Статья 169 ТК РФ. Возмещение расходов при переезде на работу в другую местность

Статьей 165 ТК РФ установлены случаи предоставления работникам гарантий и компенсаций. В ней сказано: помимо общих гарантий и компенсаций, предусмотренных Трудовым кодексом, работникам предоставляются гарантии и компенсации, в частности, при переезде на работу в другую местность. В статье расскажем о порядке предоставления этих гарантий, а также о размере возмещения расходов, связанных с переездом сотрудника на работу в другую местность. Кроме того, рассмотрим налогообложение данных компенсаций и бухгалтерский учет.
Напомним, что согласно ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. При этом согласно п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 под другой местностью следует понимать местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ.
Кроме того, по письменной просьбе работника или с его письменного согласия может быть осуществлен перевод на постоянную работу к другому работодателю. При этом трудовой договор по прежнему месту работы прекращается (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Запрещается переводить и перемещать сотрудника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.
При согласии работника на перевод в другую местность вместе с работодателем стороны заключают дополнительное соглашение и работодатель издает приказ о переводе работника.
Какие компенсации положены работнику при переезде на работу в другую местность?
Согласно ст. 169 ТК РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность последний обязан возместить работнику:
— расходы на переезд работника, членов его семьи и провоз имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
— расходы на обустройство на новом месте жительства.
При этом конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора. Однако для сотрудников, работающих в организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, размеры возмещения расходов в связи с их переездом на работу в другую местность установлены Постановлением Правительства РФ от 02.04.2003 N 187 (далее — Постановление N 187).
Возмещение расходов на переезд. В силу пп. «а» п. 1 Постановления N 187 возмещение таких расходов осуществляется по предварительной договоренности с работодателем в следующих размерах:
1) в части расходов на переезд работника и членов его семьи (включая оплату расходов на оформление проездных документов, расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
— водным транспортом — в каюте группы V морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте категории II речного судна всех линий сообщения, в каюте категории I судна паромной переправы;
— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
— автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);
2) при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда:
— железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
— водным транспортом — в каюте группы X морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте категории III речного судна всех линий сообщения;
— автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.
Возмещение расходов на провоз багажа. Согласно пп. «б» п. 1 Постановления N 187 расходы на провоз имущества железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (общего пользования) в количестве до 500 кг на работника и до 150 кг на каждого переезжающего члена его семьи возмещаются в размере фактических расходов, но не выше тарифов, предусмотренных для перевозки грузов (грузобагажа) железнодорожным транспортом. При отсутствии указанных видов транспорта возмещаются расходы на провоз имущества воздушным транспортом от ближайшей к месту работы железнодорожной станции или ближайшего морского либо речного порта, открытого для навигации в данное время.
Обратите внимание! Расходы, предусмотренные пп. «а» и «б» п. 1 Постановления N 187, не подлежат возмещению в случае, если работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения.
Возмещение расходов на обустройство на новом месте жительства. Такие расходы возмещаются в следующих размерах (пп. «в» п. 1 Постановления N 187):
— на работника — в размере месячного должностного оклада (месячной тарифной ставки) по новому месту работы;
— на каждого переезжающего члена его семьи — в размере 1/4 должностного оклада (1/4 месячной тарифной ставки) по новому месту работы работника.
Дополнительные компенсации. При переезде сотрудника на работу в другую местность предусмотрена выплата ему суточных в размере 100 руб. за каждый день нахождения в пути следования к новому месту работы (пп. «г» п. 1 Постановления N 187).
Кто обязан возмещать расходы, связанные с переездом сотрудника на новое место работы?
Согласно п. 4 Постановления N 187 возмещение расходов в размерах, указанных в п. 1 данного Постановления, осуществляется организациями, в которые переводятся, направляются или принимаются на работу работники. При этом расходы возмещаются в пределах ассигнований, выделенных этим организациям из федерального бюджета на реализацию мероприятий, связанных с переездом работников на работу в другую местность, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание организации.
На практике можно выделить следующие особенности возмещения расходов работника на переезд и обустройство на новом месте жительства:
— если заранее невозможно точно определить размер подлежащих возмещению расходов в связи с переездом работника на работу в другую местность, ему по предварительной договоренности с работодателем выдается аванс (п. 2 Постановления N 187);
— расходы, связанные с переездом членов семьи работника и провозом их имущества, а также расходы на их обустройство на новом месте жительства возмещаются при условии, что они должны переехать на новое место жительства работника до истечения одного года со дня фактического предоставления жилого помещения (п. 3 Постановления N 187);
— организация имеет право возмещать расходы, связанные с переездом сотрудника на работу в другую местность, в размерах, превышающих установленные п. 1 Постановления N 187. Кроме того, организация может возмещать иные расходы, связанные с переездом, но при условии, что они были произведены работником с согласия работодателя. Указанные расходы осуществляются организацией за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета, а также за счет средств, полученных в установленном порядке от предпринимательской или иной приносящей доход деятельности (п. 5 Постановления N 187).
В каких случаях работник обязан вернуть сумму компенсации?
Пунктом 6 Постановления N 187 предусмотрены случаи, когда работник обязан вернуть полностью средства, выплаченные ему в связи с переездом на работу в другую местность:
— если он не приступил к работе в установленный срок без уважительной причины;
— если он до окончания срока работы, определенного трудовым договором (а при отсутствии такого срока — до истечения одного года работы), уволился по собственному желанию без уважительной причины или был уволен за виновные действия, которые в соответствии с законодательством РФ стали основанием для прекращения трудового договора.
К сведению. В случае если работник не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, он обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом понесенных им расходов на его переезд и переезд членов его семьи, а также расходов на провоз имущества.
В заключение данного раздела отметим, что Постановление N 187 не применяется к категориям работников, для которых в соответствии с законодательством РФ предусмотрены иные размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность (п. 7). Таким примером могут служить лица, заключившие трудовые договоры о работе в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и прибывшие в соответствии с этими договорами из других регионов РФ. Этим лицам компенсации расходов, связанных с переездом, установлены ст. 326 ТК РФ. Согласно данной статье за счет средств работодателя работнику предоставляются следующие гарантии и компенсации:
— единовременное пособие в размере двух месячных тарифных ставок, окладов (должностных окладов) и единовременное пособие на каждого прибывающего с ним члена его семьи в размере половины месячной тарифной ставки, оклада (должностного оклада) работника;
— оплата стоимости проезда работника и членов его семьи в пределах территории РФ по фактическим расходам, а также стоимости провоза багажа не более 5 т на семью по фактическим расходам, но не свыше тарифов, предусмотренных для перевозки железнодорожным транспортом;
— оплачиваемый отпуск продолжительностью семь календарных дней для обустройства на новом месте жительства.
При этом размеры, условия и порядок компенсации расходов, связанных с переездом, лицам, работающим в организациях, финансируемых из бюджетов субъектов РФ, устанавливаются органами государственной власти субъектов РФ, в организациях, финансируемых из местных бюджетов, — органами местного самоуправления.
Исчисление налогов и сборов при возмещении расходов, связанных с переездом сотрудника на работу
в другую местность
Налог на доходы физических лиц. На основании п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ. При этом стоит учитывать, что согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность).
Таким образом, суммы возмещения организацией расходов, производимых в связи с переездом работника на работу в другую местность, на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ в размерах, установленных законодательством РФ.
Что касается возмещения расходов, связанных с обустройством на новом месте жительства, то Минфин России в Письме от 15.05.2013 N 03-03-06/1/16789 пояснил: такие расходы не облагаются НДФЛ, так как подпадают под действие п. 3 ст. 217 НК РФ, но в размерах, установленных соглашением сторон трудового договора. Однако в случае, если организация будет возмещать расходы на аренду квартиры работника, переехавшего на работу в другую местность, и членов его семьи, такие суммы возмещения не подпадут под действие п. 3 ст. 217 НК РФ, соответственно, будут облагаться НДФЛ в установленном порядке.
Аналогичные разъяснения представлены в Письме Минфина России от 13.02.2012 N 03-04-06/6-35.
Однако арбитры не соглашаются с такой позицией и отмечают следующее: возмещение расходов на наем жилья для работников, прибывших на работу из другой местности, связано с выполнением ими трудовых обязанностей, подпадает под понятие компенсации, предусмотренное ст. 169 ТК РФ, следовательно, не облагается НДФЛ (Постановления ФАС МО от 21.03.2011 N КА-А40/1449-11, ФАС ВВО от 24.06.2008 N А43-28282/2007-37-943).
Налог на прибыль организаций. Согласно пп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся суммы выплаченных подъемных в пределах норм, установленных законодательством РФ. Таким образом, расходы учреждения на выплату компенсаций, связанных с переездом в другую местность, в размере, установленном Постановлением N 187, учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии соответствия данных расходов положениям п. 1 ст. 252 НК РФ.
Такие разъяснения приведены в Письме Минфина России от 15.05.2013 N 03-03-06/1/16789.
Страховые взносы в ПФР на обязательное пенсионное страхование, ФСС на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, ФФОМС на обязательное медицинское страхование. Согласно ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ <1> объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг. При этом база для начисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст. 7 данного Закона, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ (ч. 1 ст. 8 Закона).
———————————
<1> Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».
Подпунктом «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ определено, что не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность).
Что касается компенсации за наем жилья, которая выплачивается работнику, переехавшему на работу в другой город, она не подпадает под действие пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, так как указанной нормой предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами сумм возмещения расходов работника только на переезд.
Такие разъяснения представлены в Письме Минздравсоцразвития России от 05.08.2010 N 2519-19.
Однако обратите внимание, что в настоящее время появились судебные решения, в которых сказано, что выплаты работникам, компенсирующие их расходы на наем жилья при переезде на работу в другую местность, не являются объектом обложения страховыми взносами в ПФР и на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (Постановления ФАС ПО от 22.08.2013 N А65-27752/2012, ФАС СКО от 05.09.2013 N А63-13021/2012, Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 N А62-1345/2012).
Страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Согласно п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ <2> объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы. При этом база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ, начисленных страхователями в пользу застрахованных, за исключением сумм, указанных в ст. 20.2 этого Закона.
———————————
<2> Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
В силу пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), в частности, связанных с переездом на работу в другую местность.
Что касается компенсации за наем жилья, которая выплачивается сотруднику, переехавшему на работу в другой город, то она не подпадает под действие пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, так как указанной нормой предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами сумм возмещения расходов работника только на переезд.
Отражение расходов, связанных с переездом сотрудника на работу в другую местность, в бухгалтерском учете
Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов, утвержденным Приказом Минфина России от 21.12.2012 N 171н, расходы, связанные с переездом сотрудника на работу в другую местность, отражаются:
— по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ — подъемные для обустройства на новом месте жительства и суточные;
— по подстатье 222 «Транспортные услуги» КОСГУ — расходы на оплату транспортных услуг по договорам перевозки пассажиров и багажа, в том числе на приобретение проездных билетов.
Порядок отражения в бухгалтерском учете расходов, связанных с переездом сотрудника на работу в другую местность, зависит от типа учреждения.
Бюджетные учреждения. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений утверждена Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н). Рассмотрим бухгалтерские записи.
1. Начисление сумм компенсации на выплату подъемного пособия при переезде на новое место работы (службы) (п. 128 Инструкции N 174н):
Дебет счета 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит счета 0 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам».
2. Начисление сумм компенсации на оплату транспортных услуг (расходы, связанные с переездом работников и членов их семей к месту работы (службы), месту жительства, оплата работ и услуг, выполняемых и оказываемых в рамках договора транспортной экспедиции):
Дебет счета 0 109 00 222 «Затраты на транспортные услуги в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит счета 0 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по транспортным услугам».
3. Удержание и перечисление сумм компенсации работнику (п. п. 39, 140 Инструкции N 174н):
Дебет счетов 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам», 0 302 22 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по транспортным услугам»
Кредит счета 0 304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»;
Дебет счета 0 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства».
Одновременно производится запись по забалансовому счету 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» (п. 367 Инструкции N 157н <3>).
———————————
<3> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
Автономные учреждения. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений утверждена Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н (далее — Инструкция N 183н). Рассмотрим бухгалтерские проводки.
1. Начисление сумм компенсации подъемного пособия при переезде на новое место работы (службы) (п. 132 Инструкции N 183н):
Дебет счетов 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг», 0 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам»
Кредит счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам».
2. Начисление сумм компенсации на оплату транспортных услуг (расходы, связанные с переездом работников и членов их семей к месту работы (службы), месту жительства, оплата работ и услуг, выполняемых и оказываемых в рамках договора транспортной экспедиции, включая механизацию погрузки и выгрузки имущества, подачу и уборку вагонов, пользование подъездным путем, пользование вагонами (контейнерами), перевод стрелок, укладку тормозных башмаков, промывку вагонов, маневровые работы и т.п.) (п. 134 Инструкции N 183н):
Дебет счета 0 109 00 222 «Затраты на транспортные услуги в себестоимости готовой продукции, работ, услуг» (0 401 20 222 «Расходы на транспортные услуги»)
Кредит счета 0 302 22 000 «Расчеты по транспортным услугам».
3. Удержание и перечисление сумм компенсации работнику (п. п. 61, 109 Инструкции N 183н):
Дебет счетов 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам», 0 302 22 000 «Расчеты по транспортным услугам»
Кредит счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»;
Дебет счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит счета 0 201 11 610 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства».
Казенные учреждения. Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета утверждена Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее — Инструкция N 162н). Рассмотрим бухгалтерские записи.
1. Начисление сумм компенсации, связанной с переездом сотрудника (п. 102 Инструкции N 162н):
Дебет счетов 0 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам» (0 401 20 222 «Расходы по транспортным услугам»), 0 109 00 212 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
Кредит счетов 0 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам», 0 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по транспортным услугам».
2. Удержание и перечисление сумм компенсации (п. 108 Инструкции N 162н):
Дебет счетов 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам», 0 302 22 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по транспортным услугам»
Кредит счета 0 304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»;
Дебет счета 0 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит счета 0 201 21 610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов в кредитной организации», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 304 05 000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами».

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию расходов, связанных с переездом в другую местность (в т. ч. и за рубеж), можно учесть как подъемные (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 13 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-35). Для этого нужно выполнить два условия:

  • сумма подъемных должна быть фактически выплачена (независимо от метода, которым организация определяет доходы и расходы) (подп. 4 п. 7 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК РФ);
  • сумма подъемных не должна превышать норму, установленную в соответствии с действующим законодательством. Сверхнормативные выплаты налогооблагаемую прибыль не уменьшают (п. 37 ст. 270 НК РФ).

Такие правила распространяются на те случаи, когда подъемные выплачиваются сотруднику организации, с которым уже заключен трудовой договор и который на момент переезда на новое место работы уже выполнял свои трудовые обязанности у того же работодателя на старом месте работы (письма Минфина России от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138, от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140, УФНС по г. Москве от 18 февраля 2008 г. № 20-12/015139).

Ограничения при учете подъемных

Ситуация: какую сумму подъемных можно учесть при расчете налога на прибыль?

Организация может учесть при расчете налога на прибыль сумму подъемных в пределах норм, установленных законодательством (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). Сверхнормативные выплаты налогооблагаемую прибыль не уменьшают (п. 37 ст. 270 НК РФ).

Под действующим законодательством следует понимать:

  • положения статьи 169 Трудового кодекса РФ и постановление Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187 (по общему правилу);
  • положения статьи 326 Трудового кодекса РФ и статьи 35 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 (для сотрудников, переехавших на работу в районы Крайнего Севера или в приравненные к ним местности).

Однако конкретные ограничения установлены законодательством только для бюджетных организаций (постановление Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187, ч. 3 ст. 326 ТК РФ, ч. 3 ст. 35 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1). Для коммерческих организаций данные ограничения определяются соглашением сторон трудового договора (ч. 2 ст. 169, ч. 5 ст. 326 ТК РФ, ч. 5 ст. 35 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1).

Налог на прибыль: расходы на наем жилья

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль расходы на наем жилья сотрудникам, переехавшим на работу в другую местность вместе с организацией?

При расчете налога на прибыль законодательство предусматривает учет расходов, связанных с компенсацией переезда сотрудника на работу в другую местность, включая расходы на обустройство (подъемные) (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы на наем жилья Налоговым кодексом прямо не предусмотрены.

Вместе с тем, организация может включить в расходы на оплату труда любые затраты, связанные с содержанием сотрудников, предусмотренные трудовыми (коллективными) договорами (ст. 255 НК РФ). В соответствии с трудовым (коллективным) договором по письменному заявлению сотрудника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству России. При этом доля зарплаты, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от начисленной месячной суммы. Это установлено статьей 131 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, расходы по найму жилья для сотрудника можно учесть для целей налогообложения прибыли в размере, не превышающем 20 процентов от суммы начисленной ему зарплаты за месяц. Но при одновременном выполнении следующих условий:

  • наличие заявления сотрудника о выдаче части зарплаты в натуральной форме;
  • наличие такой формы оплаты труда в трудовом (коллективном) договоре.

Правильность данного подхода подтверждает Минфин России в письмах от 22 октября 2013 г. № 03-04-06/44206, от 30 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/40369 и т. д.

Стоит отметить, что изложенные правила не распространяются на потенциальных сотрудников, с которыми трудовой договор еще не заключен. Если организация понесла расходы на оплату жилья в период, когда договор не заключен и человек не состоит в штате организации, такие затраты при налогообложении прибыли учесть нельзя. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 30 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/40369.

Подробнее об учете расходов на оплату труда, если организация выдает сотрудникам более 20 процентов от начисленной суммы зарплаты в неденежной форме, см. Как отразить в учете выплату зарплаты в натуральной форме.

Совет: при расчете налога на прибыль можно учесть всю сумму расходов на наем жилья для сотрудников. Однако следование такой позиции, скорее всего, приведет к спорам с проверяющими. Аргументы помогут такие.

Расходы на наем жилого помещения для сотрудников в полной сумме можно учесть по одному из оснований:

– как выплаты, связанные с обустройством на новом местожительстве (ч. 1 ст. 169 ТК РФ). При расчете налога на прибыль такие выплаты можно квалифицировать как суммы подъемных и учесть их в составе прочих расходов (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ);

– как выплаты, связанные с оплатой труда. Расходы на наем жилого помещения связаны с обеспечением сотрудников условиями для трудовой деятельности. А значит, такие расходы связаны с производственной деятельностью организации. Если обязанность оплачивать расходы на наем жилья предусмотрена трудовым договором, их можно отнести к расходам на оплату труда. Ведь перечень таких расходов является открытым. Это следует из статьи 255 Налогового кодекса РФ. В арбитражной практике есть примеры судебных решений в пользу такой позиции (см., например, постановление ФАС Центрального округа от 29 сентября 2010 г. № А23-5464/2009А-14-233).

Переезд из районов Крайнего Севера

Сотрудникам, которые расторгают трудовой договор с организацией, расположенной в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), и переезжают в другую местность, сумму компенсации проезда и провоза багажа можно учесть по пункту 12.1 статьи 255 Налогового кодекса РФ. При этом должны быть выполнены следующие условия:

  • порядок выплаты и размеры компенсации нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре (абз. 1 ст. 255 НК РФ и ст. 326 ТК РФ);
  • сумма компенсации должна быть выплачена в пределах тарифов, предусмотренных для перевозок железнодорожным транспортом (при его отсутствии в размере минимальной стоимости перелета и стоимости авиаперевозки багажа из расчета не более пяти тонн на семью) (п. 12.1 ст. 255 НК РФ, п. 2 письма Минфина России от 10 февраля 2010 г. № 03-03-06/1/59);
  • трудовой договор с сотрудником может быть расторгнут по любым основаниям (исключение увольнение за виновные действия) (п. 12.1 ст. 255 НК РФ).

При этом в расходах можно учесть всю сумму компенсации с учетом НДС, выделенного в проездных документах отдельной строкой. Такой вывод содержится и в письме Минфина России от 22 мая 2008 г. № 03-03-06/1/329.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении выплаты сотруднику компенсации расходов, связанных с его переводом на работу в другую местность вместе с организацией. Организация применяет общую систему налогообложения

В январе главный бухгалтер ООО «Альфа» А.С. Глебова переводится на работу в другую местность вместе с организацией (г. Екатеринбург). Вместе с сотрудницей переезжает ее муж. Порядок возмещения расходов, связанных с переводом, предусмотрен трудовым договором. Сумма компенсации установлена приказом руководителя «Альфы».

Компенсация включает в себя:

  • фактическую стоимость проезда Глебовой с мужем к месту назначения – 5000 руб.;
  • фактическую стоимость провоза багажа – 1000 руб.;
  • сумму расходов по обустройству на новом местожительстве – 25 000 руб.;
  • суточные за один день в пути – 100 руб.

Общая сумма компенсации составляет 31 100 руб.

Компенсация начислена и выплачена 11 января. В учете организации сделаны проводки:

Дебет 26 Кредит 73
– 31 100 руб. – начислена компенсация в связи с переводом Глебовой на работу в другую местность;

Дебет 73 Кредит 50
– 31 100 руб. – выплачена компенсация Глебовой.

Сумма компенсации не учитывается при определении налоговой базы по НДФЛ. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации не начисляются.

При расчете налога на прибыль за январь бухгалтер «Альфы» включил в состав расходов 31 100 руб.

Компенсация переезда иногороднему сотруднику

Ситуация: можно ли оплатить переезд на новое местожительство иногороднему сотруднику, с которым заключен трудовой договор? По предварительной договоренности сотрудник переезжает на работу из другого города в местность нахождения организации.

Ответ: да, можно.

При переводе сотрудника в другую местность по предварительной договоренности организация-работодатель обязана возместить ему расходы, связанные:

  • с переездом самого сотрудника, членов его семьи, а также провозом имущества (кроме тех случаев, когда организация обеспечивает сотрудника транспортом);
  • с обустройством на новом местожительстве.

Расходы возмещаются в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора.

Такой порядок предусмотрен статьей 169 Трудового кодекса РФ.

Однако правила статьи 169 Трудового кодекса РФ распространяются только на ситуации, когда на момент переезда сотрудник состоит в трудовых отношениях с тем же работодателем, по договоренности с которым он переезжает. То есть при найме нового сотрудника, в том числе иногороднего, и компенсации ему расходов по переезду руководствоваться статьей 169 Трудового кодекса РФ нельзя. Подтверждает такой вывод Минфин России в письме от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140.

Вместе с тем, это не означает, что устанавливать дополнительные компенсации сотрудникам организация не вправе. Запрета улучшать положение сотрудников в трудовом законодательстве нет. Поэтому организация вправе возместить принимаемому на работу иногороднему сотруднику расходы на его переезд в другую местность (ст. 41 ТК РФ).

От того, на каких основаниях возмещены расходы сотрудника на переезд, зависит порядок налогообложения произведенной выплаты.

Предоставление жилья является частью заработной платы

Налог на прибыль. В соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. 📌 Реклама Отключить

Как было указано ранее, никаких условий, ограничивающих налогоплательщика в признании затрат на выплаты персоналу в натуральной форме, если они предусмотрены трудовым договором и (или) коллективным договором, глава 25 НК РФ не содержит.

При этом расход в пользу работника считается предусмотренным трудовым контрактом в том числе когда в трудовом договоре содержится ссылка на локальный нормативный акт, устанавливающий соответствующие выплаты (см., например, письмо Минфина России от 22 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/606).

Следовательно, если расходы на проживание не только в период обустройства, но и на весь период работы сотрудника предусмотрены трудовым договором и при этом они отвечают критериям экономической оправданности и направлены на получение Обществом дохода (ст. 252 НК РФ), то такие расходы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль.

📌 Реклама Отключить

НДС. В соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ в целях обложения НДС передача права собственности на товары, результатов выполненных работ, оказание услуг на безвозмездной основе признаются реализацией товаров (работ, услуг).

При этом согласно п. 2 ст. 154 НК РФ при передаче товаров (результатов выполненных работ, оказании услуг) при оплате труда в натуральной форме налоговая база определяется как стоимость указанных товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному ст. 1053 НК РФ.

Таким образом, если рассматривать операции по предоставлению работникам жилья в качестве оплаты труда в натуральной форме, то, руководствуясь подп. 1 п. 1 ст. 146, п. 2 ст. 154 НК РФ, необходимо начислить НДС на стоимость прав пользования жильем.

Контролирующие органы также полагают, что оплата труда в натуральной форме является объектом обложения НДС (см. письмо УФНС России по г. Москве от 3 марта 2010 г. № 16-15/22410).

📌 Реклама Отключить

Однако отметим, что арбитражная практика в отношении необходимости начисления НДС на оплату труда в натуральной форме противоречива.

По мнению ряда судов, оплата труда осуществляется в рамках трудовых отношений, не является безвозмездной реализацией и, следовательно, объектом обложения НДС (см., например, Постановления ФАС Уральского округа от 25 сентября 2012 г. № Ф09-8684/12, от 18 февраля 2011 г. № Ф09-11558/10-С2, ФАС Московского округа от 15 декабря 2009 г. № КА-А40/13201-09).

Однако встречаются дела, по которым арбитражными судами было признано правомерным доначисление НДС при выплате заработной платы в натуральной форме (см. Постановление ФАС Поволжского округа от 1 марта 2007 г. по делу № А65-15982/2006).

По нашему мнению, более обоснованной является позиция, согласно которой при выплате заработной платы в натуральной форме НДС подлежит начислению.

📌 Реклама Отключить

Несмотря на то что выплата заработной платы осуществляется в рамках трудовых отношений, данная операция представляет собой передачу товаров (работ, услуг) для личных нужд работника. Следовательно, воля работодателя направлена на передачу товаров (работ, услуг), а не на обеспечение трудового процесса необходимыми ресурсами.

НДФЛ. Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

При этом к доходам, полученным в натуральной форме, относится оплата труда в натуральной форме (подп. 3 п. 2 ст. 211 НК РФ).

По мнению Минфина России (письмо от 26 августа 2013 г. № 03-04-06/34883), оплата организацией найма квартиры для работника признается его доходом, полученным в натуральной форме и подлежащим обложению налогом на доходы физических лиц.

📌 Реклама Отключить

Таким образом, при квалификации операции по предоставлению жилья в качестве оплаты труда в натуральной форме с доходов налогоплательщика подлежит удержанию НДФЛ.

Страховые взносы. Если предоставление жилья при переезде рассматривать в качестве оплаты труда в натуральной форме, то такая операция будет облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке как заработная плата.

Данная точка зрения является официальной позицией контролирующих органов. Так, в п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19 указано, что компенсация найма жилья, выплачиваемая работнику, переехавшему в другой город для работы в филиале организации, не подпадает под действие подп. «и» п. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, поскольку данной нормой предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами сумм возмещения расходов работника только по переезду. Следовательно, суммы такой компенсации подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

📌 Реклама Отключить

Некоторые суды также полагают, что операция по предоставлению жилья работникам при их переезде подлежит включению в базу для начисления страховых взносов (см., например, Определение ВАС РФ от 12 мая 2014 г. № ВАС-3314/14).

Выводы. Поскольку в 2014 г. в ст. 169 ТК РФ были внесены изменения, уточняющие порядок возмещения расходов при переезде, применение подхода, согласно которому оплата жилья иногородних работников рассматривается как компенсация, стало более безопасным с точки зрения налогообложения.

Тем не менее нельзя полностью исключить вероятность претензий контролирующих органов, основанных на квалификации операции по предоставлению жилья в качестве оплаты труда в натуральной форме, в части НДС, НДФЛ, страховых взносов. В случае разрешения спора в судебном порядке у налогоплательщика есть перспективы успешного обжалования претензий налогового органа.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *