Согласие на обработку персональных данных

Относительно недавно в России был введен в оборот новый документ под названием «Согласие на обработку персональных данных». Очень быстро он получил повсеместное распространение и на данный момент широко используется в самых разных организациях, начиная от государственных бюджетных учреждений и до коммерческих компаний.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк согласия на обработку персональных данных .docСкачать образец согласия на обработку персональных данных .doc

Что собой представляет согласие

Согласие на обработку персональных данных – это письменное разрешение гражданина Российской Федерации, которое он дает заинтересованной стороне на получение, сбор, хранение и использование персональных сведений о себе.

Также документ гарантирует человеку то, что информация о нем будет применяться для строго определенных целей и будет защищена от неправомерных действий.

Когда чаще всего требуется согласие

Сейчас согласие необходимо писать почти повсеместно:

  • при подаче документов на ребенка в садик или школу;
  • при трудоустройстве;
  • при заключении договора с банком, страховой компанией и т.д.

Иными словами, везде, где гражданин предоставляет свои личные документы или документы лица, представителем которого он является, заполняет различного рода тесты и анкеты, он подписывается такое согласие.

Что вкладывается в термин «персональные данные»

Закон четко определяет это понятие: под персональными данными понимается вся информация, которая напрямую относится к человеку, как к физическому лицу. Это:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • сведения из паспорта, трудовой книжки и прочих документов;
  • а также некоторые характеристики его личности.

При этом следует отметить, что согласие на обработку персональных данных требуется даже несмотря на то, что далеко не все эти сведения имеют характер конфиденциальных и закрытых.

В частности их условно можно поделить на три основных вида:

  1. общедоступные данные (ФИО, пол, дата, место рождения, гражданство и т.п.)
  2. биометрические (физиологические особенности индивида, его внешние параметры)
  3. специальные (народность, религия, здоровье и т.д.). Сюда же в некоторой степени относится и информация о месте работы человека, его отношениях с законодательством, привычках и т.п.

По закону, согласие на обработку персональных действий строго необходимо только тогда, когда оно касается двух последних из вышеназванных категорий, однако зачастую оно пишется и в отношении той информации, которая имеет позицию общедоступной.

Для чего формируется согласие на обработку при трудоустройстве

Когда человек устраивается на работу, он дает представителю работодателя свои личные документы: паспорт, трудовую книжку, СНИЛС, свидетельство об образовании, медкнижку, военный билет и т.д. Как только эти бумаги попадают на стол специалиста по кадрам, они получают статус конфиденциальных (что обеспечивается статьей 14 Трудового Кодекса РФ), поэтому для их дальнейшего использования (а без этого в кадровом делопроизводстве никак не обойтись), необходимо заручиться письменным согласием работника (п. 8 ст. 65 ТК РФ).

В этом документе должно быть подробно расписано, как, с какой целью и какие конкретно сведения из персональных данных будут применяться, обрабатываться и храниться.

Следует отметить, что по закону, вся персональная информация, предоставленная работодателю, может использоваться только в служебных целях.

Если сотрудник отказывается подписывать согласие

Законодательство РФ однозначно говорит о том, что согласие должно быть только и исключительно добровольным, то есть работодатель не имеет права принудить подчиненного подписать данный документ, поэтому в практике кадровых специалистов встречаются люди, которые отказываются подписывать согласие на обработку персональных данных.

Обычно это бывает вызвано тем, что они не понимают истинного назначения документа: защитить права работника, а напротив, опасаются, что личные сведения о них попадут в руки недобросовестных граждан.

В этих случаях закон допускает обработку персональных данных без согласия работника, но только тогда, когда это нужно для реализации условий и целей ранее заключенного трудового договора.

Здесь отдельно следует акцентировать внимание на том, что это касается только тех сотрудников организации, которые уже зачислены в ее штат, а вот в отношении новых работников согласие на обработку персональных данных получить необходимо – без него в большинстве случаев человека на сегодняшний день даже невозможно принять на работу. Связано это с тем, что между сторонами еще не заключен трудовой договор, а значит, у работодателя еще нет и обязанности его исполнять.

Логично, что администрация предприятия стремится избежать ситуаций, когда, например, даже в таких мелочах, как выписка пропуска на территорию компании, отсутствие согласия на обработку персональных данных может сыграть свою негативную роль.

Что грозит за разглашение персональных данных

Как уже говорилось выше, действия, которые работодатель может совершать с персональными данными работников, четко прописываются в тексте согласия.

Если полномочия в какой-то степени превышаются, а, тем более, если происходит какое-то злоупотребление, ответственность может наступить самая серьезная: начиная от дисциплинарной и административной, вплоть до уголовной.

Для того, чтобы сотрудник имел четкое представление о том, не выходит ли запрашиваемая у него информация за рамки нужной по закону или не превышаются ли полномочия работников предприятия по тексту согласия, следует заранее проанализировать документ (возможно даже воспользовавшись помощью квалифицированного юриста) и только тогда ставить под согласием свою подпись.

В частности, данные о том, отбывал ли гражданин срок в местах лишения свободы, нужна только тогда, когда должность, на которую он претендует, напрямую требует отсутствия судимости (иными словами, если соискатель хочет работать менеджером по рекламе, такие данные он имеет право не предоставлять).

Как уведомить

Законодательство гласит о том, что представители организаций должны извещать Роскомнадзор об обработке поступивших в их распоряжение всех персональных данных (статья 22 закона № 152-ФЗ). Посмотреть, исполняет ли работодатель эту норму закона можно на сайте данной госструктуры.

Можно ли отозвать согласие

Обычно действие с согласием на обработку персональных данных происходит так: устраиваясь на работу, человек подписывает документ, после чего благополучно о нем забывает. Но в некоторых случаях, возникает необходимость об отзыве ранее подписанного согласия. Как правило, это бывает, когда работодатель нарушает условия хранения, использования и обеспечения закрытости поступившей в его распоряжение информации, а также при увольнении.

Для того, чтобы оформить отзыв достаточно всего лишь написать заявление в свободной форме, потребовать в нем прекратить сбор, обработку, использование, хранение персональных данных и уничтожить всю информацию о подчиненном (сослаться надо на закон № 152-ФЗ: п. 1 ст. 9 и п. 5 ст. 22).

Это требование должно быть выполнено не позже чем через месяц после написания отзыва.

Образец согласия

Согласие пишется в произвольной форме или по шаблону, который разработан и утвержден внутри организации. При этом в бланке обязательно должны быть следующие данные:

  • наименование компании-работодателя;
  • место и дата составления документа;
  • фамилия, имя, отчество работника, его паспортные данные и сведения о месте жительства.

Далее в основной части подробно указывается:

  • каких именно персональных данных касается документ;
  • в каких целях и что именно допустимо с ними делать;
  • срок действия согласия и возможность его отзыва (хотя это итак гарантировано законодательством).

Обязательно следует поставить отметку о том, что согласие написано без принуждения и в добровольном порядке. После того этого под документом ставится подпись.

СОГЛАСИЕ
НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

г. Иваново

03.08.2018 г.

Я, Ковтун Инна Олеговна, паспорт 2495 564738, выдан Ленинским РОВД г. Иваново, адрес регистрации: г. Иваново, ул. Мельничная д.73, кв. 8, даю свое согласие ОАО «КомЖилФонд» на обработку моих персональных данных. Согласие касается фамилии, имени, отчества, данных о поле, дате рождении, гражданстве, типе документа, удостоверяющем личность (его серии, номере, дате и месте выдачи), а также сведений из трудовой книжки: опыте работы, месте работы и должности.

Я даю согласие на использование персональных данных исключительно в целях формирования кадрового документооборота предприятия, бухгалтерских операций и налоговых отчислений, а также на хранение всех вышеназванных данных на электронных носителях. Также данным согласием я разрешаю сбор моих персональных данных, их хранение, систематизацию, обновление, использование (в т.ч. передачу третьим лицам для обмена информацией), а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законом Российской Федерации.

До моего сведения доведено, что ОАО «КомЖилФонд» гарантирует обработку моих персональных данных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Срок действия данного согласия не ограничен. Согласие может быть отозвано в любой момент по моему письменному заявлению.

Подтверждаю, что давая согласие я действую без принуждения, по собственной воле и в своих интересах.

Ковтун И.О. (подпись)

Для чего формируется согласие на обработку при приеме на работу?

После принятия и вступления в силу Федерального закона № 152 «О персональных данных» с 30 января 2007 года любое использование личной информации происходит только с согласия ее владельца. При устройстве на работу в обязательном порядке соискатель предоставляет пакет документов, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН, они содержат общедоступные сведения, согласие брать в этом случае необязательно.

А вот при предоставлении таких документов, как справка о состояние здоровья, или наличия (отсутствия) судимости требует оформление бланка данного согласия в обязательном порядке. Поэтому до заключения трудового договора соискатель должен составить согласие в письменной форме, так как, попадая к специалисту отдела кадров, все данные становятся конфиденциальными (ст. 14 ТК РФ). На это указывает пункт 8 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

В бланке согласия на обработку персональных данных должно быть подробно написано для каких целей собирается информация о соискателе при устройстве на работу.

Согласно законодательству, при передаче работодателю они могут использоваться строго для служебных целей.

Персональные данные в трудовом договоре

В действующий ТК РФ впервые в истории трудового законодательства включена отдельная глава (14) «Защита персональных данных работника», состоящая из шести статей (85—90). Статья 85 ТК РФ формулирует два основных для данной главы понятия: персональные данные работника; обработка персональных данных работника. Персональные данные — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Обработка персональных данных — получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работников.

Структурное выделение в Трудовом кодексе РФ персональных данных вызвано необходимостью упорядочения отношении по получению и использованию работодателем информации о работнике личного характера и установления правил защиты этой информации от неправомерного использования. Положения данной главы основываются на Конституции РФ, согласно ст. 23 и 24 которой каждому человеку гарантируется право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, при этом сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.

Конституция РФ, в свою очередь, восприняла положения международных актов, согласно которым право на неприкосновенность частной жизни, личную тайну относятся к числу основных прав человека: Всеобщая декларация прав человека 1948 г. (ст. 12), Конвенция о защите прав человека и основных свобод (ст. 8), Международный пакт о гражданских и политических правах 1966 г. (ст. 9), Директива Европейского сообщества № 95/46/ЕС прямо определяет персональные данные как любую информацию, относящуюся к идентифицированному лицу или к лицу, которое может быть идентифицировано. Иными словами, указывается на «информацию об идентифицируемом лице», а не на «идентифицирующую информацию», как в российском Законе1Зайцева О.Б. Персональные данные работника и их передача работодателю в связи с трудовыми отношениями // Трудовое право. 2003. № 7. С. 18..

Следует обратить внимание на то, что определенные сведения о персональных данных работодатель имеет право требовать, а работник обязан их предоставить (ст. 65 ТК РФ; Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», которым утверждена форма Личной карточки работника). Иные сведения можно получить только с согласия работника, что нередко важно для него самого в целях реализации прав (в том числе на льготы) и интересов; например, о членстве в профсоюзе, инвалидности, беременности. Работодатель не имеет права запрашивать информацию о состоянии здоровья работника за исключением тех сведений, которые относятся к возможности выполнения работником трудовой функции (ст. 88 ТК РФ).

Общие требования к обработке персональных данных и гарантии их защиты закреплены в ст. 86 ТК РФ. Согласно ст. 87 ТК РФ защита персональных данных от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами.

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается самим работодателем с соблюдением требовании Трудового кодекса РФ и иных федеральных законов.

Защита персональных данных предусмотрена законом как на стадии их получения (п. 8 ст. 86 ТК РФ), так и на стадии передачи (ст. 88 ТК РФ), хранения и использования (ст. 89 ТК РФ).

Работники, которым в установленном законом порядке переданы сведения о персональных данных работника, обязаны не допускать их разглашения. В случае нарушения этого правила, когда сведения, составляющие врачебную, семейную и другую тайну, становятся достоянием других лиц, виновные несут за это ответственность.

В советском трудовом законодательстве правовой регламентации подвергались отдельные аспекты защиты персональных данных работника. «Институт защиты персональных данных работника в ТК РФ был в значительной степени рецептирован из западного законодательства. Другой причиной, вызвавшей появление в ТК РФ гл. 14 «Защита персональных данных работника», стало изменение стратегического подхода к правам человека на уровне Конституции РФ, которая провозгласила права и свободы человека высшей ценностью, а признание, соблюдение и защиту прав человека и гражданина — обязанностью государства (ст. 2). «Этому способствовало и то, что с середины 90-х гг. XX в., как уже отмечалось, начала формироваться комплексная отрасль законодательства «информационное право», одним из основных направлений которой стала защита персональной тайны»2Лушников A.M. Защита персональных данных работника: сравнительно-правовой комментарий гл. 14 Трудового кодекса РФ // Трудовое право. 2009. № 9. С. 93-101; № 10. С. 77-82..

Действующий Трудовой кодекс, как считают некоторые авторы, «с одной стороны, содержит требование уважать неприкосновенность личной сферы работника, но, с другой стороны, не содержит и запрет работодателю тотально «мониторить» работника»3Киселев А.В. Трудовой кодекс России в свете европейской Конвенции о защите прав человека и основных свобод. Подготовлен для системы «КонсультантПлюс» по состоянию на 1 ноября 2010 г..

К числу нормативных актов, входящих в правовую базу регламентации отношении по защите персональных данных работника, относятся также Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Налоговый кодекс РФ (ст. 24), Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. «О персональных данных». Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г., и другие нормативные правовые акты, касающиеся отдельных категорий работников, например. Федеральный закон о государственной гражданской службе Российской Федерации от 27 июля 2004 г.

Между работником и работодателем складывается особое правоотношение в рамках единого трудового правоотношения по поводу информации, содержащей персональные данные работника, позволяющие идентифицировать его в качестве такового. Отсюда следует, что работодатель имеет не только обязанности, о которых говорилось выше, но и право на получение определенной информации о работнике, объем которой предусмотрен федеральным законодательством, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ. Соответственно, у работника возникает обязанность представить такую информацию, которая должна быть полной и достоверной. Согласно ТК РФ (ст. 86) порядок обработки персональных данных, а также права и обязанности работников регламентируются локальными нормативными актами. Развивая эту мысль, выскажем следующие соображения.

Действительно, с развитием соответствующего законодательства отношения в сфере конфиденциальной информации все более приобретают некий обособленный, самостоятельный и, как представляется, межотраслевой характер. Имея в виду, прежде всего и главным образом, трудовое право, нельзя не заметить, что применительно к его сложному и неоднородному предмету, эти так называемые информационные отношения могут входить в состав как индивидуального трудового правоотношения (уместно вспомнить характерное название ст. 5 Закона «Об информации…»: «Информация как объект правовых отношении»), так и, очевидно, быть самостоятельным видом отношений, связанных с ним.

Информационное отношение «встроено» в трудовое как его элементарная часть, потому что между работником и работодателем существуют как отношения по персональным данным работника, так и отношения, связанные с государственной, служебной, коммерческой тайной, которые могут составлять основное содержание трудовой функции. Что касается информационных отношений как самостоятельного вида отношений, связанных с трудовыми (наряду с отношениями по трудоустройству у данного работодателя, социальному партнерству и др.), то в пользу такой идеи говорит элементарный анализ состава этого правоотношения.

На уровне Федерального закона «О персональных данных» и в целях его применения впервые в отечественной практике определены следующие основные понятия:

  • персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация;
  • оператор — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки персональных данных;
  • обработка персональных данных — действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;
  • распространение персональных данных — действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;
  • использование персональных данных — действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;
  • информационная система персональных данных — информационная система, представляющая собой совокупность персональных данных, содержащихся в базе данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств;
  • конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания4Богатыренко З.С. Новейшие тенденции защиты персональных данных работник в российском трудовом праве // Трудовое право. 2006. № 10..

Федеральным законом «О персональных данных» регулируются отношения, связанные с их обработкой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, иными государственными органами, органами местного самоуправления, не входящими в систему органов местного самоуправления муниципальными органами, юридическими и физическими лицами с использованием средств автоматизации или без их использования, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации.

Права граждан в области информации защищены Федеральными законами: ст. 81 ТК РФ, 237 УК РФ, 495, 498, 726, 732, 774, 804, 840, 853, 1031, 1032 и другими ГК РФ, регламентирующими вопросы предоставления различной информации покупателю о товаре. Кроме вопросов предоставления информации, ГК РФ регулирует отношения, связанные с конфиденциальностью информации, отношения по поводу возмещения вреда, причиненного вследствие недостоверной или недостаточной информации о товаре (работе, услуге) в случаях приобретения товара (выполнения работы, оказания услуги) в потребительских целях и возмещением убытков, вызванных разглашением служебной или коммерческой тайны.

Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», как выше уже говорилось, к основным обязанностям гражданского служащего отнесено требование не разглашать сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство (ст. 15).

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (КСДС), разработанный Институтом труда и утвержденный постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 (действующий с дополнениями и изменениями в ред. от 14.03.201 1), предусматривает, во-первых, что этот нормативный акт предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности. Во-вторых, предусмотрена регламентация трудовых функций специалистов, непосредственно связанных с использованием персональных данных работников или выполнением работ на их основе. К таким должностям относятся: заместитель директора но управлению персоналом, начальник отдела кадров, менеджер по персоналу, главный специалист по защите информации и др.5Бюллетень Минтруда РФ. 1998. № 12; Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Изд-е офиц. 4-е изд., доп. М.: Инст. Труда, 2005. Данные положения имеют значение для рассматриваемого вопроса, поскольку права и обязанности по сохранению конфиденциальной информации могут входить в содержание трудовой функции.

Обработка персональных данных должна осуществляться на основе принципов:

  • законности целей и способов обработки персональных данных и добросовестности;
  • соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям оператора;
  • соответствия объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных;
  • достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;
  • недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой баз данных информации.

Ответственность за разглашение

Федеральный закон не предусматривает единых требований по хранению персональных данных, однако, организация обязана обеспечить их сохранность. Как и за любые противоправные деяния, за разглашение персональных данных предусмотрена ответственность в соответствии с российским законодательством.

Для нарушителей, возглавивший персональную информацию предусмотрено четыре вида наказания:

  1. Дисциплинарное. Дисциплинарное взыскание, неполное служебное соответствие с занесением всего этого в трудовую книжку.
  2. Административное. Виновное лицо может понести ответственность в виде назначения штрафа в размере 300-500 рублей для физических лиц, 500-1000 для должностных, 5000- 10000 для ЮЛ.
  3. Материальное. Если человеку было нанесен материальный ущерб, виновное лицо может выплатить ущерб, назначенный время судебного заседания.
  4. Уголовное. Если распространение персональных данных подпадает под уголовную ответственность, то виновному может грозить реальный тюремный срок.

Некоторые организации могут запрашивать персональную информацию неправомерно. Бывают случаи, когда на должность, например, торгового представителя в обязательном порядке требуется предоставить справку о наличии или отсутствии судимости. Такие неправомерные требования также подпадают под ответственность перед законом.

Согласно нормам российского законодательства, уполномоченные лица в организации обязаны сообщать Роскомнадзору о данных, которые поступают в распоряжение предприятия (статья 22 закона № 152-ФЗ). Проверить исполняет ли организация эту норму можно на сайте этой госструктуры.

Персональные данные являются информацией особой важности, защищаются при этом законодательством Российской Федерации. Соответственно требует к себе полного соблюдения требований, находящихся в соответствующем Федеральном законе.

Когда требуется?

Соглашение на обработку персональных данных требуется при трудоустройстве на работу или может потребоваться:

  • при обращении в банк или страховое агентство;
  • при посещении государственных и муниципальных заведений;
  • при устройстве ребенка в школу или детский сад;
  • при посещении медицинских учреждений и т.д.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *