Торговые организации регулярно сталкиваются с необходимостью списания пришедшего в негодность товара. Прежде всего, это магазины, торговые точки, реализующие скоропортящийся товар, продукты. Однако списание негодного товара периодически приходится делать и в иных сферах торговли. Начинается оно всегда с процесса инвентаризации. Составленные по ее итогам документы являются основанием для формирования проводок и включения в затраты сумм просроченных товаров в бухгалтерском и налоговом учете.

Законодательное регулирование и особенности списания

В ходе инвентаризации выявляются товары, подверженные порче и просроченные, а также те, на которых должен быть указан срок годности, но фактически он отсутствует. Все эти товары относят к категории пришедших в негодность и изымают из торгового оборота.

Списание пришедшего в негодность товара производится на основании:

• ГК РФ, ст. 469, 470, 472;
• ФЗ-2300-1 от 07/02/92 г.

Согласно нормам ГК, продавец обязан предлагать покупателю только качественный, годный к использованию товар. Продажа товара с истекшим сроком годности запрещается, причем этот срок должен быть установлен с таким расчетом, чтобы потребитель смог использовать товар до его истечения.

ФЗ «О защите прав потребителей» требует передавать покупателю товар, соответствующий обязательным требованиям к нему (ст. 4), а также называет товары, на которых производителем обязательно должен быть указан срок годности: лекарства, бытовая химия, косметика, парфюмерия, продукты (ст. 5).

Просроченные или не имеющие обозначенного на упаковке срока годности товары учреждение торговли возвращает поставщику, уничтожает или утилизирует.

ФЗ-446 от 28/11/18 г. при этом введен запрет на возврат скоропортящихся товаров надлежащего качества (срок годности которых менее месяца). Требование о возмещении или замене товаров, подверженных быстрой порче, также с конца минувшего года находится под запретом.

Если негодный товар не возвращен поставщику, его уничтожают или утилизируют. Без участия третьих лиц это можно сделать в отношении испорченных продуктов или товара, точное происхождение которого неизвестно. В остальных случаях требуется экспертная оценка надзорного госоргана (ветеринарного, товароведческого, иного, в зависимости от вида товара).

Порядок списания

Инвентаризация проводится по правилам №49 от 13/06/95 г. Испорченный товар не включается в опись, а заносится в акт на списание по ф. ТОРГ-16 (15) или с использованием самостоятельно разработанной формы, отраженной в ЛНА. При использовании унифицированных форм рекомендуется заполнять оба акта. ТОРГ-15 документирует факт порчи, актом ТОРГ-16 фиксируются изъятие из торгового оборота и дальнейшие действия в отношении товара: утилизация, уничтожение.

На заметку! При утилизации товар еще может быть переработан и использован, при уничтожении дальнейшая переработка невозможна.

Уничтожение товара, кроме акта, подписанного комиссией, и заключения, оформляется отдельным приказом. При обнаружении порчи или невозможности дальнейшего использования товара берутся объяснения с материально ответственных лиц. Указанные действия позволяют выявить причину, по которой товар пришел в негодность, например:

• пропуск срока годности;
• порча вследствие халатности ответственных лиц;
• форс-мажорная ситуация.

В зависимости от нее операции отражаются в налоговом и бухгалтерском учете.

Товарную «просрочку» и расходы на ее утилизацию можно без проблем учесть в НУ, при уменьшении налоговой базы. Об этом говорится в письмах Минфина №03-03-06/1/53901 от 23/08/17 г., №03-03-06/1/30409 от 26/05/16 г. и ряде других. Аналогично — порчу в пределах норм убыли. Негодность товара, как следствие халатности виновных лиц, компенсируется этими виновными лицами согласно гл. 39 ТК РФ. Потери товара сначала отражаются во внереализационных расходах (НК РФ ст. 265), а затем как внереализационный доход (НК РФ ст. 250).

Ситуация порчи при стихийном бедствии позволяет включить стоимость испорченного товара в расходы (ст. 265-2-6), как и факт неустановления виновных в порче товара лиц (там же, п. 5). Этот факт должен подтверждаться справкой о прекращении уголовного дела (письмо 16 -15/065190 от 25/06/09 г. ФНС по Москве).

При списании негодных товаров применяется счет 94, отражающий недостачи и потери ТМЦ.

Проводки

Стандартные проводки при порче товара будут такими:

• 94/41 – списан испорченный товар;
• 41/42 сторно – сторнируется торговая наценка;
• 96, 44/94 – отнесение затрат за счет созданного резерва потерь товара или на увеличение затрат продаж (в пределах норм убыли);
• 91-2, 73/94 — отнесение затрат на виновных лиц или на прочие расходы, если виновник не установлен;
• 73/98 – если есть разница между ценой по учету товара и взысканной с виновного суммы;
• 98/91-1 – отнесение этой разницы в прочий доход.

Если объем испорченного товара превышает естественную убыль, восстанавливают НДС: 94/68.

Негодные товары с истекшим сроком годности отражают такими проводками:

• 91, 90/41 – если товар утилизируется;
• 94/41 – если товар уничтожается.

Любая организация, видом деятельности которой по ОКВЭД является оптовая или розничная торговля сталкивается с необходимостью списать испорченный или превысивший сроки годности товар. Термин «естественная убыль» товара говорит сам за себя и подразумевает невозможность реализовать на рынке ту или иную продукцию по причинам, указанным выше. В то же время, нередки ситуации, когда продукция на складе может быть испорчена вследствие неправильной транспортировки, халатности работников склада или отдела логистики – они выходят за рамки данного термина. В целях грамотного ведения учета продукции, бухгалтеру необходимо знать, как правильно списать товар, какие проводки в данном случае использовать и как, если это необходимо, отстоять честное имя организации во время налоговой проверки.

Для корректного списания потребуется разделить весь процесс на следующие этапы:

1. Правильное оформление акта;

2. Для целей налога на прибыль организации делим товар на категории (списание испорченного по вине работника товара (важно: признал вину или не признал; было ли решение суда или не было), по причине чрезвычайных ситуаций, с истекшим сроком годности (в рамках норм естественной убыли);

3. Выбираем наиболее подходящие проводки по результатам пунктов «1» и «2».

Пример

В торговый зал передан товар на сумму 6000 рублей в качестве наглядного образца, в т.ч. НДС 20%. Через месяц комиссия признала товар испорченным и приняла решение списать. В акте отражена стоимость без НДС. Виновных в порче лиц не выявлено, товар испортился от естественных причин.

Проводки:

• Дт 94 Кт 41 — 5000 руб.;
• Дт 44 Кт 94 — 5000 руб.

Воспользуемся условиями предыдущего примера, но определим, что товар хранился на складе, и в результате халатности виновного лица возникла его непригодность к использованию. Виновное лицо, заключившее договор материальной ответственности с организацией, в объяснительной записке подтвердило согласие возместить ущерб в полном объеме.

Проводки:

• Дт 94 Кт 41 — 5000 руб.;
• Дт 73 Кт 94 — 5000 руб.;
• Дт 50 Кт 73 — 5000 руб.

Здесь стоимость товара относится на виновных лиц, а затем следует погашение долга внесением наличных в кассу.

Кратко для ленивых

1. Непригодный к использованию товар списывается на основании акта комиссии на списание, в результате инвентаризации товара. К невозможности использования товара законодатель приравнивает пропуск срока годности продукции.
2. Непригодная к использованию товарная масса учитывается на счете 94 или на счете 91/2, если возможна ее утилизация. В налоговом учете просроченные товары могут быть включены в расходы, как и порча в пределах норм убыли.
3. Если стоимость испорченного товара отнесена на виновных лиц, которые компенсировали урон, сумма отражается в прочих доходах и расходах. В случае стихийных бедствий либо если суд не определил виновное лицо, испорченный товар может быть отражен в прочих расходах.

Какие проводки нужно использовать?

Под каждый конкретный случай списания товара были разработаны наиболее оптимальные варианты проводок. Они рекомендованы к использованию ведущими экспертами в области бухгалтерского учета и налогообложения:

1. Если списана стоимость испорченных (просроченных) товаров (материалов) рекомендовано использовать проводку Дт 94 — Кт 41 (10);

2. Если списана порча в пределах норм естественной убыли, то используйте проводку Дт 44 — Кт 94;

3. Когда стоимость испорченных товаров (материалов) отнесена на виновных лиц будут оптимальна Дт 73 (76) — Кт 94;

4. А когда стоимость испорченных товаров (материалов) взыскана с виновного лица, используются проводки Дт 50 (51, 70) — Кт 73 (76);

5. И наконец, когда сверхнормативная порча списана в расходы – используйте Дт 91 — Кт 94.

Мы описали весь путь списания непригодного к продаже товара для наших клиентов по услуге «аренда 1С Предприятие 8.3». Вполне очевидно, что любая допущенная неточность в этом процессе чревата штрафами и прочими неприятностями (в виде налоговых проверок, например) для организации. Единственное, на что мы не сделали акцент – это качество проведенной инвентаризации.

От того, насколько добросовестно она проведена (если вообще имела место) будет зависеть, столкнется ли бухгалтерия и руководство фирмы с выездными налоговыми проверками, недодачами, пересортицей или нет. Нередки случаи, когда бухгалтер по своей личной инициативе или «с легкой руки» генерального директора «проводит» инвентаризацию формально, не утруждаясь пересчитать товар на складе и не собирая комиссию.

Делается это в большинстве случаев для того, чтобы не тратить лишнее время на подобного рода хлопоты. Мы смеем предположить, что до поры до времени, бухгалтерия не столкнется с проблемами из-за такой «бумажной» работы, но всему свое время.

Рано или поздно организацию посетит выездная налоговая проверка, на которой вскроется расхождение реального положения дел с картиной складского учета. В этом случае на организацию будет наложен штраф в размере 10000 рублей, согласно ст. 120 НК РФ. А за искажение любой строки бухгалтерской отчетности на 10% и более штраф могут взыскать также с директора или главбуха лично. Максимальная сумма — 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

При всем при этом риск того, что выездная налоговая проверка состоится, невелик, да и сумма штрафа для юридического лица небольшая. Совсем другое дело обстоит с теми затратами, которые организация может понести, если потребуется проводить ревизию. Ревизия будет проведена, если предпроверочный анализ покажет, что компании есть, что до начислять. В этом случае придется отдать не менее 14 млн. рублей – речь идет о среднерыночной стоимости проверки.

Выбор остается за вами. И, кстати, он очевиден.

По обоюдному согласию

Рассказывает Эмма Ягудина, ведущий аудитор компании «СитиАудит»:

«Чаще всего списание испорченного товара происходит после проведения инвентаризаций или незапланированных ревизий. Особенно это касается крупных торговых точек и сетевых гипермаркетов. Объем товаров на них просто огромный, и уследить за его целостностью невозможно. Некоторые работодатели применяют карательные меры к материально ответственным лицам, «вешая” на них недостачи, бой и лом продукции и покрывая тем самым убытки. А всегда ли можно найти виновного? Конечно, нет. Вот тут и вступает в силу так называемая коллективная ответственность. Фактически убыли компании покрывают заработной платой трудящихся. Нередки случаи, когда сотрудник даже не присутствовал при порче имущества, но из-за бригадного договора с его оплаты труда недостача будет удержана.

Читайте также «Виноваты все: коллективная ответственность работников»

Но чаще предприятия принимают такие убытки на себя. И это понятно, такой бизнес предполагает товарные потери и порчи. Следует отметить, что российское законодательство в этой области скорее направлено на защиту интересов работодателя, забывая об интересах сотрудников. Де-юре организация должна провести специальные процедуры, расследования, оформить много документов и после этого сделать удержание из заработной платы найденного виновного лица. Но де-факто работодатель просто получает согласие работника о том, что он готов покрыть недостачу. Сотрудник подписывает бумаги, бухгалтер делает удержания. Логика довольно проста: «не нравится – уходи”. Именно этим руководствуются многие компании, и работники не сопротивляются, а зря».

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Подключить бератор

С чего начинается списание или уценка

При выявлении кладовщиком или другим материально-ответственным лицом порчи имущества нужно провести инвентаризациюп. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»; п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. Инициировать проведение инвентаризации можно, подав служебную (докладную) записку на имя руководителя. После этого он должен подписать приказ о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88, которым утвердит состав комиссии.

По результатам инвентаризации оформите:

• опись по форме № ИНВ-3утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88;
• ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26утв. Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 № 26;
• акт о порче, бое, ломе ТМЦ по форме № ТОРГ-15утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132. Причем использовать его можно как для товаров, так и для другого имущества. В графе 15 этого акта нужно отразить характеристики дефектов имущества. А в графах 10—13 надо указать сведения о новой — уцененной — стоимости дефектного имущества, если его еще можно продать. Эту стоимость определяет инвентаризационная комиссия.

Зачем в принципе нужно делать уценку ТМЦ? В бухучете это необходимо, чтобы создать резерв под снижение стоимости ТМЦ и отразить их в балансе на конец года уже по сниженной цене, которая рассчитывается как первоначальная стоимость за вычетом резервап. 25 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утв. Приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н. Однако если вы собираетесь в скором времени продать эти ТМЦ, то можно не отражать в учете их уценку.

Продаем уцененные ТМЦ

Иногда, несмотря на то что ТМЦ испорчены, к примеру, в результате морального устаревания или после их использования в качестве рекламных образцов, их еще можно уценить и продать.

Анализируем цену продажи

Как известно, в некоторых случаях налоговики могут проверить правильность применения цен по сделкамп. 2 ст. 40 НК РФ; п. 13 Постановления Пленума Верховного суда РФ № 41, Пленума ВАС РФ № 9 от 11.06.99. В том числе если цены по идентичным товарам различаются более чем на 20%п. 2 ст. 40 НК РФ. Однако к нашему случаю это не относится. Сниженная цена на испорченные ТМЦ — это и есть их рыночная ценаПостановления ФАС СКО от 10.07.2009 № А32-18956/2008-19/251; Восемнадцатого ААС от 06.10.2010 № 18АП-7858/2010. Она не может быть такой же, как по нормальным ТМЦ. К примеру, холодильник с вмятиной не может стоить столько же, сколько без нее.

Кстати, если ваши ТМЦ не испортились, а просто стали неликвидными, например морально устарели (на рынке появилась новая модель такого товара), то для их продажи по сниженным ценам проводить инвентаризацию и составлять акт по форме № ТОРГ-15 не надо. Чтобы обосновать размер уценки, можно оформить расчет, отражающий суммы затрат, которые возникнут, если продолжать их хранить или утилизировать, а не продавать, пусть даже с убытком. Так вы сможете обосновать целесообразность убыточной реализации этих ТМЦПостановление ФАС МО от 16.04.2009 № КА-А40/3035-09.

Учитываем продажу для целей налогообложения

Доход от продажи ТМЦ по сниженным ценам учитывается в обычном порядке. А в расходы включаются следующие суммы:

• <если>ТМЦ уценены из-за того, что потеряли свои первоначальные свойства при экспонировании в рекламных целях (например, при оформлении витрин) и их стоимость ранее не была включена в рекламные расходы, то:
• сумма уценки полностью учитывается как ненормируемые расходы на рекламуподп. 28 п. 1, п. 4 ст. 264, п. 1 ст. 272 НК РФ;
• при продаже ТМЦ их стоимость за вычетом уценки учитывается в расходахп. 5 ст. 252, подп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ;
• <если>ТМЦ уценены по другим причинам, то в расходы включается вся их изначальная стоимость (без учета уценки)подп. 3 п. 1, п. 2 ст. 268, ст. 320 НК РФ; Письмо Минфина России от 18.09.2009 № 03-03-06/1/590.

***

Как видите, и при списании испорченных ТМЦ, и при их продаже главное — правильно оформить первичные документы.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Торговля — учет»: