Ставится ли печать на приказах? О хранении печатей в организации, правилах проставления

Вопросы, связанные с положением по хранению и использованию печатей для организаций, четко рассматриваются в Единой государственной системе делопроизводства. Данные нормативы рекомендованы к применению всеми учреждениями, которые этого требуют. Соответствующее постановление было принято достаточно давно, но оно сохраняет актуальность до настоящего времени.

Печати и основные понятия

Печатью называют твердую форму клише, изготовленную из резины. Эту форму используют для нанесения оттисков на документах. Иначе проверить их подлинность не представляется возможным. В одном из стандартов серии ГОСТ Р изложены требования, которым должны соответствовать печати.

Печать автомат

Но о практических правилах, по которым используются печати, ничего не сказано даже в текстах стандартов государственного уровня. Много вопросов вызывает то, в каком количестве предприятия должны хранить у себя печати. И в каких случаях их использование обязательно. Или о назначении несущего ответственность за процесс хранения. Все эти проблемы должно решать лично руководство.

Всего выделяют три основные разновидности печатей:

  • простые
  • имеющие такое же значение, что и гербовые
  • сами разновидности с гербами

Разработка гербовых печатей с самого начала велась только для госучреждений. Их также применяют учреждения, у которых есть соответствующие полномочия. Это касается, к примеру, частных нотариальных контор.

Круглые печати с полным наименованием и адресом могут использовать в акционерных сообществах.

Что касается коммерческих организаций, то для них характерно применение печатей, приравненных к гербовым. Обычно такие инструменты изображают фирменную эмблему или логотипы. Либо на них наносятся наименования. Указания номера свидетельства о государственной регистрации вместе с ИНН обязательны для любых организаций.

Частные предприниматели также не осуществляют работу без своих собственных штампов. Они приравниваются к гербовым согласно своему статусу. Но на штампах изображают не гербы с эмблемами, а имя с фамилией и отчеством предпринимателя, местонахождение, ИНН с регистрационным номером.

О месте расположения оттиска печати

Место печати

Правила гласят, что оттиски находятся только в нижней части. Обычно – там же, где свою подпись ставят директора. Печать может частично закрывать обозначение должности. Главное, чтобы она не попала на подпись вместе с расшифровкой.

На документах иногда ставят пометку, которая изображает место, где должна стоять печать. Это избавляет специалистов от множества хлопот. Буквы для обозначения такого места обычно занимают место на титульных листах в трудовых книжках, документах бухгалтерии и удостоверениях.

Для чего именно нужны печати?

Приобретение документами юридической силы невозможно без печатей. Это инструмент для определения подлинности подписей должностных лиц, отсутствия подделок. Но этот реквизит требуется далеко не для каждого кадрового документа. В действующем законодательстве нет четких определений по поводу того, когда печать ставится, а когда – нет.

Иногда печатями заверяются документы, оформляемые бухгалтерией. То же касается различных соглашений, коллективного трудового договора, учредительных документов в компании.

Есть следующий перечень бумаг, для которых наличие печатей стало обязательным требованием:

На чем ставят печати

  • Трудовые книжки
  • Правила с инструкциями, описанием положений и расписания штата. И любые другие нормативные локальные акты
  • Письма на гарантию после доставленных товаров, выполненных работ
  • Доверенности, связанные с осуществлением тех или иных действий
  • Справки и копии, взятые из архива
  • Удостоверения служебного типа
  • Грамоты и свидетельства, которые создаются специально для работников
  • Представления и ходатайства, которые привязаны к награждениям
  • Обязательны для характеристик и рекомендаций с мест работы
  • Для командировочных удостоверений
  • Для актов
  • При составлении трудовых договоров вместе с дополнительными соглашениями, гражданско-правовых документов, договоров на полную материальную ответственность

Правила заверки документов в делопроизводстве

Если печать будет поставлена на приказе или кадровом письме, ничего страшного не произойдет. Весьма плачевные последствия возможны лишь в той ситуации, когда печать не заверяет документ, который действительно в этом нуждается. Например, какой-нибудь договор. Без печати у него просто отсутствует юридическая сила. И в случае судебных заседаний органы госвласти просто не примут документ в качестве доказательства.

Потому рекомендуется заранее прописать порядок, в котором печать используется в пределах той или иной организации.

Печати для различных документов

Сначала определяются с перечнем документов, которые требуют наличия печати в любом случае. После чего переходят к составлению специальной инструкции по использованию. В ней тоже пишут о том, где и когда ставятся печати и штампы, как правильно ими пользоваться. Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос по ответственному за хранение печатей, самому процессу хранения.

Оптимальное решение – сделать подобную инструкцию приложением к общим правилам, которые касаются делопроизводства компании. Если же общие правила отсутствуют, то инструкцию можно делать самостоятельным документом, либо дополнением для устава. Руководителю потом потребуется издать специальный приказ, если печатью надо заверить документ, который в локальном нормативном акте отсутствует. Со временем допустимо внесение изменений в перечень с документами, требующими заверения.

Отдельно надо прописать порядок, в котором уничтожаются устаревшие печати.

Вопрос: Необходимо ли ставить на приказах круглую печать организации?

ВОПРОС: Необходимо ли ставить на приказах круглую печать организации?

ОТВЕТ: Нормативными правовыми актами проставление печати на приказах не предусмотрено независимо от того, кем они подписаны. Юридическая сила приказа определяется наличием указания автора документа (реквизиты бланка), подписи уполномоченного должностного лица, даты подписания, регистрационного индекса. Печать является дополнительным удостоверяющим реквизитом, применяемым для придания юридической силы отдельным видам документов, к числу которых приказ не относится.

В Республике Беларусь отсутствует единый нормативный правовой акт, определяющий видовой состав документов, на которых проставляется печать. Среди нормативных актов, регламентирующих решение данного вопроса, основным является постановление Совета Министров РБ от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (далее — постановление № 100). Согласно утвержденному этим постановлением примерному перечню печать проставляется на следующих документах:

— свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния;

— паспортах и других документах, удостоверяющих личность;

— документах об образовании;

— уставах (положениях) предприятий, учреждений и организаций;

— доверенностях и иных документах, удостоверяющих права физических и юридических лиц;

— образцах оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

— актах (приема законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);

Кроме того, постановлением № 100 предусмотрено проставление гербовой печати на иных документах в соответствии с нормативными актами Республики Беларусь.

К числу таких нормативных актов относится Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь», утвержденная приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13. Согласно требованиям данного нормативного акта проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.

Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлено, что подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей. Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденными приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41, установлено, что печать проставляется на договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах, доверенностях, удостоверениях и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц.

К числу указанных документов относятся так называемые личные справки (справки о месте работы, о трудовом стаже, о размере заработной платы и т.п.). Печатью заверяются также архивные справки, выдаваемые на основании документов, хранящихся в архиве организации, что закреплено в еще одном нормативном правовом акте — Основных правилах работы архивов центральных органов местной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5.

Также СТБ 6.38-2004 установлено, что печать должна проставляться на заверительных подписях на копиях документов при их пересылке в другие организации или передаче на руки.

Следует помнить и о том, что согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (в редакции постановления от 11.05.2000 № 72), печатью в трудовой книжке заверяются только раздел «Сведения о работнике» (титульный лист) и запись об увольнении работника в разделе «Сведения о работе».

Перечисленные выше нормативные акты, определяющие перечень документов, на которых проставляется печать, не исчерпывающий.

Кроме того, в соответствии с постановлением № 100 министерствам и иным государственным органам, в т.ч. местным, разрешено определять для подведомственных организаций перечень документов, на которых может ставиться печать, с учетом важности содержания этих документов.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор

Белорусского научно-исследовательского института документоведения

и архивного дела

Для более детального изучения см.: 1. Вопрос-ответ

Обязательна ли печать организации на трудовом договоре, приказе о приеме на работу и копиях кадровых документов

Трудовой договор представляет собой соглашение, заключаемое между участниками трудовых правоотношений – работником и работодателем. В соответствии со ст. 67 ТК РФ оно оформляется в письменной форме в 2-х экземплярах, причем каждый должен быть подписан обеими сторонами. Трудовой контракт вступает в юридическую силу с момента его подписания либо с иного срока, в нем указанного.

Обязательные реквизиты трудового договора

Сторонам трудовых правоотношений необходимо знать, обязательна ли печать организации на трудовом договоре, и какие другие реквизиты он должен содержать. Ст. 57 ТК РФ предусматривает условия, при которых соглашение является действительным. В ней отсутствует норма, регламентирующая необходимость использования печати компании. Следовательно, такого обязательства ни для одной из сторон не предусматривается.

Однако ст. 57 ТК РФ указывает на включение в содержание документа следующих реквизитов:

  1. Полного ФИО принимаемого на должность сотрудника, полное наименование работодателя.
  2. Паспортные сведения будущего работника, ИНН компании, в которую он устраивается для выполнения трудовой функции.
  3. Место и дата подписания договора.

Отсутствие одного из этих реквизитов является основанием для признания договора недействительным документом.

Использование печати на трудовом договоре в практике

О том, что трудовой договор без печати не имеет юридической силы, не упоминается ни в одной из статей ТК РФ . Однако она может проставляться по желанию сторон, выступая в качестве реквизита, подтверждающего подлинность подписи представителя работодателя.

В соответствии с законодательством печать организации должна проставляться:

  • На документах, выступающих удостоверением прав третьих лиц;
  • На бумагах, фиксирующих факты, непосредственно связанные с распоряжением финансовыми суммами;
  • На других документах, где необходимо заверить подпись должностного лица.

В этом перечне также отсутствует упоминание о необходимости проставления оттиска печати на трудовом договоре. Несмотря на это, в большинстве случаев на практике он ставится на всех документах, среди которых не только соглашение между работником и работодателем, но и прилагаемые к нему дополнения.

Мнение юристов и аудиторов об использовании печати

Юристы рекомендуют работодателям проставлять печать на трудовом договоре, чтобы у работника или его представителя не возникало вопросов о правомерности подписи. В особенности это касается ситуаций, когда она проставляется не руководителем компании, а другим уполномоченным лицом (к примеру, начальником кадрового отдела).

Некоторые аудиторы также делают замечание при отсутствии печати на трудовых договорах. При этом речь идет не об обязанности работодателя, установленной действующим законодательством, а правовом обычае в сфере трудового права. Грубым нарушением является использование «простой» печати (к примеру, кадрового отдела), а не печати компании.

Печать компании имеет круглую форму, на ней указывается фирменное наименование организации, её местонахождение. В некоторых случаях оттиск содержит сокращенное наименование юридического лица, товарный знак или иное средство, используемое для индивидуализации. К «простым» печатям относятся печати кадровых и иных отделов организации. Они могут быть выполнены в форме уголка, треугольника и т.д.

Посмотрите ролик, который расскажет нужна ли печать на договоре

Печать на приказе о приеме на работу и копиях кадровых документов

Приказ о приеме на работу оформляется работодателем после подписания сторонами трудового договора. Он относится к внутренним распорядительным документам, поэтому печать на нем также не проставляется.

Рекомендуем к прочтению: Имеет ли право учитель ставить 2 за поведение в журнал

Исключением из всего вышеперечисленного является оформление копии трудового договора и приказа о приеме на должность. Так, ст. 68 ТК РФ предусматривает, что копии всех кадровых документов должны заверяться в надлежащем порядке, т.е. с использованием печати. В этих целях может использоваться печать организации или кадрового отдела.

Так, трудовой договор является действительным даже в случае отсутствия печати, удостоверяющей подпись представителя работодателя. Если же она используется при заключении соглашения с работником, то необходимо проставлять оттиск круглой печати.

Является автором работ по трудовому законодательству, опубликованных в специализированных журналах. Наталья отвечает на все ваши вопросы на нашей площадке и дает консультации по юридическим проблемам, связанными с работой.

Информация на сайте предоставлена исключительно в ознакомительных целях. Перед принятием какого-либо решения проконсультируйтесь с юристом.

Руководство сайта не несет ответственности за использование размещенной на сайте информации.

Копирование материалов допускается только при использовании активной ссылки на этот сайт или источник информации.

По вопросам сотрудничества и рекламы, а также жалоб и претензий просим писать на наш электронный адрес.

Печать на приказах ставить или нет

Где это написано?

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ И МЕТРОЛОГИИ

от 3 марта 2003 г. N 65-ст

ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Вот и думайте ;), с учетом того, что всё это носит рекомендательный характер.

И не только в приказах не нужна. По правилам делопроизводства печать не ставится и в том случае когда документ располагается на бланке организации. Вот. 🙂

Та ж самая (почти) история с актами (тема Василя — но это я был).

ну хочет главбух печать на приказ поставить, мож спать он от этого крепче будет, так почему бы и непоставить? Что от этого изменится то?

> «есть вопросы абсолютно не прнципиальные и вообщем и неважные и спорить из за этого это на мой взгляд не что иное как обычное упрямство»

но если прав можно попытаться доказать

Нашу главбушку убедило тока письмо из «самого» МНС подписанное, но не пропечатанное 🙂 Страшно удивилась, но с тех пор не пристает 🙂

А нас не слушала. Ибо нет пророка в своем Отечестве.

Нам глабухам, чем больше красивых бумажек, тем чище задница.

Налоговая — то кровушку у нас пьет, а не у юристов. И административку на нас «кладет», а то и чего еще по-хуже.

А если «ляпы» юристов собрать, то не известно, кто лидировать будет — юристы или бухи.

> «А если «ляпы» юристов собрать, то не известно, кто лидировать будет — юристы или бухи.»

редко юрист будет требовать бумажку, если ее и в природе существовать не должно, а вот главбухи такие бумажки оченннн лубят 🙂

Немного об использовании и хранении

У руководителя организационного отдела обычно находится основная печать, имеющая круглую форму. Для хранения ее используется специальный сейф. Если руководитель организационного отдела отсутствует долгое время, печать могут выдавать сотрудникам под расписку. Или если приспособление необходимо использовать в выходные, праздничные дни.

Что касается вспомогательных разновидностей, то их дают лично сотрудникам организации, наделенным соответствующими полномочиями.

Вспомогательные разновидности печатей надо хранить внутри столов, которые обязательно закрываются. Опечатываемый сейф нужен для сохранения основной и вспомогательных печатей, адресного штампа. Доступ к ним должны иметь только сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями, ответственные за хранение.

Специальный журнал ведут для того, чтобы организовать учет приспособлений. Этот документ ведется по общим правилам, которые касаются строгой отчетности. Хранят такой журнал в шкафу, защищенном от возгорания в максимальной степени.

Постановка печатей на приказах

Печать на приказах

Многие интересуются этим вопросом. Приказы – это внутренние распорядительные документы той или иной организации. Обычно они не требуют специального заверения и подтверждения подлинности. Потому и в законодательстве нет ни четких требований, ни запретов по поводу печати на этих бумагах.

Заверение печатью обязательно только для тех приказов, которые идут во внешние организации. Например, этого могут требовать некоторые банки. Вообще каждая организация вправе сама определить, на каких именно внутренних документах печать обязательно нужно поставить.

Нужна ли печать на приказах организации?

— Организация бизнеса — Оформление — Делопроизводство — Нужно ли ставить печать на приказах

Вопрос того, нужно ли ставить печать на приказах в 2019 году, или нет, является актуальным для многих российских руководителей, а также иных ответственных за принятие решений лиц на предприятии. Ведь от этого может зависеть как порядок и обеспечение эффективного документооборота на предприятии, так и безопасность компании или ее структурного подразделения. Узнайте все особенности того, ставить или нет печать на приказе, и в каких случаях какое решение следует принимать руководителю.

Больше о печатях в делопроизводстве

Руководитель должен издать отдельный приказ, чтобы на практике утвердить список с документами, требующими печати. Отдельного приказа или распоряжения требует список должностных лиц, у которых есть право расписываться на документах.

Для юридических лиц печать тоже становится обязательной. Акты о несчастных случаях на производстве, журналы и книги, доверенности – вот лишь небольшой список бумаг, которые требуют применения данного материала. Использование печатей в делопроизводстве упрощает ведение бизнеса. Более того, отсутствие печати усложняет решение множества задач.

Некоторым юридическим лицам необходимо по закону иметь этот инструмент, вне зависимости от того, планируется ли использовать его на практике. Для общественных организаций и кооперативов, например, это не обязательное требование. В трудовых книжках печати ставятся лишь в трех ситуациях:

  1. Когда документ оформляется в первый раз.
  2. Если меняются анкетные данные сотрудника.
  3. Если происходит увольнение.

Единственная серьезная проблема в настоящее время – отсутствие правил аннулирования ошибочно поставленных печатей.

На печатях разрешается использовать товарные знаки и фирменные наименования, если это не нарушает прав других лиц. Благодаря этому у руководства появляется дополнительный инструмент для индивидуализации. Это помогает выделиться на фоне конкурентов. Право на использование товарного знака возникает сразу после того, как завершена его регистрация. Изготовить печать для организации можно в любой фирме, которая представляет соответствующие услуги. Допустимо использование дополнительной защиты от создания подделок. Для этого наносят рисунки, которые остаются видимыми, либо невидимыми.

Каждый руководитель сам решает, использовать печать, или отказаться от нее. Некоторые нормативные акты обязательного использования печати вообще не предусматривают.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *