числе акта списания переданной в распоряжение клиента продукции.

    Важно : накладная на поставку товара должна оформляться как минимум в двух экземплярах; один из них остаётся у продавца, а второй — у покупателя. Если к осуществлению сделки привлекаются посредники, есть смысл передать по экземпляру каждому из них.

    Кроме того, накладная на товар может формироваться покупателем при необходимости возврата товарно-материальных ценностей продавцу (поставщику) по причине:

    • ненадлежащего качества;
    • неполной комплектации или допущенных при сборке ошибок;
    • возникшей в процессе эксплуатации (в рамках гарантийного срока) поломки или проявившегося дефекта.

    В этом случае также необходимо оформлять накладную в двух или более экземплярах; не помешает подготовить дополнительный экземпляр, который в дальнейшем можно приложить к исковому заявлению в суд.

    Особенности составления накладной на товар

    В соответствии с общей практикой бланк товарной накладной может заполняться одним из уполномоченных лиц:

    • продавцом;
    • консультантом (менеджером);
    • кладовщиком;
    • перевозчиком;
    • кассиром;
    • бухгалтером;
    • непосредственно директором или индивидуальным предпринимателем.

    После оформления один экземпляр документа передаётся принимающей стороне (покупателю или заказчику), а другой направляется в бухгалтерию предприятия для дальнейшей обработки.

    Единой формы накладной на поставку товарно-материальных ценностей не существует. Бланк может быть разработан самой организацией; кроме того, составитель может воспользоваться любым из представленных в Интернете бланков, а для того, чтобы удостовериться в правильности своих действий, — ознакомиться с образцом заполнения. Последних в Глобальной сети также в избытке; главное — не пользоваться заведомо устаревшими документами, не отражающими современные реалии.

    Накладная на товар, если не было отдельной договорённости между клиентом и поставщиком, оформляется уже в момент заключения сделки. В противном случае документ, поскольку это не регулируется законодателем, может быть составлен и подписан как заранее, так и задним числом. Правонарушением это не является, однако, во избежание недоразумений, особенно при последующем обращении с исковым заявлением в суд, всё же рекомендуется оформлять и подписывать товарную накладную вместе с основными документами, сопровождающими передачу товара из рук в руки.

    Порядок заполнения бланка накладной на товар:

    1. Вверху листа следует указать дату оформления документа. Составлен он может быть и заранее, однако юридическую силу обретает лишь после проставления подписей сторон сделки; эту дату, как наиболее важную, и необходимо привести.
    2. Чуть ниже – порядковый номер накладной согласно внутренней нумерации продавца (поставщика), обновляемой каждый год.
    3. Далее — сведения о получателе (покупателе, заказчике):
      • если это юридическое лицо — полное и сокращённое официальные наименования организации, основные реквизиты и номера и адрес регистрации;
      • если это простой гражданин или индивидуальный предприниматель — фамилия, имя, отчество, опционально — ИНН и адрес проживания.
    4. В следующем блоке — информация о лице, выставляющем счёт:
      • официальные наименования, полное и краткое;
      • регистрационные номера (ИНН, КПП, ОГРН), статистические коды;
      • реквизиты для оплаты;
      • полный почтовый адрес, включая индекс;
      • контактные данные: номер телефона, адрес электронной почты, аккаунты в социальных сетях и мессенджерах и так далее.
    5. В основной таблице (в графах справа налево):
      • в первой («№ п/п») — порядковый номер каждой из представленных в перечне позиций;
      • во второй («Наименование») — принятое на предприятии или в торговой сети торговое название каждого из видов реализуемой продукции;
      • в третьей («Единицы измерения») — используемые при определении количества поставляемых товаров единицы: килограммы, кубометры, литры, отрезы, штуки, коробки и так далее;
      • в четвёртой («Количество») — количество передаваемых потребителю (заказчику) изделий, для каждой позиции отдельно;
      • в пятой («Цена») — рыночную цену единицы каждой продукции (предварительно необходимо будет посчитать , в накладную не включаемую);
      • в шестой («Сумма») — общую стоимость изделий по каждому наименованию, получаемую перемножением указанных в предыдущих графах цены и количества.
    6. Ниже (под графой «Сумма», но вне таблицы) — итоговую сумму по всем позициям с учётом налога на добавленную стоимость и отдельно — размер НДС.
    7. В заключительном блоке — подписи материально ответственного лица, передающего товар, и приёмщика (покупателя).

    Важно : хотя проставлять на бланке товарной накладной оттиск печати или штампа продавца необязательно, делать это рекомендуется; впоследствии это позволит с большей уверенностью использовать документ во время судебных разбирательств.

    Бланк накладной — скачать бесплатно в Word

    Скачать бланк накладной на товар для заполнения в MS Word можно по ссылке выше.

    Образец накладной на товар — скачать бесплатно

    Скачать образец товарной накладной для просмотра в любом текстовом редакторе можно по ссылке выше

    Можно ли принять к учету и как хранить?

    Учёт и оформление движения товаров должно производиться в соответствии с:

    • Налоговым кодексом;
    • законом о бухгалтерском учёте;
    • инструкцией по применению Плана счетов и другими.

    Ответственность за своевременность и правильность оформления документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, достоверность данных несут лица, создавшие и подписавшие их.

    Срок хранения РН – в течение трех лет после истечения срока сдачи последнего за указанный период отчета, при условии, что в указанный период была проведена контролирующим органом проверка (ревизия).

    При возникновении споров в суде по начислению фискальным органом налогов и применению штрафов, по обязательствам по договору между организациями, документы хранятся до принятия окончательного судебного решения с учетом всех судебных инстанций.

    Оприходование полученных покупателем по РН товаров оформляется путем проставления штампа и переноса данных в соответствующие бухгалтерские ведомости (журналы, книги). Поступающие ТМЦ приходуются в день окончания их приёмки по количеству и качеству.

    Чем отличается от товарной накладной?

    Оформление товарной накладной (ТН) осуществляется на основании заявки покупателя. Этот способ продажи используется в случае, если необходимо зарезервировать товар до приезда покупателя, так как ТН подтверждает фактическую поставку ТМЦ по заранее согласованным условиям

    ТН применяется для оформления перехода права собственности (путём продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца покупателю. В ней указываются:

    1. наименование (вид) ТМЦ;
    2. его цена, количество и общая стоимость;
    3. реквизиты передающей и принимающей сторон;
    4. должности и подписи уполномоченных лиц, печати организаций.

    Составляется документ в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей ТМЦ, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передаётся сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

    Для учета торговых операций применяется унифицированная товарная накладная ТОРГ-12.

    Применение того или иного документа в процессе оформления хозяйственной операции обусловлено её характером. Формировать и хранить накладные можно как в бумажном, так и в электронном виде.

    Общим для товарной и расходной накладных является то, что они сопровождают движение товара от продавца к покупателю и являются основанием для бухгалтерского учёта; тем не менее, эти два документа — не одно и то же. Расходная накладная, в отличие от товарной, может использоваться для внутреннего учёта перемещения товаров. В то время как ТН применяется только при реализации товарно-материальных ценностей сторонним организациям.

    Соблюдение правил оформления, использования, учёта и хранения расходных накладных гарантирует отсутствие убытков, как непосредственно от деятельности субъекта хозяйствования, так и от результатов её проверки.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Подводим итоги

    Товарная накладная оформляется материально ответственным лицом непосредственно при передаче продукции покупателю. Документ должен быть заполнен как минимум в двух экземплярах — для продавца и клиента. Унифицированной формы накладной не существует: каждая организация или индивидуальный предприниматель может разработать свой шаблон или воспользоваться найденными в Интернете.

    При заполнении бланка накладной на товар следует привести полные официальные наименования поставщика и получателя, в основной таблице — название и количество каждого вида продукции, а ниже — итоговую сумму с учётом НДС. Документ должен быть заверен подписями обеих сторон. Проставлять оттиски печати или штампа ИП или ООО не обязательно, но желательно: так будет проще оперировать накладной при необходимости подачи искового заявления в суд.

    Коммерческая деятельность большинства компаний предполагает передачу материальных ценностей за вознаграждение. Факт получения оплаты подтверждается несложно.

    Достаточно взять в банке выписку, в ней будет указано, когда, кем и с какого счета, кому и за что она была произведена.

    Несколько по-другому обстоит дело факта передачи имущественных ценностей. Чтобы документально подтвердить данный факт, необходимо составить расходную накладную.

    Причем она должна быть подписана и заверена печатями. К правильности оформления данного документа необходимо относиться крайне серьезно.

    Допустим, по прошествии времени возник спорный вопрос и разбирательство переросло в судебное. Так вот, без предоставления данного документа суду доказать факт поставки (передачи) будет невозможно.

    Данный документ имеет большое значение в бухгалтерском учете. Он относится к первичной документации.

    Содержание и структура документа

    Данный документ оформляется в печатной форме на бумаге. Он должен содержать в себе всю необходимую информацию для того, чтобы в любой момент впоследствии можно было подтвердить факт отгрузки (передачи, поставки).

    Во-первых, стоит заметить, что в нем должно быть указано название, далее пишется дата отгрузки (передачи, поставки). Кроме этого, указывается название города, где происходило событие.

    Далее приводится перечень переданного имущества. Его можно оформить в виде таблицы. Она должна содержать в себе графы с наименованием продукции. Конкретизировать эту продукцию необходимо максимально точно.

    То есть, если кроме названия она содержит маркировку, ее нужно вписывать в . Далее вводится графа, определяющая единицу измерения. Для различных товаров она может отличаться. Это могут быть штуки, килограммы, кубометры, тонны и так далее.

    После этого необходимо указать количество переданной продукции, в тех единицах измерения, которые были указаны ранее. Обязательным является указание цены товара за одну единицу измерения. Кроме этого указывается общая сумма за объем переданного имущества, как по позициям, так и общая.

    Особое место стоит уделить реквизитам сторон (продавца и покупателя). Если участники юридические лица, приводятся их регистрационные данные. Если участником сделки является частное лицо, его реквизитами служит паспортная информация. Каждый участник под своими реквизитами в соответствующей графе ставит подпись.

    Если участник — юрлицо, тогда подпись полномочного лица должна быть заверена печатью. В случаях, когда продукция получается на основании доверенности, расходная накладная должна содержать информацию о ней. То есть, в тексте указывается ее номер, дата выдачи и прописывается фамилия и инициалы доверенного лица.

    Ниже расположен типовой бланк и образец расходной накладной вариант которого можно скачать бесплатно.

    Открыть главное меню И выбрать раздел «продажа»
    Выбрать пункт «реализация товаров и услуг» Здесь можно выбрать готовый образец расходной накладной
    Для создания нового документа выбрать кнопку «добавить» Программой будет создан новый документ с указанием обязательных реквизитов по умолчанию
    Далее указывается вид операции В данном случае «продажа и комиссия»
    Заполняются остальные реквизиты Контрагент, договор полставки, склад отгрузки и т.п.
    Заполняется таблица Указываются реализуемые товары согласно номенклатуре и их количество. Далее программа самостоятельно рассчитает остальные показатели
    Затем указывается дополнительная информация, при необходимости Тара, счет учета расходов, дополнительные реквизиты
    После проверки внесенных данных нажимается кнопка «записать» Если вместо этого нажать кнопку «ок», то документ сохранится до момента, когда потребуется распечатка

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *